信息技术在企业物资采购管理中的应用探讨
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作者:孙国强 许建超 吕兴龙
[摘 要]飞速发展的信息技术，已成为企业规范管理、提高效率的有效手段之一，在企业资源管理、降低企业运行成本、提升企业竞争力等方面发挥了重要的作用。目前，集团公司建设了统一的企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统及电子采购平台，并在此基础上建成物资辅助系统1.0，在物资采购供应过程监控管理、提高工作效率、降低采购成本和风险等方面，取得了较好的实践效果。然而，随着企业跨越式发展以及物资管理精细化程度的不断加深，公司有必要进一步健全物资管理信息系统，以提高公司管理效率。
[关键词]物资采购管理;信息技术;物资辅助系统
1 企业物资采购管理现状与需求
1.1 现状
目前，公司物资辅助管理系统只是作为企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统、电子采购平台、合同系统缺失环节的补充，无法做到真正意义上的业务全流程管理，加大了业务跟踪、统计、管理等工作的难度。由于物资辅助管理系统与ERP系统无数据接口，需要依赖人工录入Excel，操作烦琐，效率不高，容易出现错误;采购过程需要同时在ERP系统、物采系统、合同系统中操作，手动录入容易存在误差;到货验收信息无法自动关联ERP系统，工作效率较低;无法对供应商进行系统性考核，无法形成统一的考核数据来源。由于部分业务在线下运行操作，有的业务环节较多，管理依靠手工完成，同時管理部门不能实时查询业务动态，跟踪、监督困难，数据统计误差较大，造成项目保障效率较低等。
1.2 需求
为全面推进智慧系统建设，完善物资仓储标准化管理体系，增强工程物资计划的全过程管理，利用当前系统的数据成果进行综合展示，为物资业务的管理提供数据支持，实现各类资源的充分共享、有效协同与合理应用，从而提高物资精细化管理水平，公司需要对物资辅助管理系统进行功能扩展和细化。
1.2.1 物资精细化管理需求
随着物资管理提效提质、风险防控要求的不断提高，物资管理部门在物资计划、采购、合同、仓储、质量、供应商等管理环节提出了更高的要求，迫切需要规范物资标准化采购流程、加强对物资标准化采购全生命周期的管控，形成全面覆盖物资供应业务链的管理系统。物资管理的质量，直接影响企业的生产、技术、财务、劳动和运输等方面的经营活动和经济效益。
1.2.2 信息系统决策分析需求
目前，很多企业使用ERP系统、物资采购管理系统等信息系统时，存在数据共享困难、决策分析不足等问题。企业要在物采、ERP、合同管理等系统中开展物资采购业务，导致物资管理部门很难统一管理、统一分析、统一决策，很难支撑物资采购全过程数据的追溯查询，无法满足物资管理部门对业务的决策分析需求。
2 企业构建物资管理信息系统的规划
第一，全面加强信息化管控，提升企业效益。构建物资辅助管理系统，进一步满足公司物资管理精细化需求，规范公司的物资管理，降低运作成本，节约工程投资，提高工作效率。同时，确保计划性与灵活性相结合，全面跟踪物流业务过程，为开展物资供应工作提供相应的支撑平台。第二，进一步加强信息共享、数据关联控制。通过数据接口技术、数据传输技术等信息技术实现公司内部各信息系统之间的数据共享。职能部门应依据计划开展各项业务，高层管理者通过信息实时查询监督业务过程，以减少管理成本，确保信息及时共享、管理透明化。物资辅助管理系统从统一数据源头管理的角度出发，以体系文件管理为标准，合理制定系统录入界面要素，可以避免数据重复，造成基层人员数据多头录入的现象。第三，统一标准化管理。不统一的物资合同、供应商、价格以及相关信息管理将导致企业出现名称不统一、不规范现象，这样一来，在采购活动中，不仅加大了核准采购计划内容的难度，还容易出现采购不准确的现象。通过规定相关信息数据标准，既能避免由于相关信息不统一带来的各业务环节之间的业务不一致现象，还可以采用计划体系控制业务链，信息共享，环环相扣，简化流程，实现流程化管理。第四，加强线上管理。全面梳理公司基础管理体系，分析管理程序中的线下管理部分，实现所有业务的线上管理，一方面，有机整合物资管理业务的各个方面，实现信息同步共享、有效控制;另一方面，通过结构化的管理全面提升物资管理效率，实现物资业务的全面管控。
3 公司物资管理信息系统的建立
物资辅助管理系统是以ERP系统为核心的物资标准化管理系统，通过ERP系统的数据接口，打通业务流程;各单位可依托该系统提高物资采购计划的上报准确率，规范物资的计划、采购、合同、仓储、结算、供应商等管理模式，可以清楚掌握总部及二级单位物资消耗，使经营管理部门通过系统扩大视野，确保预算的准确率，业务人员可通过系统实时掌握计划的执行情况和物资的流向，通过分析业务运行过程，发现业务处理中的瓶颈环节，针对性进行预警和提示;为物资供应部门及时进货、合理储备及生产奠定基础，为合理编制采购和储备方案、提高采购质量、降低采购成本和仓储费用提供依据。同时，将相关集团公司统建系统未涉及的业务纳入物资管控信息化中，与ERP系统进行数据集成，保证数据完整性、统一性，使物资管理系统程序化、标准化、规范化、联动化、流程化，以提高公司物资管理工作水平和工作效能。系统基于SpringBoot 2.0主流Web应用框架，集成Mybatis-plus数据库操作的ORM框架，Lombok+Spring AOP实现日志收集管理。
3.1 应用层
应用层用于显示系统界面并提供人机交互接口，主要采用的技术如下。①LayUI：流行的前端UI框架，具有轻量和高效的特点，界面美观，操作简便。②Html/Javascript：开发浏览器端的界面，提供PC端的用户操作入口。 3.2 服务层
服务层与应用层进行交互，接收应用层的请求，并响应页面、数据、消息等内容到应用层。向下与数据层、数据中转层交互，实现数据处理、存取功能。服务层自身通过与上下层次的沟通，完成业务逻辑，实现业务目标，所以服务层是系统的主体部分。
3.3 数据库访问层
数据库访问层封装了Mybatis-plus持久层框架，实现对数据库的管理。数据库访问层与业务层一样，提供了通用功能的接口，在编程过程中可直接解决绝大部分数据库操作问题，并映射数据库表单，将数据库与程序应用代码相隔离。通过Springboot事务封装的事务机制，防止数据库事务的强编码行为。
3.4 存储层
在数据层主要提供两种类型的数据源：一种是存储主体业务数据的Oracle数据库系统;另一种是公司的统一安全认证平台，为其他系统提供用户信息。系统整体采用UI交互，界面采用展現框架、各种应用控件封装、Ajax交互，实现整个系统稳定、高效运行。其中，各项需求与系统功能模块的对应关系如下。①数据层。管理基础数据，支持大数据量的存储，同时满足Excel、图片、PDF等附件资料的存储需要，并提供便捷的数据增、删、改及版本管理功能，为应用层提供支撑。②应用层。为业务处理者提供利用信息化系统处理各种业务的能力，从计划、采购和仓储等方面处理业务，最终完成标准化采购、资料电子化以及其他管理业务需求。③接口管理。通过信息共享各类接口，能够方便与各个信息系统进行集成。通过融合各个系统采集的各类业务数据，全面准确地提供决策的基础数据，快速实现决策分析的价值。④供应商协同。通过外网实现供应商外网注册、供应商答疑、供应商公告、供应商外部考核等，加强内外部互动。
4 公司物资辅助管理系统建设内容
调整系统总体架构设计，升级现有物资辅助管理系统总体架构，加入物资采购业务总线。将系统调整为11个功能模块及1个外部网站。以物资管理系统构建的物资采购业务链为“内环”，实现采购全过程的闭环控制。以集团公司ERP系统、电子采购2.0、合同系统业务链为“外环”，通过系统接口实现业务数据的自动上传和下载。整体实现全程线上、内部闭环、内外贯通。实现完整全面的物资管理，避免出现管理死角，减少库存积压，降低库存资金占用及库存成本。实现数据共享，方便物资管理数据的查询和分析以及对物资全部生命周期的追溯。将物资管理工作延伸至基层、作业区、站队，从基层做好物资管理工作，带动基层业务人员提高物资业务处理水平、实现物资管理标准化。加快信息传递速度，提高执行部门处理问题的时效性，使物资管理部门高度了解、准确决策、快速处理物资业务。
5 结 语
应用物资辅助管理系统，能够有效制订需求计划和采购计划，合理安排配套物资的搭配比例，使企业获得更大的经济效益。运用信息化平台，将分散的仓库物资管理信息通过互联网集中及时传送，以解决仓库多而散、管理难的问题，并以此为契机，帮助企业强化管理，真正达到提高物资管理水平、控制成本和提升生产效率的目的。物资管理工作是一项系统工程，管理工作的好坏直接影响企业整个业务活动的进程，而要做好物资管理工作，制度和规范是前提，先进的信息技术是基础。只有依靠完善的制度约束，科学合理地应用信息技术，才能进一步提升公司物资管理水平。
主要参考文献
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