信息化环境下的房地产企业招标采购管理系统研究

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　　摘要：房地产企业是国民经济的主要力量，其产业结构庞大、关联面广等自身因素决定该行业管理难度之大。全球信息化的环境下，房地产企业面临改革挑战，企业必须从供给端进行管理创新，降低生产成本。因此如何做好项目前期招标采购管理成为企业经营发展的重要制约因素。
　　关键词：房地产;信息化管理;招标采购管理系统
　　房地产企业的数据链庞大，需要科学、精细化管理各类数据。将信息化工具引入房地产企业的招标采购流程管理，能够实现项目开发成本的预测、可知和及时控制，可减少成本支出。同时信息化管理系统可保证招标信息的真实性及准确性，一定程度上自动过滤了无用信息，节约了人力资源和时间成本。
　　一、房地产企业管理的潜在问题
　　房地产项目耗时长，成本高，影响因素多，管理难度大，房地产企业普遍存在三个方面的问题：成本管理方面缺乏事先的策划工作、缺乏对突发情况的控制和对各类经验的总结[1]。
　　（一）前期
　　在项目开发过程中，前期的投资分析、方案策划等是风险最大的阶段，前期决策对项目的定位和质量有着最直接的影响[2]。但多数房产企业轻视了这一问题，没有做出严谨的前期方案策划和精确的全面预算分析，企业管理层的风险意识、资金意识、战略高度等不到位。
　　（二）中期
　　中期的招标采购管理直接影响项目的质量、成本、工期進度，但多数房地产企业在采购准备过程中，没有提前做好成本预算、资金分析、工期计划，对项目进行过程中的突发情况缺少相应的处理预案，可能会导致资金周转困难或成本超出预算等问题。
　　（三）后期
　　经验的总结是企业智慧的累积过程。如果没有吸取教训，积累经验，问题二次出现时又会束手无策，不能高效引导新项目的进行。因此，必须对以往发生过的问题类型及时进行归纳、整理，总结经验教训，备选应对方案。
　　二、信息化招标采购管理系统中的重要功能
　　（一）成本管理和预算功能
　　由于房地产项目开发过程中涉及的耗费项较多，如：材料费、设备费、场地费、人工费、其他费用等，采用信息化系统能够对上述费用分别按照国家或省市定额规范、行业指导价、市场价等对其数据进行自动化的归纳整理，根据企业现状及个性化需求提出备选方案并进行SWOT分析、预算分析，使项目管理人员能够清晰判断，择优处理。项目施工招标过程中，信息系统可辅助完成工程量清单编制工作。项目完成后，信息化系统应对项目整体的资金消耗做出总结分析，对比投标报价，使实际费用与招标时的预算费用形成数据对比，做出科学分析。项目管理人员依据各类分析报表，及时总结成本管理的经验教训、评估和优化成本的使用项。
　　（二）合同管理功能
　　合同是招标文件的重要构成部分，标准化的合同对于招投标工作具有指导意义：辅助项目前期的策划，对突发情况的预测和控制以及做出相应的应对策略。利用信息管理系统，对比合同的时机规划与预测金额的差值，做出更好的解决方案。完善的信息管理系统应保障合同内容变更的及时响应。第一时间获取到新资讯，分析出合同变更的原因，做出相应调整。信息化的房产企业招标采购管理系统，实现了对数据的精确化、文本的标准化、操作的流程化，节约了时间成本，有效避免了合同变更不及时等问题。此外，将合同内容透明化，进一步增加了系统的真实性和可用性，也能对合同进行统一的管理和归纳[3]。
　　（三）数据库管理功能
　　由于房地产企业涉及的内容比较广泛，框架结构大，需要对各类数据进行大数据的处理工作。收集房地产行业的各类信息、及时发布招标公告、筛选投标人资格、优选评审专家等都是数据库管理系统对数据进行的预处理。大量的采购和招标信息、资料若采用传统的人为处理、保管方式，可能会造成信息的不准确、资料丢失，更重要的是采购过程中存在各类廉政风险。但采用信息化系统后，强大的数据库不但能有效避免上述问题，并且保障快捷调取各类数据，提高了采购效率。
　　三、信息化管理下的管理系统
　　（一）对数据的处理
　　在信息化时代下，将网络与管理的概念相结合，重新归纳企业内部的各种资源，可有效提高企业的招标采购效率。信息系统必须保证三方面内容：第一，必须保持数据的安全性[4]，数据的安全性是对账目和资金的最大保障。第二，在对数据进行筛选和预处理时，必须要保证信息来源的准确性，以免造成信息的疏漏和错误。第三，要保证数据的多样性，广泛收集各类数据并及时作出数据分析，为管理者决策提供技术支持。
　　（二）系统的核心技术
　　有了基础数据信息，对招标数据的预估、招标过程的推算等一系列步骤，是管理系统最核心的功能。招标采购系统的核心技术可引用“PDCA循环”。
　　PDCA的四个字母分别代表四个阶段，其中“P”代表“计划（plan）”，“D”代表“执行（do）”;“C” 代表“检查（check）”;“A”代表“处理（action）”。其含义是将工作依照计划进行具体的实施，检查实施情况，如果不成功就进入下一循环。项目是阶梯式上升的，循环的四个部分周而复始执行，直到成功。
　　后来PDCA的四个部分得到延伸。如：计划“P”延伸为目标goal、实施计划plan和收支预算budget。执行“D”延伸为设计方案design、布局信息distribution。检查“C”延伸为“4c管理”，分别是检查check、沟通communicate、清理clean和控制control。而处理“A”延伸为行动action和引导aim。
　　（三）技术应用阶段
　　技术应用阶段分为计划、执行、检查、处理四个阶段。
　　计划阶段“P”即根据招标人需求，制定招标计划与方案，其中包括收集相关信息。主要是将市场调研、采购需求、投标资格要求等采购信息进行整理结合。做出统计数据，然后制定质量计划、项目目标，开展市场调研分析和人员培训等。 　　执行阶段“D”即要完成招标公告、文件的发布，投标单位报名，招标控制价发布、开评标等全过程。本阶段是四个阶段中最重要也是耗时最长的阶段，它根据“P”阶段设置的计划与目标等，对招标采购方案进行具体的执行与实施，直至确定中标人。
　　检查阶段“C”即要根据招标及采购实施方案，对招标全过程进行检查和监视，并反馈结果。本阶段主要对前两阶段的效果进行检测。在采购与招标活动进行过程中及完成后，及时查看并进行预测是否满足预期的标准和效果。
　　处理阶段“A”既要及时总结招标经验，提高采购效益。对于招标失败的项目，提交到下一个循环。本阶段的重点是对检查结果进行处理，做出相应的对策。将成功的标准及方法尽可能归纳到标准中，以提高方案质量。对于方案中未解决的问题则转入下一个PDCA循环中进行解决。
　　四个阶段不断循环，并按照目标要求对项目不断进行改善、提高等操作。
　　（四）对系统的维护
　　合格的数据库系统，既能够對历史招标采购项目信息进行保存，又能够在新项目进行时提供相应的数据参考，指导新项目的开展。使用方要定时测试服务器的稳定性，定时检查服务器，修复服务器的漏洞并更新服务器系统，以免造成因访问量过大而服务器崩溃、瘫痪、宕机或网络数据丢失等问题。
　　四、结语
　　信息化环境下的房地产企业管理系统，在享受到方便、快捷的同时也存在相应的风险及弊端。网络的传播速度快，传播面积广导致虚假信息层出不穷、信息不完整、重复率高等问题。要想做好房地产企业招标采购管理系统，要严格把关信息准确、真实性，筛选出完整有效的信息，设法增加系统的招标信息的多样性，提升项目产品的质量和地位，而网络风险控制、后台管理和维护也必须加强重视。
　　参考文献：
　　[1]周巍.探索房地产招标采购信息化管理体系建设与应用[J].现代物业（中旬刊），2018（7）.
　　[2]杨睿.基于目标成本管理视角下的制造业成本控制问题研究[J].现代工业经济和信息化，2017（12）.
　　[3]代少雄.信息化建设在工程建设招投标管理中的应用研究[J].建材与装饰，2018，551（42）.
　　[4]熊立姣.房地产信息系统中数据的安全管理研究[J].建筑工程技术与设计，2017（2）.
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