新形势下电子档案管理存在的问题及对策

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　　摘要：新形势下，随着信息技术的不断发展，各领域都在积极进行信息化建设，档案管理领域也在不断深入现代化与信息化建设，传统的纸质档案逐步被电子档案所替代。但在电子档案的应用和管理中，也出现了很多亟需解决的问题。本文首先分析了新形势下电子档案管理工作中存在的问题，进而提出了新形势下电子档案管理的具体策略。
　　关键词：新形势;电子档案;档案管理
　　中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）04-00-01
　　引言
　　众所周知，相较于传统的纸质档案而言，电子档案具有很多的优势。尤其在繁杂的政务工作中，电子档案能够充分发挥其应有的特点，简化很多工作内容。但其也具有一些问题，比如易改性强，需要借助计算机等载体呈现，安全隐患高等，这就给电子档案管理工作带来了很多问题，值得电子档案管理人员去深思。
　　一、新形势下电子档案管理工作中存在的问题
　　1.电子档案管理得不到应有的重视
　　随着科学技术的发展，电子档案在很多企业单位，得到了广泛应用。电子档案由于自身便捷、灵活的优势特征，能够使企业各部门的工作变得高效。但是在实际的应用中，很多企业并没有对电子档案管理工作，引起足够的重视。
　　以笔者所在的乡镇基层政府机关为例，很多档案管理工作人员的工作态度并不积极、严谨，常会发生因疏忽而导致档案出现损失或遗漏的现象，这种低级问题实在不应出现。此外，不少档案管理人员，在自己的工作中行为懒散，不能严格按照规章制度，以及规定的工作流程进行工作，工作进度常不能如期完成。对档案资料信息的搜集也存在很多的遗漏，缺乏一定的专业性，对于电子档案管理的优缺点并不了解，不能对出现的问题进行及时的反馈[1]。
　　2.电子档案的使用程度低下，忽视档案的安全性
　　电子档案的设置，符合当前的新形势下的发展趋势，它是为了更好地辅助各部门的工作，以提升工作效率，因而，电子档案具有很强的实用性。但是在很多基层单位，电子档案的使用率非常低下，不少工作人员的对电子档案虽然有一定的认识，但在使用中仍习惯于查阅纸质档案，这就使得电子档案得不到应有的利用，在一定程度上，也是对电子档案资源的浪费。
　　另一方面，电子档案虽然有众多的优势，但其不可避免地也存在一定的弊端，最突出的表现就是它的安全性问题。电子档案管理不善的情况下，会使病毒入侵到管理系统中，从而造成大量的信息因此丢失或是泄露。
　　3.电子档案的更新不够及时
　　在基层的电子档案管理中，由于各种技术条件的相对欠缺，专业人员少之又少，因而档案管理工作中，电子档案的更新往往具有一定的滞后性，工作人员不能及时地根据纸质档案对电子档案进行更新[2]。如果电子档案更新不及时，就会严重影响到各部门对档案的使用。工作人员需要查阅相关的电子档案时，常会发现某些资料信息，仍旧停留在许久之前。
　　此时再对档案资料进行完善，会给档案管理工作带来很多的麻烦，完善的工作需要投入更多的人力、物力和财力，这就会使档案管理工作的效率大打折扣。另外，电子档案信息更新不及时，也会造成一些档案资料的遗失，这就会使日后的正常使用受到很大影响。
　　二、新形势下电子档案管理的具体策略
　　1.重视电子档案管理工作
　　新形势下，电子档案的应用已经成为不可阻挡的一个发展趋势，电子档案确实也表现出了很多的优势。在电子档案管理工作中，要想发挥电子档案的优势，利用好电子档案，使电子档案更好地为企业发展服务，就要加强对电子档案管理工作的重视。
　　基层领导首先要认识到电子档案的优势，重视对电子档案的管理和应用。尽可能聘任一些“复合型人才”，既要具备的档案管理的专业素养，同时还能掌握一定的信息技术，吸纳这样的高素质人才进入电子档案管理工作队伍中，能够大大提升电子档案管理工作的专业性与工作效率。此外，还要加强对电子档案管理人员的培训，定期组织工作人员培训学习，不断更新知识体系，掌握先进的电子档案管理方法，才能更好的服务于档案管理工作。
　　2.明确职责，完善档案管理体系
　　要保证电子档案管理工作的效率，就要明确各工作人员的职责。新形势下，面对电子档案管理工作中出现的问题，管理部门需要对档案管理体系进行完善，制定一套科学合理的管理体系和工作流程，让人员能够各司其职，出现问题也能更好地对应到个人。
　　例如，在对原始档案信息的管理方面，可以要求档案管理部门，在电子文件管理的各环节，都要保证原始档案能够得到准确、安全、原始的记录与保存，保障电子文件资料的真实性，确保其本身的凭证价值，使得电子档案能够长期保存，方便查阅和使用。在明确职责方面，要求电子档案录入者、保存者、管理者，以及相应的信息技术人员，要各司其职，明确各人职責以及应该承担的责任。
　　3.确保电子档案的及时性与安全性
　　电子档案不同于传统的纸质档案，在新形势下，进行电子档案管理工作必须要确保电子档案的及时性与安全性。一方面，为保证电子档案的准确性和全面性，档案管理人员要及时对纸质档案进行电子录入，不断对已有的电子档案资料，进行完善和补充，保证重要的信息不被遗漏或丢失，以免出现不必要的损失。
　　另一方面，电子档案的安全性问题也不容忽视。针对电子档案存在安全隐患，管理人员提高安全意识，严谨对待工作，尽可能减小安全隐患。同时，应该对数据恢复、数据备份系统进行完善。一旦计算机出现安全问题时，重要的档案资料能够进行恢复。此外，还要重视对网络的管理。在计算机的使用中，使用验证用户信息、限制访问权限、输入调阅密码等方法，再安装防范等级高的杀毒软件，通过这一系列举措，来提升电子档案的安全性。
　　三、结束语
　　综上所述，新形势下，电子档案管理工作的重要性不言而喻。广大电子档案管理部门及人员，要重视电子档案管理工作，明确个人职责，完善档案管理体系。与此同时，要确保电子档案的及时性与安全性。只有这样，电子档案才能更好地发挥其最大作用，保障各部门能够及时而高效地查阅资料，进而提升工作效率。
　　参考文献
　　[1]王建民.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（11）：147-147.
　　[2]刘洋，王杰.浅析新形势下档案管理工作问题及对策[J].全国流通经济，2015（7）：46-47.
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