基于ERP系统的企业财务核算流程优化研究

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　　摘要：在科技迅猛发展的当今社会，信息化的到来改变了企业的经营环境，一个集企业业务信息与财务信息一体化管理的ERP系统应运而生并且得到了广泛应用。ERP不仅仅是一个管理系统，更是一种重要的管理思想。这种管理上的变革对企业管理模式产生了巨大的冲击，传统的业务流程和财务流程已经无法满足ERP系统的需要，企业必须适应当前的发展趋势，在ERP的驱动下对原有流程进行优化，从而在市场竞争中立于不败之地。文章分析企业在ERP系统中进行财务核算流程优化的必要性及策略，分别从员工、部门、公司等角度提出相应的保障措施，为计划实施ERP信息化管理的企业提供借鉴。
　　关键词：ERP系统;财务核算;流程优化;管理模式
　　中图分类号：F275 文献标识码：A
　　0 引言
　　当今社会科学技术迅猛发展，市场竞争越来越激烈，企业必须努力适应信息化时代的要求，积极引进先进的管理思想和管理理念，才能在市场竞争中占据一席之地。在对外经济开放程度不断加强，以及区域之间互利互通背景下[1]，不少企业纷纷引进ERP管理系统，希望通过信息化管理来提升企业的管理水平。ERP即Enterprise Resource Planning，全称是企业资源计划，是一种在计算机技术基础上的供应链式的管理理念。ERP的出现和发展对企业的财务会计管理工作产生了较大的影响，重视ERP的应用有利于促进企业的长远发展[2]。
　　1 在ERP系统中进行财务核算流程优化的必要性
　　本文将从以下两个角度对企业基于ERP系统进行财务核算流程优化的必要性做出分析。第一，在实施ERP项目之前，很多企业的财务核算流程中普遍存在的一些共性问题;第二，企业通过ERP系统对财务核算流程进行优化的目标，即企业在ERP的驱动下，通过对当前的财务核算流程进行优化来达到什么样的管理效果。
　　1.1实施ERP之前，企业财务核算流程中存在问题
　　1.1.1财务核算工作重复单调且耗时耗力
　　在实施ERP项目之前，大多数企业的财务工作偏向于会计核算，没有很好地履行会计的监督职能。财务人员日常工作多以手工核算为主，手工填制记账凭证、手工开具销售发票、手工处理费用报销、手工对账、手工编制各类报表等等。财务工作模式多为重复且单调的单据审核和数据录入，不仅消耗了大量的时间成本和人力成本，而且手工核算方式也使财务工作的错误率较高，最终影响了财务人员的工作效率。这种情况主要是由于财务部门目前使用的核算系统相互独立造成的。例如，企业使用的财务软件和金税系统没有相互集成，因此必须手工开具销售发票，再手工确认销售收入，工作量极大。尤其到了月末必须按时开完所有销售发票，财务人员通常需要加班来完成工作，也会直接影响到财务人员的工作积极性。因此，企业需要通过ERP的管理方式来改变当前的局面，充分利用ERP系统的集成性，实现部分财务工作的自动化，在减轻财务核算工作量的同时，提高工作准确率，并实现财务人员对公司各项业务的实时监督和控制。
　　1.1.2财务核算流程的设置不够规范严谨
　　在实施ERP项目之前，部分企业的财务核算流程设置不够规范和严谨，存在一定的风险。一方面，财务部门的所有工作都应该经过严格的审批程序，然而有些公司的财务流程节点缺少相关负责人的审批和签字，在一定程度上给财务工作带来了风险。即便是在财务系统中增加一个会计科目这样的工作环节，如果缺少财务负责人的确认和管控，任由财务人员随意增加，就有可能会造成系统中相同的会计科目被多人重复增加的风险隐患，从而影响到账务处理的规范程度，最终也会影响到月度报表的准确性。另一方面，对于特定工作，财务部门没有设置单独的岗位，并且安排专人来负责，甚至所有财务人员在系统中拥有相同的权限。例如有些公司并未单独设置费用报销岗位，而是按照费用性质的不同将报销工作分配给了不同科室的财务人员来完成。这样的多头管理容易导致财务日常工作的混乱，对内滋生互相推诿的现象，对外引起报销人员对财务工作的不满情绪，报销人员对于费用性质的概念较为模糊，往往会将单据提交错误，被退回后可能会认为财务人员故意刁难，由此引发矛盾和冲突。因此，企业在实施ERP管理项目时，必须先对所有的财务流程进行一次完整的梳理，对其中不合理或不规范的流程节点进行调整和优化。
　　1.1.3财务核算流程流转不畅且效率低下
　　在实施ERP项目之前，很多企业的财务流程在正常流转过程中，容易在某一节点处中断，无法继续流转，效率低下。这主要是因为流程缺乏一个行之有效的流转平台，线下流转的不可控因素很多。例如，为供应商支付货款，该流程需要经过采购部门负责人、财务总监等公司领导的层层审批和签字，如果领导不在岗，则无法完成签字环节，流程因此中断，最终影响到货款支付的及时性。这种线下审批环节，已经无法适应公司财务工作和业务工作的正常开展，迫切需要被一个有效的办公自动化系统取代。因此，企業在实施ERP项目时，亟需建立一个与财务系统协同的自动化办公软件来替代线下审批，从而缩短整个流程的时间，提高流程的流转效率和流畅程度。
　　1.2基于ERP系统对财务核算流程进行优化的目标
　　第一，对目前财务核算流程中复杂冗长的环节进行精简，从而降低流程的时间成本和人力成本，提高财务人员的工作效率，调动员工的工作积极性。第二，对财务核算流程中不合理之处进行调整，使得流程更加规范化，与企业的财务制度相适应，从而提高企业的内部控制水平。第三，提高企业财务核算流程的流转效率，让流程更适应业务发展的需要，增强财务流程与业务流程的关联度，从而提升企业的运营能力。
　　2 基于ERP系统的企业财务核算流程优化策略
　　针对财务核算流程中存在的问题，可以运用ESIA的方法对流程进行优化。ESIA是英文Eliminate、Simplify、Integrate和Automate的缩写，即消除、简化、整合与自动化四个优化步骤。 　　第一，Eliminate：取消流程中冗余的环节。在ERP系统中对原财务核算流程中冗余的环节进行删减，利用ERP系统的高度集成性，取消财务人员重复的数据录入工作，达到一次录入，所有系统实时同步更新的效果，以此来提高财务核算工作的效率，让财务人员将更多的工作时间投入到会计监督工作中。
　　第二，Simplify：简化流程中繁琐的步骤。在ERP系统中对原财务核算流程中繁琐的步骤进行简化，根据ERP系统的财务核算方法和操作，在确保流程完整性和规范度的前提下，通过较少的步骤来还原流程的运行效果。
　　第三，Integrate：整合流程中杂乱的工序。对原流程中设置不合理的节点进行完善和调整，对功能相同的节点进行合并，对流程的步骤顺序做出微调，必要时还可以增加相应的节点来确保流程的完整性，从而降低财务核算流程的运行风险，提高流程的流畅程度。
　　第四，Automate：使流程节点实现自动化。实现流程的自动化，既包括财务核算流程中特定节点操作的自动化，也包括整条流程流转的自动化。企业应当将ERP系统与现有的各个核算系统相互对接，通过数据流和信息流的集成，实现大部分会计凭证的自动生成，从而减轻财务人员的核算工作量;同时启用OA办公自动化系统，让签批环节较多的财务流程在OA系统中自动流转，提高流程的流转效率。
　　3 基于ERP系统的企业财务核算流程优化保障措施
　　从企业做出ERP信息化管理战略开始，到ERP项目的实施，以及ERP系统上线运行后，企业需要从各个方面给与大力支持，保障项目每一个环节的顺利开展，从而使ERP系统中的财务核算流程优化方案得到贯彻落实。
　　3.1人员层面保障
　　3.1.1积极转变传统财务核算理念
　　在ERP项目的实施过程中，由于ERP系统的财务核算方法、操作过程与其它系统有着很大区别，财务人员容易产生抵触情绪，不愿意继续使用ERP系统。因此，要使新的财务核算流程方案能够继续执行下去，财务人员必须要转变传统的财务核算理念，积极学习和了解新系统，努力适应ERP系统的使用环境，用兼容并蓄的胸怀接收新的财务核算流程和方法。
　　3.1.2财务人员加强业务理论学习
　　在ERP环境下，不仅是财务核算流程，所有的业务流程也会发生很大变化，而财务在整个企业的信息链中处于最末端，需要处理采购、生产、销售等各个模块产生的信息。因此，要保障新的财务核算流程的顺利实施，财务人员不能拘泥于财务模块的基本理论和实践操作，应该努力和业务部门交流，学习掌握各个业务模块的基本理论，这样才能为ERP系统中财务核算流程的贯彻执行打下基础。
　　3.2部门层面保障
　　3.2.1定期组织员工参加ERP系统培训
　　ERP系统上线以后，最终需要员工来操作，因此部门应该加强员工队伍建设，提高员工对ERP系统的理论认知。各部门可以在工作之余组织员工参加系统培训，集中学习操作手册，从而强化员工对ERP的了解程度。部门内部还可以建立微信群供员工学习交流使用，鼓励员工把工作中遇到的难以解决的问题记录下来，分享到群里，集中收集问题并向专家咨询。
　　3.2.2将员工的使用情况纳入月度考核
　　合理设置一些关于ERP系统使用的关键指标，纳入部门的月度考核中，由直线领导根据员工对系统的使用情况进行评分，并将评分结果与员工的薪酬挂钩，充分激发员工操作新系统、执行新流程的积极性。
　　3.3公司层面保障
　　3.3.1提供足够的人力和资金支持
　　ERP项目是一项长期而艰巨的任务，从计划实施ERP信息化战略开始，企业需要经历前期的筹备工作，以及实施过程中的现状调研、蓝图设计、系统测试、收据收集与整理、系统切换、试运行等工作，甚至在系统上线以后还需要进行实施跟踪与运行维护等。因此，企业必须提供足够的人力投入和资金投入，确保ERP项目的每个环节都能顺利落实。
　　3.3.2搭建问题平台处理员工反馈
　　当ERP项目进入试运行阶段，公司可以搭建一个问题交流平台供员工使用，针对新流程的不足之处，或需要进一步优化的流程节点，鼓励员工在问题平台上积极提出合理化建议。同时，问题平台上设置截止时间和紧急程度选项，提出问题的员工需要在平台中将问题解释清楚，再提出自己的需求，即希望达到什么样的效果，并在系统中针对问题设定好截止时间，指定公司信息部门员工在规定时间内及时解决。当问题解决后，员工可以在系统中将对应的问题关闭。通过这样一个问题平台的搭建，公司员工对于流程的改进需求和反馈意见能够得到倾听和落实，促进ERP系统中的各项流程进一步优化完善。
　　3.4技术层面保障
　　3.4.1聘请第三方团队提供技术支持
　　企业的信息化战略实施是一个系统工程，需要有强大的技术支持作为保障。企业员工对ERP系统没有足够的理论认知，也没有ERP项目实施经验，要让所有的业务流程和财务流程在新系统中顺畅运行，必须经历一个很长的磨合期。因此在ERP项目实施过程中，公司需要从外部聘请专业的第三方团队来协助工作。即便到了ERP系统上线以后，每天依然会有员工提出各种问题，有些关于系统或流程方面存在的瑕疵需要改进，也有一些问题关于系统功能不满足目前业务的需求，必须对系统进行二次开发，这些都依赖于专业的第三方团队来协助解决。
　　3.4.2在公司的内部培养复合型人才
　　流程优化是一个循序渐进的工作，不可能一步到位。因此，仅仅依靠外部专业团队的技术支持是远远不够的，必须在公司内部培养既熟悉公司各项财务流程和业务流程，同时又懂得计算机知识的复合型人才。ERP系统作为管理信息系统的一种，与计算机理论知识密不可分。公司可以挑选一部分计算机专业的员工，负责ERP系统和公司其它系统的日常维护工作，并对其强化财务基础知识和公司业务常識的培训，使其充分了解公司的财务流程和业务流程，从而在面对持续的流程优化工作时能够游刃有余。
　　4 结束语
　　综上所述，基于ERP系统对企业的财务核算流程进行优化，对于提升企业财务流程的流畅程度、降低财务流程的风险、提高财务人员的工作效率，以及强化财务人员的会计监督意识等方面具有重要意义。因此，企业在实施ERP信息化管理战略时，需要采取各种积极措施，保障ERP项目每个环节的顺利进行，促使ERP系统中财务核算流程优化方案得以贯彻落实。
　　参考文献：
　　[1]  孙英隽，高泽坤.对外经济开放、区域市场整合与全要素生产率——基于长三角地区的实证分析[J].上海理工大学学报，2016，38（5）：449-456.
　　[2]  杨婷婷.ERP在财务会计管理中的应用研究[J].商业经济，2020（3）：167-168.
　　作者简介：肖念琪（1991—），女，汉族，籍贯：安徽铜陵，学历：硕士，研究方向：财务管理研究。
　　孙英隽（1962—），女，汉族，籍贯：吉林长春，学历：博士，职称：教授，研究方向：商业银行经营与管理、互联网金融。
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