微信公众平台精细化管理模式研究

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　　【摘要】本文针对高校二级学院办公室管理的特点和不足，以精细化管理理论为基本指导思想，提出了一种基于微信群、微信公众平台的精细化管理模式，旨在提高管理效率、工作质量和工作水平，从而推动高校二级学院办公室工作的创新与改革。
　　【关键词】精细化管理;高校二级学院;办公室管理;微信公众平台
　　高校二级学院办公室承担着教学、科研和日常事务管理等方面的工作，是联系教职工、学生的纽带和桥梁，起着上传下达、中心枢纽、联络中介等作用，其工作水平的高低，直接影响着学院教育、科研、管理的总体水平。广大高校二级学院办公室从业人员为了更好地开展工作，提高工作效率、工作质量和工作水平，促进学院各项工作顺利推进，从管理理念、管理方式、管理内容、管理手段等诸多方面开展了各种有益的尝试。在管理理念上，引入企业管理的一些新思想，將精细化管理的理念融入学院办公室的管理中，使学院办公室更好地发挥其职能和作用。在管理方法上，努力适应信息化管理的需求，加强高校办公室的管理力度，引进现代信息化办公管理系统，尤其是利用一些使用率极高、用户体验效果极佳的社会性软件如QQ、微信等来提升办公室管理水平。在管理内容上，兼顾传统管理内容的基础上，积极推进无纸化办公，努力做好管理内容的信息化组织、分类、保存，追求最佳的管理效率。在管理手段上，积极分析管理对象的特点，无疑，信息化是推动办公室各项业务工作快速发展的利器，随着新媒体工具的普及，办公室与教职工、学生间的联系更加紧密，如何利用新媒体的各种功能，积极拓展办公室业务，推进办公室工作的深入发展是高校二级学院办公室从业者普遍关注的问题。为此，本文将微信提供的公众平台作为载体，以精细化管理理论为基本指导思想，提出基于微信公众平台的精细化办公室管理模式，以此来推动办公室管理工作的总体发展。
　　一、高校二级学院办公室管理现状
　　随着学校教育的深入发展，对办公室管理工作提出了更高的要求，工作范围的扩大以及工作效率、质量的高标准，使得办公室的管理难度越来越大，很多高校很难有效对教师和学生进行管理，暴露出不少问题，如果不尽快对当前的管理制度进行改革，将有可能阻碍学院的各项工作推进，进而影响学校的全局发展。综合看，办公室工作的不足主要集中在以下几方面：
　　（一）日常事务牵扯精力过多。许多高校二级学院办公室将绝大部分精力投入到处理各种各样的琐碎日常事务上，工作人员往往付出了艰辛的劳动，但得不到预期的效果，导致效率低下，在不断频繁往复中工作热情消失殆尽，逐渐形成职业倦怠感。
　　（二）缺乏创新意识。由于高校二级学院办公室的业务办理基本沿袭以前的工作模式，且工作人员都具备较为丰富的经验，工作过程中容易墨守成规，一味照搬原有的工作模式，导致办公室工作难以创新，打开新的工作局面，久而久之，工作自然变得乏味、缺少挑战性。另外，信息化办公环境对从业者的信息素养提出了更高的要求，但高校二级学院办公室工作人员普遍年龄跨度大，欠缺必要的信息素养，难以适应信息化办公的要求。
　　（三）工作缺乏精细化管理流程。高校办公室的行政工作缺乏精细化管理流程，工作内容没有细化，并且没有具体的规划和安排，工作人员职能交叉，很容易造成工作效率低下。因此，高校办公室有必要应用开创性的观念，积极采取有效措施，在日趋繁杂的高校事务中，应用精细化的管理理论，建立规范的高校办公室行政管理体制，从而让高校办公室的行政工作更加高效，尽可能避免失误。基于现状，并考虑到学院制度的改革发展，提高二级学院的精细化管理工作迫在眉睫。
　　二、利用微信公众平台实现精细化管理的意义
　　（一）精细化管理的思想。精细化管理是一种先进的管理理念、模式、文化和方法，最早出现在日本丰田企业。关于精细化管理的具体含义，我国精细化管理研究领域的知名学者汪中求先生认为，要实现精细化管理，其核心在于，用刚性的制度来规范人的行为，通过强化责任落实来形成集体的执行力。高校二级学院办公室管理中的精细化，指的是工作目标明确、要求具体、流程优化、规则细化，做到规则面前人人平等、程序合理、信息公开、考核定量。高校办公室精细化管理既是现实竞争的需要，也是办公室转变管理方式、提高管理水平的必由之路。
　　（二）高校二级学院精细化管理内容。高校二级学院精细化管理内容主要涉及到教学管理、科研管理、学生管理、财务管理、人事与行政管理、考勤管理及各种院务信息的上传下达。
　　（三）微信公众平台促进办公室管理的可能性和必要性。微信具有的实时通信、异步交流、支持多种媒体信息等特点，使信息交流更加快速、开放、高效，也使得信息传播更具有针对性。目前，高校微信使用普及率已高达90%，高使用率奠定了微信公众平台的社会基础。微信公众平台自2012年推出以来，拥有庞大的微信用户基数、开放而灵活的环境。作为最重要的新媒体之一，微信公众平台因其强大的功能、简便的使用方法、极佳的用户体验和独有的沟通魅力获得了高校师生的青睐。微信公众平台也被应用到高等学校管理工作中，将这种新媒体作为二级学院办公室管理的工作方式逐渐被认可和接受，如微信公众平台的数据统计功能可以减少在精细化管理道路上的工作量，进一步推进精细化管理的进程。可见，微信公众平台在推动二级学院精细化管理方面有巨大的应用潜力。综上所述，结合师生用户信息利用行为的特点，利用微信公众平台，有效进行新媒体环境下的办公室工作创新与发展，构建高校二级学院办公室管理工作的精细化管理模式，可为办公室工作的开展带来新的契机。
　　三、精细化管理背景下微信公众平台应用模式
　　（一）高校二级学院微信公众平台精细化管理的要素。高校二级学院办公室微信公众平台管理模式由微信用户群（用户基础）、微信用户互动平台（平台基础）、微信服务（服务基础）三个要素组成。1.微信用户群。将面向的师生发展为微信用户，形成庞大的用户群体，并且对用户划分为不同的群体类别，以形成用户基础。2.微信用户互动平台。搭建微信服务互动平台，且平台整合了数字全媒体空间资源，通过“自助平台”“互动平台”等实现线上浏览检索、预约、信息展示、搜集回馈等各分散工作环节的全面整合。3.微信为载体的信息服务。以微信、微信公众平台为载体，将着力点放在信息服务层面上，在此基础上开展办公室管理工作创新，开创高校二级学院办公室管理工作的新局面。 　　（二）高校二级学院微信公众平台精细化管理的模式。在综合办公室管理现状的基础上，提出了高校二级学院微信公众平台的精细化管理模式，该模式综合考虑办公室管理的精细化管理内容、信息化环境支持、办公室工作人员能力、服务对象、管理制度保障及工作流程整理方面，将微信平台、微信群的各项功能运用于这些方面。着重打造以微信群和微信公众平台为载体的高校二级学院精细化管理服务平台。1.高校二级学院办公室精细化微信公众平台服务系统。这是实现高校二级学院办公室精细化管理的用户互动平台，平台以微信群和微信公众平台为载体，将微信群和微信公众平台的功能与办公室管理工作的特点紧密结合起来，为每项工作内容打造适合的展示或实现形式。如信息的上传下达可以通过微信群和微信公众平台的信息发布实现，年终报表统计可以通过微信公众平台后台统计模块实现，还可以借助微信小程序开发一些特殊的应用，比如在线监考报名、会议签到、教室查询或研究间预约等。2.高校二级学院办公室精细化微信公众平台服务系统的保障体系。（1）信息化环境保障能力。信息化环境包括智慧校园、信息化办公环境及各种信息化办公工具的支持，这些信息技术为实现高效管理提供了便捷的信息化环境。智慧校园将整个校园打造为具有智能化的信息化环境，各种应用系统如数字校园、OA、一卡通应用、智慧图书馆等，大大提高了办公管理效率;信息化办公环境是开展办公室各项工作的场所，在信息化程度越来越高的办公要求下，信息化办公环境显得更为重要;另外，由于办公室工作的性质，离不开各种信息化工具的支持。（2）精细化管理工作内容的整合与分类。高校二级学院精细化管理内容涉及面广，需要对各种工作内容详细梳理分类，繁杂无序的工作会拖垮工作人员的工作热情和积极性，相反清晰有序的工作内容有利于实行精细化管理，有效规范办公室工作秩序，从而提升办公室人员的工作积极性。（3）办公室工作人员能力。办公室工作人员应该具备较强的管理、综合业务和协调能力，还应该具备一定的信息素养，在信息化办公环境下，如果信息素养太低将极大影响办公效率。（4）管理制度保障能力。制度是进行精细化管理的有效保障，加强制度建设才能把精细化管理真正落到实处。在办公室行政管理的过程中，要不断从实践中总结好的做法、好的思路，将其整理成对应的规章制度，然后进行推广和应用。一旦制定了详细的制度，还需要强有力的执行力，保证各项制度的有效性。（5）流程管理保障能力。辦公室工作千头万绪，如果没有一个清晰合理的管理流程，势必会影响最终的工作成果。这就需要对日常工作进行合理的优化和规划，用一个科学的标准来衡量日常工作。科学的流程是精细化的前提，一个科学的流程，会让从业者清晰地知道工作的详细环节，减少不必要的中间环节，大大提高工作效率。（6）加强与服务对象的沟通。教师和学生是高校二级学院办公室最直接的服务对象，得到他们的支持与帮助对办公室工作意义重大，为了更好地打开工作局面，应该加强与他们的沟通与协作。此外，还包含校内及校外的各种服务对象，比如学校及各学院相关职能部门和学院办公室有各种业务往来，校外也有一些接待、外联等工作。办公室工作人员应该秉承为师生服务的工作理念，努力搭建起学院与服务对象之间的桥梁。
　　四、结束语
　　在新媒体时代，高校二级学院的管理工作有了更多的发展空间和潜力。微信群、微信公众平台作为一种新兴的媒体和信息平台，在影响和改变大众生活方式的同时，也给高校二级学院的管理模式带来了改变的机遇。微信公众平台的功能与服务为二级学院推进精细化管理提供了无限的可能。本文在综合考虑高校二级学院办公室工作的基础上，提出了一种基于微信群、微信公众平台的精细化管理模式，旨在提高管理效率、工作质量和工作水平，从而推动高校二级学院办公室工作的创新与改革。高校的学院管理者要充分认识并利用微信群、微信公众平台的优势，将其应用到学院的管理中，以信息化的手段，不断优化学院的管理方式，从而提高学院的管理效率，对二级学院精细化管理目标的实现起到巨大的推进作用。
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