高等院校财务档案信息化管理模式浅析
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【摘要】当前科学技术在高速发展中，信息技术在各个领域中得到了广泛运用，其应用能够有效提升工作的效率和效果。高校财务档案信息化是高校信息化建设中的关键内容，经过不断发展，虽然在信息化建设和管理方面得到了显著的发展，但是就实际情况而言，还是存在一些问题和不足，这就需要结合具体情况，分析财务档案信息化管理中存在的问题，进而提出相应的解决对策，提升财务档案信息化管理水平。基于此，本文分析了高等院校财务档案信息化管理模式。
【关键词】高等院校;财务档案;信息化管理模式
档案管理是高校管理中一个不可或缺的组成部分，为高校的发展奠定基础。近些年来，信息化水平日益提升，以往的财务档案管理模式已经无法满足当前发展的需要，对此，高校开始实施财务档案信息化管理，在财务档案管理中应用信息技术，能够有效提升工作的效率，提升财务管理的科学性，对传统财务档案管理中的不足和问题可以进行弥补，促进财务档案管理水平的提升，进而给高校各项教育事业的长远发展奠定良好的基础。
一、高等院校财务档案的特点
（一）真实性。学校发展过程中，每次经济业务的往来具体情况都需要通过很多张具体票据凭证来明确记录在案。档案具有不能改动的特点，这就决定了在何种时候产生的和经济相关的活动凭证都是真实正确的，保存财务档案就是对学校各种财务往来的证据进行保存。
（二）档案内容专业性。高等院校平日的财务活动中主要包括两方面的收支线，和其相应的财务档案也有两方面：第一个是财务收支票据，第二个是财务核算专业凭据，财务档案能够有效展现出高等院校的经济活动过程，反映自身的财务情况。
（三）利用性。财务档案具有很高的利用效率：第一，财务部门管理的开始两年中要审核财务内部结算和业务查询。第二，转移给高校综合档案馆后的查询应用。高校每年都要开展财务审查、不同层级和目的的审计都需要以财务凭证为依据，进而有效对相关问题进行核证，因此，能够看到财务档案的利用性很高。
（四）关联性。高校的财务管理制度，要依据高校发展的需求，合理对高校中的资源以及经费进行安排以及应用，各部门单位是统一的有机整体，因此，在经济互动中共同进行节约、增收，使得财务档案的联系性很强，无法分割，这能够全面展现出高等院校的总体财务情况，还能够给预算提供依据。
二、高等院校财务档案信息化管理中存在的问题
（一）没有标准化的统一规范。当前出台了一些标准化的财务档案信息化政策法规，然而在实际的高校的财务档案管理中并没有进行全面有效的利用。要把纸质的档案都转变成电子档案，却不知道要从哪里开始，如果已经有学校实现了财务信息化，那么就能够给其他院校提供参考，总体来说，财务档案的信息化是发展的趋势。
（二）缺乏有效的前期基础。在财务档案管理工作中，有很多内容会影响到管理的水平，比如，财务信息的原始凭证和记账内容的填写以及审核，有关财务报表的编写和制作等工作的开展情况。很多高校因为没有充足的财务档案管理人员，使得他们在工作中一般都注重前期的管理工作，但是对于后期的档案财务交接工作却缺乏重视，在档案归档工作中没有较强的控制意识，也忽视平日财务信息内容的可靠性以及收集工作质量，这些都给财务档案质量带去了消极的影响，使得档案无法确保真实性以及完整性。
（三）领导对工作缺乏重视程度，基础建设不足。一些高校的领导人对于财务档案管理工作缺乏重视程度，只是把实现财务查账当作档案管理工作的目标，但是却忽略了财务档案信息化管理的重要意义，并没有意识到这项工作的重要性，限制了这项工作的开展，在这方面的资金投入不充足，无法配备完善的基础设施，会限制工作开展的水平。财务档案信息化基础设施建设中主要有两部分，分别是网络平台建设以及硬件建设，相关建设内容有：服务器、计算机、扫描仪、复印机、数据库管理系统、电子档案管理软件、网络安全系统等，对于这些方面的建设情况会给财务档案信息化管理的效率和效果带去重要的影响。
（四）财务管理人员业务水平有限，缺乏专业人才。财务档案的信息化管理也对财务档案管理人员提出了更高的要求，其不仅要有较强的业务能力，还需要熟练使用电子计算机技术，但是实际情况是，国内很多高校财务工作普遍存在一人身兼数职的情况，比如，让会计人员来兼任会计档案人员。我们都知道，近些年來随着高校的不断扩招，财务档案的数量也在不断增加，为了能够更快录入财务档案信息，有很大一部分工作都会让学生进行录入，虽然能够提升录入的效率，但是却无法确保数据的准确性，这就让高校财务档案工作处于滞后的状态。
（五）档案资源的利用效率不高。通过分析财务数据内容，可以正确把握院校的财务活动，进而展现出院校的相关方面情况，比如，办学的水平、规模、有关科研情况等，进一步进行分析研究就可以找出存在的问题，进而及时采取措施进行纠正，这对高校的可持续发展具有积极促进作用。然而实际情况是，现阶段很多高校对于档案的利用效率都不高，只是看重保管档案，但是对于档案信息的开发以及运用则不重视，对信息化技术的多种服务功能运用还需要继续进行开发。
三、提升高等院校财务档案信息化管理水平的策略
（一）改变观念，强化基础设施建设。当前要想促进高校财务档案信息化管理的发展，需要高校领导改变以往的档案管理理念，全面意识到财务档案信息化管理的重要作用，进而积极勇敢地进行改革以及创新，给财务档案信息化建设奠定良好的基础。另外，还需要增加对于财务档案信息化建设的投入，对于落后的硬件设备需要及时更新或者替换，引入先进的硬件设备;还需要结合高校财务工作以及财务档案管理的特点以及要求，合理选择财务软件以及财务档案管理软件，坚持加强基础设施建设，这样才能给财务档案信息化工作的高效开展奠定良好的基础。
（二）明确标准规范。要想让高校的财务档案信息化管理工作能够有序开展，提升工作效果，需要注重财务档案工作的制度性以及标准化，这样才能够给工作的实际开展奠定良好的基础。如果高校在进行财务档案信息管理时有多个执行标准，那么就会影响到档案数据的采集、加工和共享，会出现严重的分歧问题。所以，为了避免出现这种情况，需要高校的档案管理部门建立清楚的管理规范，要把财务管理的各个方面内容都进行清楚的说明，全面实现标准化统一，给财务档案信息化管理工作的开展提供指导和规范，这也可以给高校的有关教育管理单位提供良好的环境，能够相互交流以及共享资源。 （三）重视文档一体化。财务档案管理工作属于高校一般行政工作中的一项内容，所以，当前高校需要提升对财务档案管理工作的重视性，将其放到重要位置，慢慢提升对于财务档案管理工作的扶持，尽量给财务档案电子化营造良好的条件，让财务档案管理工作准确把握工作的重心，强化档案管理工作的基础核心，促进财务档案的电子化发展，强化文档一体化，要严格按照有关标准以及程度进行优化和完善。
（四）提高管理人员素质。高校需要加强财务档案信息化管理的人员队伍建设，以往的财务档案管理工作中，一般是让指定的财务人员负责管理财务档案，但是这样的人员一般缺乏专业能力，很多是高校中的行政部门人员或者是后勤部门人员，这就给档案管理工作的开展带去了消极的影响，工作无法发挥出价值。有关的财务档案管理工作的应用效率不足，会影响到高等院校的可持续发展，所以，要对这一问题进行改变，就需要改变以往的档案管理模式，注重应用现代化档案管理理念，要加强专业管理人才的引进，引进充足的计算机专业人才。另外，还需要注重培训现有的财务档案管理人员，加上引入高端人才，对财务档案管理的人才队伍进行优化，促进财务档案管理效果的提升，可以适应档案信息化建设和管理的需要，构建新的财务档案管理模式。
（五）加强制度安全。要结合高等院校在财务方案建设方面的要求，对财务档案需要正确、及时进行公布，且及时进行归档处理以及调阅应用，另外，还需要建立健全的电子档案管理体系，提升管理工作的规范性，给高校的可持续发展提供档案资源方面的支持。要想保障财务档案的安全性，就需要保障网络环境的安全运营，通过构建健全的安全管理制度，加强监控系统，通过物理隔离措施，对档案数据进行备份处理等措施，来确保档案的安全。
（六）加强财务档案的开发以及利用。财务档案信息化建设具有重要意义，其对于财务档案的开发以及利用具有积极影响，可以奠定良好的基础。高校的财务管理部门需要全面利用信息化管理的优势，构建专门的财务档案查询网站，通过授权管理的模式，给有关部门以及人员提供权限，让他们能够查阅以及下载需要的财务档案信息;还要设置财务档案信息网络咨询服务，全面收集高校学生以及教师对于财务档案信息方面的需要以及要求，实施财务资料专题归档，对于档案查阅中反馈的问题需要第一时间进行有效的解决。可以看到，利用好各种信息化管理技术，可以促进财务档案利用效率的提升，提升服务水平以及管理水平。
四、结束语
綜上所述，当前时代背景下，高校的财务档案信息化是一种必然的发展趋势，这就需要高校注重采取档案信息化管理，但是这项工作并不是短时间内能够实现的，而是需要长期坚持，这就需要强化普及财务账务处理会计电算化，还需要利用财务档案管理信息化，构建完善的财务档案管理制度，提升管理工作的规范性以及有效性，要多方一起配合，促进高等院校财务档案管理信息化程度的提升。
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