医院经济合同管理的探索与实践

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　　摘要：经济合同管理是医院内控建设的重要组成部分，本文从医院经济合同管理中存在的问题出发，探索医院如何以经济合同管理为契机实现从预算、招标采购、合同会签、合同履行、合同存档的事前、事中、事后全流程全方位的闭环管理，将传统的纵向管理模式转变为纵向横向全网格化覆盖管理模式，从而构建符合现代医院管理要求与政府会计制度相适应的医疗卫生计生单位经济合同信息管理平台。
　　关键词：经济合同管理;信息;内控
　　经济合同是指民事主体之间为实现特定的经济目的，明确相互权利义务关系的协议。当前公立医院经济合同已涵盖物资采购、建设工程项目、后勤保障、广告宣传、房屋修缮、设备租赁及科研项目等多个领域，范围广、项目多、种类复杂。可以说，医院开展运营活动的每一个环节都离不开经济合同管理，经济合同管理作为公立医院管理体系的重要组成部分，对于防范和管控经济风险有着不可忽视的价值。
　　一、医院经济合同管理现状及存在问题
　　（一）缺乏信息系统支撑，未实现闭环管理
　　从经济合同的全生命周期来看，经济合同涉及预算，招投标采购，审核签订合同，后期执行，运行跟踪、分析等多个环节。在现实管理中，因涉及专业的管理条例和内控不相容岗位相互分离的要求，相關环节都会归口不同的职能科室进行操作运行。很多医院缺乏规范、科学的经济合同管理标准和控制程序，各个环节各自为政，有的医院重视预算环节，忽略了后期的执行分析;有的医院重视招标采购，却忽略了预算时的必要性论证;有的医院经济合同管理与预算管理相互脱节，合同无法与预算一一对应，部分支出偏离预算。上述情况都是没有实现经济合同闭环管理的表现，轻则导致医院经济效益受损，重则引起医院战略实施与执行的失误，资金链出现断裂。
　　通过调研对比横向兄弟医院来看，多数市属公立医院尚无一套完善的经济合同信息系统管理体系，经济合同的管理仍处于比较传统的手工办理阶段，或部分审批已实行信息化但未能通过信息系统实现经济合同全流程的监控、记录。经济合同纸质台账归口不一，查阅资料需求助不同管理部门。
　　（二）科研项目经济流程管理薄弱
　　随着医院科研能力的提升，科研课题投入的不断加大，对科研经费使用与管理的要求也越来越高。科研经费管理涉及到科教、财务、设备科、采购中心、信息中心等多个部门，部门与部门之间、部门与课题负责人之间缺乏系统的配合、协调和沟通，信息缺乏有效共享。
　　由于科研项目研究的前瞻性，特殊材料的购买和外送委托的测试化验加工，就如同个性化裁衣一样需要量身定制。而这部分的经济合同管理往往成为医院的空白点，科研项目领域缺乏有效管控是普遍存在的薄弱环节。许多医院仍是课题负责人自己联系供应商签订经济合同，缺乏正规的采购议价流程和相关职能科室的监督，易导致课题经费的浪费，也为套取资金提供了土壤。
　　（三）外包业务合同缺少执行跟踪
　　由于医院自身资源的局限性、经济效益的考量和某些业务的专业性要求，医院会对中药的煎制、物业、安保、洗涤、部分检验项目、设备运维等业务进行外包。若医院监管不到位，易出现中药饮片质量不高、物业安保实际出勤人员低于合同规定人数、洗涤不净、服务态度差、个别检验样本由于漏发导致报告延迟、运维不及时、合同到期仍在继续执行等一系列问题。
　　（四）经济合同存档资料不全
　　多数医院缺乏统一的合同归档部门，由各职能科室归档各自分管的合同。相关存档科室只保存了经济合同，而合同相应的附件资料不全，如相应的预算资料、招标资料、三重一大事项的党政联席会会议批复等，查阅资料费时费力。
　　二、医院经济合同管理的改进措施
　　（一）强化信息闭环管理，设置预警提示
　　医院经济合同管理必须是系统的、动态的、全过程的管理，这就要求把关与合同有关的所有环节。在当前全球大数据技术发展的浪潮下，信息技术的发展日益成熟，这为医院经济合同管理信息化提供了技术支撑。因此，医院必须根据自身的运营特点和管理要求，以经济合同为切入点，从预算到执行跟踪设计一套切实可行的经济合同管理系统。通过网络系统实现横向纵向网格化管理，将和经济合同有关的业务流程或信息系统进行串联，实现审批无纸化的长效机制，便于职能科室更快速、更准确的获得相关数据进行经济分析，使管理者更加清晰准确地了解医院的运营情况，确保经营活动有序有效的开展。
　　另外，利用系统实现全面的痕迹管理，在立项到预算、采购、合同、验收、付款的全过程管控中，对审批、收货、验收、付款等关键节点进行自动预警，有效开展经济风险防控，避免出现合同逾期仍在执行、超合同范围采购、合同标的物重复交叉等情况。（见图1）
　　（二）完善经济合同电子审批流程
　　由经办科室发起流程，让合同的归口管理部门、业务部门、审计监督部门充分参与合同的制定、审核、执行和监督，完善合同管理有效解决多部门之间的协同工作问题，缩减合同传递时间、提高工作效率。如：财务科负责审核合同收、付款相关条款、有无预算、合同期限以及支付方式的合理性，按财务管理制度办理资金结算;相关职能部门负责业务实质审核，防止出现经济行为虚假或违规风险;党政办严格按照医院用印管理要求办理用印及登记;合同归档科室编制合同编号、存档地点及份数、存档人等。
　　（三）将科研经费管理融入整个经济合同管理体系
　　将科研经费管理纳入到整个经济合同管理中来，利用经济合同管理系统为各部门和项目负责人提供从经费来源维度、课题分类维度，课题状态维度、经费起点维度的多角度查询，跟踪科研经费预算编制、使用、采购项目等的开展情况，对科研经费的管理从结题时的突击消费转变为事前和事中控制。以科研经济合同管理为契点进行扩散式管理，将各职能部门更加紧密的结合在一起，实现科研经费使用及管理的有章可循和各司其职，有效地提高科研人员及科研管理人员的工作效率，切实做到科研经费管理“投而有效、放而有度、行而有序、管而有法”。 　　（四）规范外包合同管理，实时跟踪
　　在签订外包业务合同时，必须设置相应的考核指标及对应的奖惩措施。由医院成立外包合同管理委員会，每季度召开外包合同委员会工作会议，由经办科室汇报每月外包业务的抽查情况、存在问题和满意度调查，通过会议投票和邮件征询等方式，对外包业务的新增申请和续签工作进行充分讨论。在医院精细化管理的时代，通过外包合同管理委员会的监督和指导，将院内执行科室对各项外包业务的监督日常化、系统化且不断PDCA持续改进。
　　（五）内控内审双管齐下，为医院经济发展保驾护航
　　我国公立医院内控管理仍存在很多的问题，应不断加强医院内控管理，将监督贯穿于预算、招标采购、合同会签、合同履行、合同存档整个经济合同的生命周期，实现事前、事中、事后全流程全方位的闭环管理，打造清廉、智慧、低碳、优效、廉政的内控管理体系。
　　制定年度内审计划，保障内审工作有条不紊的开展。由内审人员查阅管理制度和经济合同、外包单位的相关许可证、相关工作人员的考勤记录，合同对应的相关会计凭证、业务台账等，对经济合同项目整体的运营情况进行审计。
　　（六）完善经济合同存档的管理
　　经济合同档案既是合同执行的依据，也是事后检验经济行为的历史资料。经办科室在发起经济合同电子审批时，应将招标资料、三重一大事项的党政联席会会议批复等重要附件一并上传系统，做好纸质和电子资料的双重存档。在保障数据安全的前提条件下，通过关键信息搜索提高查档的便捷性和完整性。
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