企业科研经费的有效管理
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作者: 林仁莺
科学技术正日益成为经济社会发展的决定性力量,成为综合国力竞争的焦点。随着我国经济、科技、教育体制改革的不断深化,从科学技术是第一生产力,到实施科教兴国战略;从创新意识至关重要,到迎接知识经济时代、建设国家创新体系;从科学技术是引领经济社会未来发展主导力量,到提高自主创新能力、建设创新型国家成为国家发展战略的核心。同时在我国经济的快速发展下,国家对科技的重视及支持力度日益加大,不断加强各种渠道的科技经费的投入。虽然高校与科研院所是我国的主要科研机构,国家的科研经费也绝大部分拨付给他们。但是企业作为科研产品与研发的市场主体,具有强大的科研市场优势,在科学研究和科技活动中一直占有独特而重要的地位,已成为承担科学研究的一支重要力量。企业科研经费管理是企业管理的一项主要内容,而且科研项目经费管理的水平和程度直接制约着科研管理水平。因此正确认识加强企业科研财务管理的重要性,分析科研财务管理面临的问题,并积极探索加强科研财务管理的有效措施,成为企业财务管理者面临的新课题新挑战。
一、企业科研经费管理的特点
由于科研项目经费具有先行性、周转性、复杂性等特点,使得形成体系化较之其他领域的管理体系更为复杂,具有如下特点:(1)系统性和创新性。企业科研项目经费管理体系是一项综合性的系统工程,影响项目效果的因素是多阶段、多层次、全方位的,构建一个复杂的相互关联的综合系统。企业科研项目经费管理体系是科研活动的一个重要组成部分和障碍,通过对贯穿始末的经费良好的研究和管理,可以对整个研究起到开发新思路和新体系的促进作用。(2)复杂性和不确定性。企业的科研项目的少投入、多产出、多因素、多层次,构成了一个复杂的、相互关联的综合系统,而其经费的体系研究往往受到科技体系、经济政策、发展战略等众多环境因素的影响,使经费管理的效果度量更加复杂。同时企业科研项目的经济价值和政治影响力在一定程度上具有很大的滞后性和不确定性,这是由其探索性和不确定性所决定的。(3)主观性和阶段性。在企业科研项目经费管理中,往往会取决于相关人员的经验、知识水平、认识能力,同时,由于管理过程中,随机因素及不确定性的影响,会使结果受主观和人为因素的影响很大。此外,企业科研项目经费的管理体系时分阶段进行的,每一步骤都有相应的管理办法和流程,才可以更好的完成整个工作。
二、构建企业科研经费管理体系的措施
在科技文化和科研改革深入发展的环境下,需建立具有现实可用性的科研项目管理体系,科研项目经费管理体系是管理学科、专业和实践的基础,需要充分考虑复杂的实际情况,将各种知识、技术和工具手段及时融入科学的管理中,才能构建为企业科研进行优质服务的管理体系。
1.成立科研经费管理委员会。
由于企业现行部门管理职能划分各自独立,缺乏交叉,容易产生部门间“隧道视野”,影响对科研经费的全面管理效率。为了能使科研经费管理与科研项目管理有效地结合,企业应该在科研组织结构中增加科研经费管理委员会。科研经费管理委员会的主要职能在于对经费管理和项目管理进行全方位的监控,将科研项目的管理与经费的管理相结合,通过管理与控制使科研项目的进度与经费的使用进度能够相匹配,能够使科研项目经费管理真正做到“投而有效,放而有度,行而有序,管而有法”。该委员会并不需要成为具体的实体部门,是由企业领导、科研管理部门与财务部门以及科研人员共同组成,形成一个对科研项目的管理和监督机制。在项目立项之初,从不同的角度来指导、审核项目课题组的预算编制工作;在项目的实施过程中,科研管理部门的委员会成员应该负责管理控制科研项目的预算计划,财务部门的委员会成员应该控制科研项目的经费使用进度,二者之间应每月或每季度进行核对,以便于经费的使用合理化;在项目的结束验收阶段,委员会应该将项目的经费使用情况作一个完整的总结,项目结束的同时,经费也将结账,按照国家及企业相应的管理办法将项目经费进行结算。这样,就能保证整个项目的管理与经费的管理相结合,使科研经费管理真正的做到项目全过程的管理,确保了科研项目的事前、事中、事后全过程的监控管理,从而提高科研经费的使用效率,从体制上使科研经费的预算与实际开支的统一得到保证,解决当前科研经费管理中重立项,轻跟踪的问题,使有限的科研项目经费取得最大收益。
2.健全科研经费相关制度。
根据科研经费来源的不同,按照既灵活又规范的原则,对课题进行分类分层有利于科研经费的管理,要建立起科学、可操作性强、行之有效的科研经费财务管理办法和制度。按照科研经费的来源分为纵向科研经费和横向科研经费。对于以上不同来源的经费,应该制定不同的管理办法。将所有科研经费纳入企业财务部门统一管理,不论其来源渠道,均为企业收入,由财务部门统一管理、集中核算,坚持专款专用的原则。比如纵向科研经费是财政性拨款,是无偿使用的国家资金,对纵向科研经费课题的管理应遵守国家的有关财经制度进行严格审批。对“973”、“863”等国家科技攻关计划科研项目和国家自然科学基金项目的课题经费管理,应认真执行国务院和各项目经费管理办法。没有专门经费管理办法的项目按项目合同或协议执行。针对科研经费使用和管理中存在的问题,制定和完善企业科研经费管理实施细则,规范科研经费的使用。加强对科研经费的监管,及时纠正管理使用中存在的问题,纠正重视纵向科研经费管理忽视横向科研经费管理的倾向。
3.建立科研经费预算管理的流程。
为了充分解决项目管理与经费管理相对脱节的问题,在项目立项时,加强对项目经费预算的管理,使经费预算科学化、合理化。科研管理部门根据国家有关计划的课题指南内容为项目组选定合适的研究方向、题目提供咨询,按照申报条件和有关规定进行严格审查,指导项目负责人填写申请书,将立项的选题思路充分表达出来。在项目组成员编制项目预算时,科技管理部门和财务部门要一并参与。首先,项目课题组从专业技术角度,建立科研项目的任务及目标,根据历史数据分析,设置环境假设确定限制因素,协调限制因素产生项目目标的一个基本预算;其次,科研管理部门和财务部门根据国家的相关政策法规从管理角度为项目组的基本预算提出指导和修改意见,尤其是在项目的支出预算中的支出类别及其额度的控制。考虑到项目经费预算的专业性,企业可在科研部门、财务部门设立提供项目预算服务的机构,对国家纵向课题经费进行强制预算审查。对经费超过一定金额的横向科研项目,也要求预算审查,从源头上杜绝经费申请的混乱状况。完善经费使用计划和决算制度,经费的使用必须先有计划,计划由二级单位主管批准,以保证经费有计划使用,提高经费的使用科学性。对于国家项目应该采用经费决算制度,对经费使用情况在一定范围内予以公开,一方面检查项目经费使用的规范性和合法性;另一方面也对项目经费使用起到引导和威慑作用。
4.加强科研经费核算管理。
科研项目在执行的过程中,为了使科研项目经费严格按照经费预算执行,就要加强科研项目经费的核算管理和控制,主要包括支出内容控制。由于当前科研经费来源渠道较多,情况复杂,各类经费使用差异大,按照收入来源的不同,根据国家相应的项目经费管理政策,结合企业实际情况,制定出适合企业自己的科研经费管理制度,并不断完善加强。在企业制度中应该明确规定科研经费的使用原则、使用范围、使用办法和审批手续,对科研项目经费的开支范围有明确的规定,使财务管理人员及科研工作人员有章可循,有法可依,能自觉遵守有关的财经规章制度。同时规范化、制度化也有利于企业财务人员和科研人员的沟通和理解,避免财务人员和科研人员在报账过程中产生磨擦和矛盾。通常,一般的科研项目经费的开支范围主要包括:科研业务费:包括计算、测试、分析费,差旅费,图书资料费,一般性办公用品费,打字复印费,劳动保护用品和营养费,水、电、气费,研究报告、论文的印刷费和版面费,国内外学术会议的会务费,为完成研究工作的小型会议费等。试验材料费:包括科研试验必需的原材料、试剂、药品等消耗性物品的购置费,实验的动植物的购置、种植、养殖费,标本、样品采集、加工包装盒运输费用等。仪器设备费:包括仪器设备购置费、安装费,自行研制仪器设备的材料,配件和加工费,以及仪器设备的维修保养费用等。实验室改装费:包括改善实验室条件进行的安装、修理等零星费用,但不得将土建、房屋维修、实验室扩建等费用列入。通讯、网络费:包括科研必需的固定电话、移动电话等的话费,信函、包裹的邮寄费,以及网络使用费用等。
总之,通过以上措施,这样可以有效地支持科研项目全过程管理,优化目前企业科研经费管理模式,准确反映企业科研项目的实际运行状况,将企业科研经费管理扩展为事前、事中及事后的全面控制管理,来提高企业科研经费使用效率,使得用最少的科研成本完成科研项目,保证新形势下企业科研工作的顺利进行,使其产生更好的社会、经济效益。
(作者单位:浙江赞宇科技股份有限公司)
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