涉密档案管理工作之我见

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　　【摘要】涉密档案管理一直都是档案管理工作的重点和难点，同时存在薄弱点，主要是档案管理人员自身缺乏责任心，缺乏对涉密档案的重视程度，以至于相关的制度得不到完善。另外，还缺乏对涉密档案管理人员的监督工作，以至于涉密管理人员很难自我约束。本文就涉密管理工作谈几点看法，为涉密管理工作人员提供理论指导。
　　【关键词】高校;涉密档案;管理工作
　　涉密档案，顾名思义，涉及国家或者工作上的秘密，不能被公开。涉密档案管理一旦被公布出来可能危害国家安全，利益受损。一般情况下，涉密档案分为三个级别，即绝密、机密以及秘密。对于国家而言，我国周边局势瞬息万变，暗流涌动，国家必须做好一切防御外敌的准备，于是培养一批强大的军队，研究出先进的战争武器，这些都会在处理周边问题时具有说话权，都包含着重要的军事机密，需要国人保密，需要制定保密制度，虽然保密在整个过程中是不起眼的环节，但是仍需要引起重视。对于企业来说，一些关键的商业信息是自己在激烈的市场竞争中制胜的法宝，绝对不能泄露，可见涉密档案管理工作是重中之重。
　　一、目前涉密档案管理工作的做法
　　生产运营型企业在生产经营过程中必定要经过一系列的建设、改造以及维护的过程，以航空工业为例，航空工业技术改造过程中经历了很多过程，例如建设生产线、实验室的建设以及相关的改造工程，这些建设期间需要引进大量的设备、仪器仪表等，这些过程都会产生大量的数据资料，这些资料都是要存档的，以后一旦某个项目出现了问题或者需要进行维修，那么就需要查找这些资料以支撑后期的维护过程，当然，这些资料作为企业拥有资产的凭证，需要好好保存。技术改造项目过程必然会产生一系列的资料，这些资料作为项目开展过程的有效凭证，为以后项目检查做足准备。阅读这些资料可以看出相关技术改造的投资重点与方向，甚至能看出技术水平与研制出的设备发展程度，一旦这些资料落入竞争对手那里，就好比別人看穿自己的本质，必然利于对手找准自己的弱点，所以，航空公司应当做好这些档案的保密工作，加强保密档案资料的管理，从目前的管理水平来看，其主要的做法如下：档案资料都存放在具有密码锁或者指纹锁的柜子里，这个密码只有自己知道。涉密档案管理流程一般包括以下几点：即档案资料的收集→整理→保管→借阅，这一个过程的每一环节都有可能造成资料的泄密，造成不必要的损失;当这些档案资料需要进行复制时，基本上需要填写一份申请单，这个申请单上需要经过层层领导的签字盖章以后才能拿到档案管理员那里去复印，复印完成必须履行完成手续。当档案管理人员离开此岗位之时，需要履行移交手续，将移交的资料列出详细的清单，双方应在移交清单上签字以确认移交手续完成。某些涉密档案不能公布于众，又不需要保存下来，应当履行销毁手续，相关人员需要提交一份销毁审批记录表，记录表应当记录完整，而且还需要经过层层领导签字，例如分管领导、部门领导等，销毁地点应为公司集中销毁处。
　　二、涉密管理工作中存在的问题
　　第一节所介绍的涉密档案管理工作的做法存在许多漏洞，虽然在一定程度上防止公司的秘密被泄露出去，但是随着社会的发展，人们获得涉密档案文件的方式越来越先进，涉密档案管理工作的创新不足。笔者从事多年的涉密档案管理工作，积累了一些涉密档案管理方面的经验，但是纵观涉密档案管理过程，会发现存在许多问题，这些问题都有可能导致涉密档案泄露，具体包括如下几点：
　　第一，保密性处理不到位。当公司与第三方公司签订技改项目合同以及文本时，公司对所签订文档的保密性处理方式不到位，例如项目背景、用途以及最终用户等，最终使企业签订的文件信息泄露。
　　第二，涉密信息以外的技术内容。企业让第三方企业履行合同所要求的项目时，有可能存在一些有关涉密信息以外的技术内容，而这些技术内容是履行合同所必需的，又是本次合同信息以外的涉密信息。被有心人利用会导致这些信息被泄露。
　　第三，员工保密意识和保密制度问题。涉密项目由多个合作企业共同完成，如果合作方企业员工保密意识不强，保密制度不健全，这就有可能导致项目相关资料泄露，影响企业可持续发展。
　　第四，未签订保密协议。一般情况下，企业与合作方合作时需要签订保密协议，确保项目实施整个过程中资料不被泄露，但是签订这个保密协议并没有受到监督，很有可能导致某些内容忽略了签订保密协议，员工对此也没有保密的意识，所以存在相关需要保密的信息泄露。
　　三、涉密档案管理工作的要求
　　一个企业的技术改造项目中间流程很多，需要认真组织，落实到位，这些过程涵盖立项、科研、设计施工以及竣工后的验收，乃至验收后的评价工作，这个过程涉及许多要保密的文件，这就需要对档案管理人员提出更高的要求：首先，加强管理人员的保密意识与工作能力，管理人员掌握了许多保密性的管理资料，一旦泄露可能造成巨大损失，必须提高管理人员的保密意识，做好管理工作，避免管理资料特别是涉密管理资料泄露。企业还应加强档案管理人员的培训，对涉密信息守口如瓶。其次，目前，档案管理人员应当履行好自身的基本职责，使所保管的资料完整、整洁、有秩序。再次，应当设立一套严格的档案管理制度，加强管理，对涉密档案的一系列操作都应当按照严格的手续进行完成，例如，调档、移出以及销毁等，这些都需要经过各层领导签字确认后方可进行，缺一不可，任何人缺少手续都不能私自调档，管理人员还应当仔细检查归还后的档案。最后，做好档案利用监督工作，做好档案的利用及保密工作。
　　四、涉密管理工作的设想
　　根据笔者的工作经验，对涉密档案管理工作提出以下设想：第一，对于一些非保密性的技改项目，要保证不能有保密性信息出现。第二，对于涉密的项目，企业合作方应有相应的保密资质，并在保密协议上签字。第三，对技改的各个环节产生的资料进行定密处理，这样才能有重点地进行管理，定密的级别包括以下四种，即绝密、机密、秘密以及内部。第四，对各个保密级别的文档分开管理，做好区分工作，按照时间和作用区分开来，确定档案的保存价值与保管期限。因为很多档案的秘密级别会随着时间的推移而发生变化，这时涉密管理人员应当及时对相关档案进行升密、解密或者降密处理，提高管理效率与质量。第五，制定完整的涉密档案管理制度，如划定密级制度、调密通知单等，这些制度能提高涉密档案管理的效率。
　　五、结论
　　综上所述，笔者总结实际工作经验，粗略提出自己对涉密档案文件的看法。随着社会的不断发展，特别是互联网行业的迅猛发展，人民群众的许多信息如同是公开的，一个企业或者国家如果不懂得如何创新涉密档案管理工作，很多涉密档案会被不法分子利用以达到自己的目的，危害国家与企业的安危，破坏社会和谐，损坏人民财产。对涉密档案的创新式管理办法需要无数学者进行探索发掘，且前进的步伐永不能停止。以上都是笔者下一步研究的重点。
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