基于系统工程的企业档案工作管理体系的构建与实践

来源:用户上传      作者:郗滢 梁春华 刘殿春 王运玲 温波

　　摘  要：本文以中国航发沈阳发动机研究所为例，引入系统工程思想，构建以档案工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出，以使命和愿景为目标的企业档案工作管理体系。本体系旨在对企业档案工作如何正确地做正确的事进行分析，为档案工作更好地发挥固有作用和展示自身价值提供基础保证。
　　关键词：企业档案工作;系统工程;档案管理体系;档案体系
　　Abstract： In order to improve the effect of business Archives work， taking Shenyang engine Research Institute of AECC Shenyang Engine Research Institute as an example， this paper introduces the idea of systems engineering， constructs an business Archives work management system with archival work demand as input， archival work demand subsystem， technical operation subsystem， product hierarchy subsystem as core， comprehensive guarantee subsystem as support， archival products as output， vision as the goal. The purpose of this system is to analyze how to do the right thing correctly in the archival work of enterprises， and to provide the basic guarantee for the archival work to better play its inherent role and display its own value.
　　Keywords： Business Archives work; Systems engineering; Archives management system; Archives system
　　1 引言
　　企業档案工作是利用科学的原则和方法直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的综合性工作。以1978年钱学森在上海文汇报发表《组织管理的技术——系统工程》一文为标志，系统工程思想引进中国，并于20世纪90年代到21世纪初由肖汉杰[1]、韩瑛瑾[2]、孙梦芝[3]、廖岚亭[4]、翟素萍等[5]、郑元香[6]和李惠铭[7]等尝试引入档案工作实践中。周贤慧[8]运用系统工程原理将档案工作系统解构为档案工作目标、档案工作管理内容（各流程环节）、档案工作管理资源（人财物等环境）等方面。
　　本研究以中国航发沈阳发动机研究所为例，借鉴现代系统工程模型和梁春华等[9]构建的情报工作体系，构建以愿景为目标，以档案管理、档案编研、档案科研工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出的基于系统工程思想的企业档案工作管理体系，旨在以更快的速度、更高的质量、更低的成本开展企业档案工作，充分发挥档案的内在价值，为企业发展提供支撑与保障。
　　2 基于系统工程的档案工作管理体系的定义
　　系统工程思想和方法经过多年的发展，已经由朴素的系统工程思想，发展到以美国系统工程专家霍尔（A.D.Hall）三维结构模型为代表的传统系统工程思想[10]，进一步发展到以美军标准MIL-STD-499A/B和国际系统工程协会的系统工程思想为代表的现代系统工程思想[11]。
　　霍尔三维结构模型的系统工程思想集中体现在时间维、逻辑维和知识维上。时间维以工作流程为基础，以管理内容和管理目标为核心。逻辑维以逻辑思维为基础，以系统工程过程为表现形式。知识维以方法和技术为基础，以解决每一阶段、每一步骤中可能出现的关键问题为目的。
　　基于系统工程理论的档案管理体系是借鉴现代系统工程的理论和思想[11]，将其应用到档案工作中来，优化和丰富档案工作管理体系，使档案工作更加科学、高效。基于霍尔三维结构模型和基于INCOSE系统工程的档案工作管理体系分别如图1和2所示。
　　3 基于系统工程的档案工作管理体系的构建
　　以中国航发沈阳发动机研究所为例，借鉴如图1和2所示的档案工作管理体系，构建以愿景为目标，以档案管理、档案编研、档案科研工作需求为输入，以需求体系、操作体系、产品层次体系为核心，以综合保障体系为支撑，以档案产品为输出的基于系统工程思想的企业档案工作管理体系，如图3所示。
　　3.1 以统帅发展为目的，确定档案工作的愿景。档案工作愿景，旨在为开展档案工作提供目标指引和方向导航，从战略层面解决“做对工作”的问题。
　　档案工作的核心属性是原始记录的管理性和原生知识的支撑性。档案工作就是将过去完好地保存为历史记录，把现在完整地保存为原始记录，为现在与未来提供尽可能多的历史记忆和知识支撑，让历史学家有过去可研究，让政治学家有现在可研究，让档案学家能有现在可把握与有未来可预测。
　　中国航发沈阳发动机研究所确定的档案工作使命是围绕研究所航空发动机和燃气轮机的技术与产品研发和科研管理全生命周期的档案工作需求，开展档案管理、编研、科研工作，发挥档案工作“历史记忆和知识支撑”的作用，为所提供“科研发展保障，管理决策支撑”。档案机构愿景是全面建设产品一流、技术一流、队伍一流、环境一流的中国航空发动机档案研究和保障中心。 　　3.2 以输入需求为目的，构建档案工作需求体系。档案工作需求体系是围绕企业核心业务，贯穿技术与产品研发和科研管理的全寿命周期，通过档案管理与档案编研工作，实现历史记录的管理性和原生知识的支撑性目标，促进档案机构愿景和“做对工作”目标的达成。需求体系包括档案管理、档案编研和档案科研三个子体系。
　　中国航发沈阳发动机研究所档案管理、档案编研和档案科研需求子体系以航空发动机工作分解结构（WBS）为基础，以航空发动机技术与产品研发和科研管理全寿命周期为主线，以各应用门类、各载体形式、各表现形式的档案管理、档案编研、档案科研为核心，以实现原始记录的管理（查考）性和原生知识的支撑性为目标。
　　3.3 以规范指导为目的，构建档案工作技术操作体系。档案工作技术操作体系以霍尔三维结构模型的时间维与逻辑维为基础构建并由制度、流程、指导书、检查单、模板、案例等技术操作文件进行指导。
　　3.3.1 档案编研技术操作子体系。档案编研工作的时间维包括课题论证、档案研究、产品应用3个阶段，细化为需求搜集、课题论证、档案检索、档案分析、课题规划、报告撰写、产品评价等7个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图4所示。通过融入企业研发体系，确保档案编研工作对企业各项科研工作提供科學、高效、可持续的知识支撑。
　　3.3.2档案管理技术操作子体系。档案管理技术操作子体系的时间维包括归档计划制订、文件材料归档、档案保管利用3个阶段，细化为档案归档范围与保管期限的制定、档案归档计划的制订、档案归档计划的确认、档案资料的收集与鉴定、档案资料的整理、档案的保管、档案的检索、档案的利用、档案利用的评价与研究等9个子阶段。
　　逻辑维引入系统工程V字模型，如图5所示。通过融入企业研发体系，确保档案管理工作对企业各项科研工作提供“多快好省”的管理保障。
　　3.3.3档案科研技术操作子体系。档案科研操作技术子体系的时间维包括P课题论证、专业研究、产品应用3个阶段，细化为需求搜集、现状调研与分析、课题论证、专业研究、课题规划、报告撰写、产品应用等7个子阶段。逻辑维引入系统工程V字模型，如图6所示。
　　这一体系，服务于档案管理子体系和档案编研子体系，以确保档案管理与编研工作科学、高效和持续地发展。
　　3.4 以输出产品为目的，构建档案产品层次体系。产品层次体系基于对档案工作的需求，是产品规划的宏观构架和重要组成部分，既是实现档案机构的愿景的保证，又是满足档案专业人才成长的指南和牵引，从战术上解决“做对档案工作”的问题。档案产品层次体系，包括档案编研产品、档案管理产品和档案科研产品等3个子层次体系。
　　档案编研产品层次子体系包括5个层级。第一级为一次编研，如汇编、汇集、文集等;第二级为二次编研，如技术攻关总结、型号研制历程、产品简介、大事记（型号大事记）、工程（项目建设）简介、设备简介、质量事故分析记编、组织沿革、单位情况介绍、成果简介、基础数据汇编、会议简介等;第三级为三次编研，如手册、年鉴等;第四级为四次编研，如所史、专业研究报告等;第五级为五次编研，如专著、专题评述等。
　　档案管理产品层次子体系包括：件、卷、门类、项目/型号和档案全宗。档案科研产品层次子体系包括：资料汇编、综述报告、专业趋势报告、专业研究报告、专业述评报告等。
　　3.5 以支撑为目的，构建档案综合保障体系。档案综合保障体系以保障档案产品体系和档案技术操作体系的实现为目标，解决“做对工作”的问题。类似于霍尔三维结构模型中的知识维，类似于INCOSE中的项目流程、项目使能流程和协议流程，类似于流程背景中的控制项和使能项。其具体包括制度体系、人才与团队、数字档案平台和安全防护等子体系。
　　3.5.1 档案工作制度子体系。通过制订并实施基于流程和门类（横看成类侧成流）、涵盖总体、技术操作和技术基础三个层级和不同载体类型（宏微虚实各不同）的基于系统思想的档案工作制度体系，提升档案工作的规范性和系统性。
　　3.5.2 档案专业人才与团队子体系。通过引进档案专业与背景专业人才优化专业配置，通过构建基于档案专业知识、档案专业技能、档案基础能力、档案职业素养的4维π形能力素质模型，并通过基于知识与技术的5维5级人才成长模型，造就国内一流的“两专多能”π形能力素质结构档案专业人才和队伍。
　　3.5.3 数字档案平台子体系。通过建设以专/兼职档案人员、项目主管人员、档案形成人员和信息专业人员共同参与为合作机制，以记录、文件、档案作为管理与研究基础的，以与各业务系统高效互联互通完成数字输入，以档案管理与编研工作流程为主线，以大数据采集、挖掘、分析技术为辅助手段的多功能数字化档案工作平台，实现资源的数字化、管理的自动化和服务的知识化，进而全面提升档案工作的效率、质量与水平。
　　3.5.4 档案安全防护子体系。通过智能安全子体系的不断健全与完善，逐步建立起人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防护体系[12]，确保档案各方面的安全。
　　4 结束语
　　基于系统工程（SE）管理思想的档案工作管理体系集成了档案工作的全过程、全要素以及全部利益相关者，形成的管理体系构架、档案产品层级结构、横看成类侧成流的制度体系、4维π形能力素质模型等，并在实践中得以应用，突显了档案工作的价值。该体系仍需要进一步验证、改进和完善。
　　参考文献：
　　[1]肖汉杰.运用系统工程进行档案管理[J].兰台世界，1993（Z1）：38-38.
　　[2]韩瑛瑾.系统工程在科技档案工作中的应用[J].机电兵船档案，1994（3）：25-29.
　　[3]孙梦芝.运用系统工程原理解决档案馆组织管理问题[J].档案学研究，1996（1）：12-14.
　　[4]廖岚亭.试论系统工程在档案工作中的应用[J].同煤科技，1997（3）：63-64.
　　[5]翟素萍，黄新苏.系统工程方法在档案工作中的应用[J].科技档案，2000（1）：6-6.
　　[6]郑元香.系统工程在科技档案工作中的应用[J].石油化工建设，2000（3）：45-46.
　　[7]李惠铭.试述系统论在档案管理中的应用[J].北京档案，2011（6）：22-24.
　　[8]周贤慧.运用系统工程原理解构档案工作系统[J].城建档案，2015（1）：48-50.
　　[9]梁春华，刘红霞，索德军，孙明霞，刘殿春.基于系统工程的情报研究工作管理体系的探讨[J].情报工程，2018，4（4）：104-111.
　　[10]郭宝柱.“系统工程”辨析[J].航天器工程，2013，22（4）：1-6.
　　[11]国际系统工程协会（International Council on Systems Engineering）编著;张新国译.系统工程手册：系统生命周期流程和活动指南/Systems Engineering Handbook—A guide for system life cycle processes and activities[M].北京：机械工业出版社，2013，10.
　　[12]于海燕.档案安全保障体系的可持续发展研究[J].档案学通讯，2018（05）：78-81.
　　（作者单位：中国航发沈阳发动机研究所 来稿日期：2019-12-11）
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