基于办公自动化系统平台的采购业务管理实践
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【摘 要】針对企业原物资采购业务纸质审签过程中存在的业务审批不及时、数据更新慢、审批信息错误多、过程内控风险高等问题，以OA自动化办公系统为平台，开发了采购业务管理模块，实现了采购业务全流程信息化管理，提高了采购效率，降低了采购成本和内控风险。论文主要介绍实践的背景、系统框架设计、表单和流程设计、数据综合利用、实施效果等方面的内容。
【Abstract】In view of the problems existing in the process of paper-based examination and approval of enterprises' original material purchase business， such as untimely examination and approval of business， slow updating of data， many errors in examination and approval information， high risk of internal control in the process， and on the platform of OA automation office system， the procurement business management module is developed， which realizes the whole process information management of the procurement business， improves the procurement efficiency， reduces the procurement cost and internal control risk. The paper mainly introduces the background of practice， system framework design， form and process design， data comprehensive utilization， implementation effect and so on.
【关键词】办公自动化;采购管理;系统框架
【Keywords】office automation; procurement management; system framework
【中图分类号】TP317.1 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2020）03-0003-02
1 引言
神舟生物是以生物发酵和化学提取为关键工艺的原料药制造企业，该企业原有物资采购全流程均使用纸质审签，合同台账采用Excel表格人工更新，业务开展过程中主要存在以下问题：①流程审签时间长，存在不及时和事后补签现象;②审签表单为人工填写，表单填写的完整性和准确性时常出现错误，审批过程预防差错的难度大;③数据更新不及时，统计和查询时间长，数据综合利用效果差;④业务数据与财务数据之间存在时间差，对账难度大;⑤采购业务审计工作量大，风险控制难度高。基于上述问题，企业亟需通过信息化手段，实现采购业务审批流程的在线移动签署和数据的自动采集分析，提高采购效率，控制采购风险。
该企业现有的信息系统包括用友U8的库存管理模块，浪潮GS财务系统和致远A8-V5办公自动化系统。为节约项目实施的投资，同时结合企业现有的人员能力，最终确定在致远OA系统平台上，利用其业务生成器的功能，通过建立表单流程和基础信息表单之间的数据关联关系，实现采购业务的全流程信息化管理。
2 系统的总体框架
采购管理系统由数据应用层、业务流程层和基础信息层三层框架组成：中间业务流程层以物资计划、采购、入库、报销付款审批和供应商新增、变更的审批两部分为主线，共涉及了30余个模板流程，覆盖了企业采购管理的全部过程;底层基础数据层通过与业务流程层交换数据信息，形成5大类档案或台账;数据应用层通过基础信息层形成7类统计信息，为日常管理、考核和决策提供数据支撑。系统总体框架如图1所示。
同时通过配置OA系统与U8系统的集成接口，实现OA系统采购物资与U8仓库管理模块的无缝对接。
3 表单和流程设计
3.1表单设计
本文采用的系统平台版本为V6.1SP2，表单采用Microsoft InfoPath进行格式设计和控件定义，导入OA系统后进行数据类型和操作定义。系统设计过程中，重新对审批表单进行了结构化定义和完善，增加了用于流程跳转判断、数据校验、查询统计及审批所需关键信息的字段。
表单设计采用的控件可根据功能分为两类：显性控件和隐性空间[1]。其中，显性是组成表单的主体，用于表单内容的填写和审批，同时也可用于流程流转判断和数据校验;隐性控件是指表单中不显示的控件，主要用于数据校验和查询统计。
表单字段数据类型的确定遵循了如下的原则：①审批意见栏使用“流程处理意见”类型，签字栏采用“选择人员”类型;人员、部门、日期等字段采用系统响应的类型，不得采用文本框类型。②对于分类用字段采用枚举类型;枚举值个数小于等于3时，用单选按钮，枚举值个数大于3时使用下拉框。③各类表单编号必须使用系统的流水号功能进行自动编号。④针对价格的字段要求保留4位小数，针对金额的字段要求保留2位小数。⑤可从其他表单或基础信息中关联的数据，应采用表单关联类型，尽可能避免人工填写。 3.2 流程设计
根据企业采购相关管理制度的要求，设计和优化审批流程，在原纸质表单审批流程的基础上，利用系统协同、会签、告知等功能，实现表单的审批，扩大表单信息流转的范围。在流程设计中，充分利用表单控件的数据，设置分支条件的自动跳转，提高流程流转效率，保证审批流程合规性。流程设计完成后，通过系统的流程仿真功能进行流程校验，正确后方可试用。
3.3 数据校验和防差错设计
为保证表单审批过程中的数据完整性和准确性，主要采用了以下措施：①设置操作必填选项，保证填写的完整性;②通过采用枚举、数据关联、日期等数据类型，更多地利用系统数据，减少表单数据的人工输入;③利用表单的数据校验功能，设置关键校验信息，确保数据填写符合要求，如在报销流程中设置报销金额必须小于等于合同到货金额，报销开支金额和财务核准金额必须相等，付款流程中设置付款进度不得大于100%，货到付款时付款金额必须小于已报销金额等;④通过设置流程发起先后顺序，确保流程审批和业务同步实施，避免先做后批的现象，例如，合同审批结束后才能发起后续请验和报销流程，报销流程发起时必须关联入库流程等。
4 基础信息的创建和更新
利用系统业务生成器的功能，创建物料档案、供應商档案和合同台账等基础信息底表，已有数据通过系统导入功能直接导入，新增数据通过流程表单的数据存档功能创建，并通过相关联的流程表单对台账内的数据进行更新[2]。针对需要使用未结束流程中的表单数据的情况，在信息底表中设计了预写字段，用于保存该数据，能够有效提高数据利用的准确性。
例如，原材料合同台账，包括了合同的基本信息、合同到货请验、入库、报销和付款的全部信息，并设计了流程中的请验数量、报销金额和付款金额3个“外部预写”字段，以确保数据校验的准确性。该台账通过合同审批表单的数据存档功能创建数据，利用请验、入库、报销、付款等相关表单的数据回写功能实时更新台账的对应数据。
5 数据应用层的实现
数据应用层主要利用OA系统的查询和统计功能以及第三方BI软件，实现对7类信息的分类统计，包括新增供应商数量统计、供应商欠款统计、重要物料的欠款统计、物料采购数量和金额统计、物料历史价格统计、发票报销的统计和资金流出的统计，同时可根据业务需要，随时定制统计信息，为决策人员提供数据支撑[3]。
6 应用的效果及后续改进的思路
通过系统的应用，具体有以下几方面效果：①降低采购成本。通过比较分析各物料的历史价格，引入新供应商，合理地竞价议价谈判，实现了采购成本的降低。②降低差错，提高采购效率，实现无纸化办公。③规范内控。通过信息系统规范采购流程，加强审批流程控制和数据统计分析，强化对采购业务的管控与监督，有效促进了采购业务的公开化、透明化、科学化。
后续改进的主要思路：①持续优化采购流程，开发数据综合统计分析报表，提高数据利用效率;②开发采购业务和财务系统的接口工具，实现业务实施和财务记账功能的同步，提高财务记账及时性和工作效率。
【参考文献】
【1】孙慧友，赵亮.高校OA系统办公流程审批的设计与实现[J].吉林化工学院学报，2019，36（09）：79-81.
【2】马静.信息化管理系统对采购过程的有效控制[J].现代经济信息，2012（24）：37.
【3】朱翠娟，党相文，赵建光，等.中小型企业采购管理信息系统设计[J].吉林大学学报（信息科学版），2015，33（06）：723-727.
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