石油物资采购标准化管理措施研究

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　　摘 要 近年来，工程企业面对的市场环境变化速度加快，以更加精细化的管理策略来提高企业日常管理的有效性是企业从容应对市场变化的有效途径。本文围绕石油物资采购标准化管理的议题展开分析探讨，从石油物资标准化采购的重要性入手，分析采购管理工作中的问题，提出建议和策略，供相关人士参考。
　　关键词 石油石化 标准化 物资采购 管理
　　一、引言
　　在工程企业经营过程中，物资采购管理对企业的经营效益具有十分重要的作用，如何处理好石油石化工程项目的工期、质量以及成本之间的关系，发挥出物资采购管理工作的更多效能，是工程企业尤为关注并致力于研究的内容。
　　二、石油物资标准化采购的重要性
　　如今，我国企业尤其是能源类企业已经进入重要的变革阶段，企业面临着前所未有的机遇和挑战。对石油工程项目管理工作而言，以物资采购管理工作为切入点，通过提高物资采购的标准化程度，能够进一步推动工程企业降本增效。同时物资采购管理的日益标准化，可以更好地确保工程企业项目顺利建设和运维，同时能够为企业提供降低成本的建议和实施路径，减少物资浪费，降低项目成本，推动企业项目管理能力不断提高。
　　三、石油企业物资采购管理中存在的问题
　　当前阶段，石油企业物资采购管理中存在的问题表现如下：
　　一是物资采购管理工作精细化程度有待提升。随着企业自身规模的壮大以及工程项目的大型化和工艺的复杂化，需要采购的物资类别和数量逐渐增多，采购管理工作内容和工作难度随之增加，而企业物资采购管理工作仍然在使用一些传统管理路径和管理模式，尽管这些管理路径和模式在过去一段时期内已经得到时间的检验，并在管理工作中发挥出了一定的效力，但是时代在进步、企业在发展，原有的管理路径和模式已经表现出明显的管理边际效应，不能很好地适应企业内外部环境的改变。比如缺乏明确的物资计划管理机制，项目人员缺乏节约意识，造成物资统计内容频频改动、物资使用浪费等现象。这些会导致物资采购管理工作相对被动，采购成本居高不下。
　　二是物资采购管理的执行力度不够。随着物资采购管理工作难度的增加，管理监督执行方面的问题逐渐凸显出来。各种采购制度条例和内容在落实到实际部门或相关岗位时，由于各方面因素，实际工作落实情况不尽如人意。分析其原因，部分是人为因素造成的，有些是管理制度方面的缺陷造成的，还有些是市场环境因素造成的，无论是哪种因素造成了最终的结果，都可归属到采购管理工作监督落实执行方面的问题，需要引起企业物资管理部门的重视。
　　三是全体员工还没有树立物资节约意识。物资采购工作的一个重要目的是减少浪费、有效控制项目成本。而在石油工程项目中，只有在涉及采购管理或物资管理、财务管理等部门的工作事务时，才会考虑成本问题，而项目的生产施工等部门及员工仍然缺乏必要的节约意识。这种意识的缺乏，导致在项目的工程建设和运维过程中存在物资浪费的现象，无疑会增加物资采购的成本。
　　四是物资采购管理工作的精细化程度和标准化程度不高。这一条主要表现在两个方面：一方面是物资采购管理体制不完善，另一方面是物资采购管理的工作流程不规范。比如在物资采购管理工作中，存在岗位职责模糊不清的问题，在遇到具体的责任问题时，存在部门或岗位员工相互推诿的现象;在物资的计划、申报或审批方面缺乏科学高效的制度约束，影响了物资采购管理工作的质量;在物资的采购计划环节、招投标环节、验收环节、领用环节以及废旧物资的回收和利用环节，缺乏更加明确详细的制度流程。
　　四、解决石油物资采购标准化管理问题的措施
　　（一）优化物资计划管理流程
　　物资管理部门必须转变物资管理工作理念，将过去的被动管理模式转变为主动出击的计划管理模式。应该制定科学合理的采购计划，以此来有步骤、有秩序地落实好工程项目的物资采购工作。企业的物资管理部门和工程业务部门应携手打造管理清单，采取逐一击破的方式，各业务部门根据短中长期的生产施工或经营管理计划，做好物资采购内容的统计，然后上报审核管理部门，符合规定并审核通过后进行物资的正式采购。物资清单必须与任务或目标完成的时间节点相匹配，要为物资采购留下一定的时间余度，保证物资计划清单有一定的弹性。当时间余度不够或出现临时紧急生产任务时，工程业务部门必须及时主动告知物资计划管理部门，提高计划的准确性，尽量减少计划外采购。要遵循物资利用率的最大化原则，避免采购的浪费现象，尽量以公司或集团为单位进行统一集中采购，增加议价优势，降低采购成本。
　　另外，除非特殊情况，如临时增加施工工序等情况，应尽量避免出现多次统计采购的现象，以规避零散采购造成的物资采购成本增加问题以及物资采购工作效率低下问题。在制定汇总采购计划的过程中，采购部门要紧密协同技术部门，确保采购计划更加准确和完整。通过优化计划管理的工作流程，建立工程企业全员参与的全面物资计划管理机制，提高物资采购计划执行的严肃性。
　　（二）升级物资采购管理系统
　　现代信息技术发展速度越来越快，各种物资管理软件层出不穷。面对各种各样的管理软件，工程企业既要熟悉了解，又不能生搬硬套，应从企业及工程项目采购管理工作的实际情况出发，选择适宜的物资采购管理操作系统。管理系统中可包含监控预警模块，对物资采购管理工作的完成情况进行全程监控，及时发现交货时间滞后或交货质量异常等问题，并委派专人进行跟踪、处理和反馈。另外，要以物资采购管理系統为基点，加快统管控物资供应的全过程，将物资采购管理工作纳入工程企业的风险管控工作体系，建立数据指标系统和风险管控平台，对周、月、季、年等物资管理数据进行监控和分析，提前识别并预警物资管理风险，为企业经营管理决策的制定提供更可靠的信息支持。
　　（三）从源头上抓好供货商的管理
　　工程项目的物资采购管理工作，首先要从供货商这一源头处抓好质量管理。根据工程企业制定的供货商管理制度和办法，执行各项审核和禁入制度条例。要对供货商的实力、技术专业度、行业经验、售后服务、业内诚信度等方面进行详细的调研，并对调研结果进行全面分析对比，从众多供货商中筛选出符合企业供货商管理制度及采购标准的企业作为入围的供货商。在非特殊情况下，工程项目物资采购供货商应从入围企业中选出。当入围企业因自身原因不能按时或按照标准来供货时，可采取第二方案，由物资采购管理部门上报相关部门及负责人，说明原因，按照既定的工作流程提出申请，得到上级部门审核批准后方可确定另外的供货商。 　　为了进一步确保供货商能够提供合乎行业标准或合同规定的产品，采取保证金制度，由企业专门的监督部门进行统一管理。在这种情况下，物资供货商管理流程和机制能够较好地保障采购的物资或服务的质量，同时也能够有效杜绝企业内部人员的徇私舞弊行为，为企业成本管控工作目标的实现提供有利条件。另外，针对供货商的管理，可采用动态调整的评价模式，即建立供货商的质量诚信档案，及时收集和记录供货商的相关信息，定期调整供货商评级，淘汰业务落后的供货商，选出优秀的供货商。必要时，工程企业应成立专门的供货商考察小组，组织专业人员进行实地考察，以得到更加全面可靠的信息，确保工程项目物资采购管理工作质量。
　　（四）加强物资采购招投标管理
　　物资采购环节的另一项重要工作内容就是招投标管理工作。为了确保工程项目物资采购工作的科学性和高效性，应实施链条式的责任运行机制，即谁采购、谁负责，这样的形式可以增强物资采购工作人员的责任心，形成责任可追溯的工作机制，有效确保物资采购招投标工作保质保量完成。严格按照工程企业的招投标管理制度，实施招标的多种竞价或比价模式，一方面应满足物资采购的质量和数量要求，另一方面要考虑项目的采购成本支出，为企业争取更多的经济效益。
　　在采购招投标环节，企业可以组织多个部门的员工构成专业招投标评议小组，由企业项目领导担任组长。小组中包含项目各部门员工，如技术部门、财务部门、法务部门、采购部门等。通过组建专业的招投标评议小组，形成多方协作的招投标评价机制，使采购工作中的招投标环节更具客观性和透明性，避免招投标环节出现漏洞。在采购一些数额较大的物资时，采购招投标环节根据企业的内控管理制度邀请监督管理和审核部门人员参与，进一步提升物资采购招投标工作的透明度和诚信度，为工程项目的安全和质量提供重要的保障，同时推动企业成本管控工作目标的实现。
　　（五）审慎地签订物资采购合同
　　物资采购合同是贯穿物资采购工作的重要资料，其中既有技术性的内容，也有法律性的内容，是物资采购工作满足各生产业务部门物资需求的技术文件参考，同时也是保护工程企业合法权益的法律文本证据。如果采用招投标的形式，则需要对投标方的资质进行核查，确保供货方符合相关的资格要求。合同中有关采购物资的技术性能指标或参数必须经过相关生产部门的再次核对，确保采购物资的相关要求与各生产部门的原始统计资料吻合，也与物资采购计划编制内容对应。在确定最终供货方后，结合采购和供货双发共同的意向拟定采购合同，注意语言的严谨性和内容的准确完整性，同时还要与财务法务部门协作，确保物资采购合同能够起到应有的约束和规范作用，督促物资采购工作在约定的时间内保质保量地完成。
　　（六）加强物资的验收入库工作
　　物资采购的最后环节是物资的质量验收和入库管理。质量验收过程中，由各部门有经验的技术和管理人员组成质量验收小组，统一对各批次的物资进行各项指标和性能的检验，查看物资的性能和指标是否满足国家规定和合同的要求。在质量验收过程中，及时记录物资的各项数据和信息，在完成物资质量验收的同时做好各项物资信息档案的填写和完善工作，通过建立物资的档案数据库，为物资的全周期管理奠定良好的基础。如果发现物资质量或数量有误，由采购部门及时与供货商负责人联系，妥善解决问题，确保企业的合法利益。对物资的入库，采用分类别入库管理的模式，根据物资的形态大小、数量、使用频率、管理条件的特殊性、保存的难易度等进行合理的分类，然后确定存储位置、管理技术和管理方法。为了避免工程物资的浪费或无故丢失，除了要做好物资的档案信息管理之外，还要定期进行账目核对和物资盘点，确保账目和物资一致，避免企业成本流失。
　　（七）加强施工现场物资管理
　　工程企业物资管理的另一个重要场景和环节是施工现场。由于工程项目工艺环节多、涉及人员杂，所以有很多不确定性因素，都会对物资管理工作造成不利影响。为加强施工现场的物资管理，可采取以下措施：对进入施工现场的物资进行现场审核和验收，主要确保质量、型号、类别、数量;在施工现场指定位置存放物资，实施领用制度，避免出现随意拿、随意放、大材小用的现象，减少物资的浪费;针对现场施工过程中的边角材料或其他废弃物资，本着废物利用的原则，以变卖或改造的形式来提高物资的利用效率，进一步降低企业的成本。
　　（八）提高物资采购管理者的素质
　　物资采购管理工作水平的提升不仅仅需要管理制度的规范和约束，更需要工作人员具备良好的素质。此外，随着工程项目业务增多、工程施工工艺升级，物资采购管理者的知识储备以及技能素质也面临更高的要求。对此，工程企业必须以长远的眼光，提高对物资采购管理队伍建设的重视，加强对采购工作人员的储备和培养，通过新理论新技能培训活动、岗位竞赛活动、行业内座谈交流活动、部门创新探索活动等多样化的教育培训模式，加快提升物资采购管理队伍的综合素质，尽快打磨出一只优秀的物资采购管理队伍，为工程企业当前及未来的物资管理工作提供重要的人力资源保障。
　　五、结语
　　物资采购管理事关工程企业项目运营的成本，同时也会影响企业发展目標的顺利高效实现。在新的市场竞争环境下，物资管理部门及工作人员必须努力提高工程企业物资采购管理水平，以更加科学化、标准化的物资采购管理体制和更加精细化的管理策略迎接更多的挑战，如此，企业才能早日实现降本增效的发展目标。
　　（作者单位为中石化石油工程地球物理公司华北分公司）
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