创新档案管理 助力学院“双一流”重点项目建设

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　　【摘要】随着“双一流高校”名词的提出，各大学校开始积极变革，充分吸纳创新措施，从各个方面为进一步促进学校发展添砖加瓦。在建设“双一流”项目的时候，档案管理的作用越来越突显，从申报到管理等过程，都需要教学档案管理人员的参与，收集和整理申报及管理过程中的资料。随着重视程度的不断加深，档案管理创新逐渐被提上日程，为进一步助力学院“双一流”重点项目建设添砖加瓦。
　　【关键词】档案创新;助力“双一流”;重要性;背景介绍;措施
　　档案管理在日常生活中所涉及的工作主要是人员档案的建立以及人员信息资料的填写，虽然看起来非常简单，但是真正落实到具体的工作中来，就会发现档案管理工作的数量是非常巨大的，对于档案管理人员的要求是非常严苛的。看似简单的工作，在一个一个精细的工作阶段里面，被逐渐填满和丰富。正是由于这样的特质，档案管理工作对于助力学院“双一流”重点项目的建设有着非常重要的作用。
　　一、高校“双一流”重点项目建设的背景
　　首先是国家号召的背景。我国为教育行业颁发了一系列的文件，其中比较著名的就是2019年1月国务院发布的《国家职业教育改革实施方案》简称《职教20条》。这个文件对于目前阶段的职业教育做出了一定的指导工作，同时也对教育行业提出了要求，希望各大高校广纳人才，提高自身创新意识，争做“双一流”高校。那么如何建设“双一流”高校呢？最为主要的途径就是积极申报“双一流”建设项目，通过不断累积经验，促使院校向“双一流”靠拢。国家对于此项措施非常重视，给予了大力的支持。所以，高校“双一流”重点项目建设是响应国家的号召，在不断的努力中为国家的发展作贡献。其次是时代号召的背景。随着中国改革开放的不断推进，现阶段的中国经济呈现出蒸蒸日上的景象。这个伟大的时代里面，中国从人文到教育，从教育到生活，都散发着创新改革的意味。为了进一步和时代接轨和世界接轨，进一步建设“双一流”高校以及建设“双一流”重点项目，已经渐渐成为中国高校发展的目标和动力。
　　二、档案管理对于助力“双一流”建设的重要性
　　（一）为申报“双一流”项目提供辅助材料和数据。在“双一流”项目申报的过程中，需要大量的人力物力与以支持。在众多的辅助项目中，最为重要就是档案管理项目，该项目在重点项目申报的过程中是至关重要的一个环节。因为档案管理可以为取得“申报”资格收集整理相关的资料，在不断的修改和实验的过程中促使项目申报更加順利。举例来说，作者本人在2013到2018年一直参与重点项目的建设，主要工作是收集与重点项目相关的支撑材料、佐证材料归总、整理。在这个过程中，作者深刻体会到档案管理工作对于项目申报的重要性。作者和其他工作者一起构建方案、整理资料，经过数次的讨论和比较，终于在最后的阶段里面取得了显著的成效。总得来说，档案管理在人员信息和学校水平方面都在想尽一切办法收集和整理资料，为申报项目作出了很大的贡献。
　　（二）为管理“双一流”项目整理和归集资料。一个项目接管下来，并非不需要档案管理人员的辅助了，反而需要的更加明显了。主要是因为在进一步开展相关项目工作的时候，学校需要各方面的资料，小到人员配置信息大到学校以往的历史资料都需要调动出来，为之后的工作做准备。但是仅仅调动出来还不够，还需要进一步整理成研究人员能够看懂的文件，才能在真正意义上为项目工作提供帮助。举例来说，作者本人所在院校在进一步申报成功之后，需要大量的过程资料来为项目的完成情况做辅助。作者同样也参与了重点项目的建设组中，为项目的中期检查以及终期验收收集和整理、归总材料。在这个过程中，管理人员自己需要对相关资料进行浏览，其工作量是非常巨大的，然后就是浏览的基础上筛选出一定有用的信息，汇集成册以供相关项目人员使用。当然，由于广大档案管理人员的支持和帮助，学院重点项目建设取得新成效。在2018年度，学院立项为水利部优质建设单位，立项全国优质水利专业2个、湖南省现代学徒制试点项目1个，湖南省一流专业群建设项目1个。总得来说，档案管理工作在相关管理和开展的过程中仍然发挥着极其重要的作用，为进一步促进项目成功奠定了基础。
　　三、进一步创新档案管理的措施
　　（一）创新档案管理机制，对利用率高的档案资源进行汇编。档案管理收集，指是的执行完毕的文件材料，作为部门的档案管理人员应注重日常业务工作的管理，强化档案责任意识，在每学期初作好计划和统筹，提前为各门类的档案做好软硬件的设施基础。对于不同档案材料，归档期限有一定的特殊性，教学类的档案按学期立卷，而文件类等按年度立卷归档。对于工作中碰到的各项材料既要有原则性也要灵活对待，保持整体的有机联系。作者认为，对于利用率高的档案可进行文献资料的二次汇编，按类别存放汇编文件柜，为以后的查找利用节省时间，需要时可直接调卷，档案的利用效率明显提高。
　　（二）提升管理人员技能和素质。在进一步创新档案管理工作的时候，需要提高相关工作人员的技能和素质。针对档案管理工作的特点，该工作通常接触的都是一些比较复杂的信息整理项目，尤其是在结合“双一流”重点项目建设之后，其工作质量要求更高，工作时间要求更长，档案管理工作的范围逐渐被拓宽，相关工作人员的素质和技能要求也提高。那么如何进一步的培养更加优秀的管理人才呢？作者认为应该从制定培训计划和监督机制开始。首先，根据以往管理工作的要求和现阶段管理工作要求的比对，总结出目前管理人员欠缺的技能和素质。其次，根据每个人员的不同，安排不同的培训项目。最后，根据一定的条件实施监督机制，具体来说就是：从工作质量和工作态度两方面评定管理人员的优秀程度，根据周围人员的反映情况和分值的不同，来进一步监督工作人员。只有以人为单位，结合不同情况培训不同人才并进行及时的监督，才能真正提高人员的综合管理能力和素质，为进一步建设“双一流”项目助力。在进一步推进档案管理创新的过程中，先要做的是人才的培养。人是最为重要的一个环节，只有在一定程度上提高人员的技能和素养，才能保证档案管理工作不会出现较大的问题，为进一步辅助学校建设“双一流”重点项目提供帮助。
　　（三）结合更加先进的数据记录技术。现阶段的中国，信息技术迅猛发展，大数据的汇总和处理技术更加先进。在档案管理方面，随着一些新兴技术的迅猛发展，一些工作的缺陷逐渐显露出来。如数据整理数量过大，整理起来复杂以及需要人力和物力都非常大。但是如果充分利用信息技术，结合互联网大数据整合资料，所需要的时间大大减少。具体如何把相关的先进数据记录技术与档案管理工作结合在一起呢？作者认为应该积极寻找适合自己工作单位形式的软件，在综合分析自己院校数据容量的基础上，从市面上筛选出符合本单位的产品，并建立长期的合作关系。在此基础上，相关院校应该积极构建软件学习体系，结合“双一流”项目重点学习和研究所需要的部分。总的来说，档案管理活动需要结合一定的现代信息技术才能真正做到创新。现如今的信息技术已经发展到一定的智能阶段，可以帮助院校更加容易和快捷地搜索相关的信息，构建新的数据库，为进一步开展高校“双一流”项目的建设提供帮助。
　　四、结束语
　　综上所述，在中国社会环境和经济环境不断提高的背景下，教育行业的变革逐渐显现出来。新时代，中国教育行业对于各大高校提出了更加严格的要求，但是同时也是各大高校进一步提升自己的一个机会。在这个过程中，档案管理工作显得尤为重要，在审批和管理的过程中收集资料和归集资料，为进一步建设院校“双一流”项目提供帮助。当然，随着时代的发展，现有的档案管理技能已经不再适合现在的院校建设环境，需要从一些方面进一步改进和提高，才能顺应时代，为院校建设“双一流”项目提供帮助。
　　【参考文献】
　　[1]姜萍，姜叶飞.大数据背景下高校档案管理模式变革研究[J].兰台世界，2015（11）.
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