关于提高大中型企业管理信息系统数据质量的思考

来源:用户上传      作者: 魏星

　　摘要：随着信息技术的发展，许多大中型企事业单位开发建设了多种管理系统，但支撑系统运行的基础数据信息因多种原因造成质量不高，影响和制约了信息系统的有效运用。文章总结了统一规范标准、工作流生成数据、深入应用促完善、建立完善考核体系、加强培训等实践经验，帮助人力资源工作者提高信息系统数据质量。
　　关键词：信息系统；数据；质量
　　作者简介：魏星（1977-），女，福建福州人，福建省电力有限公司，经济师。（福建 福州 350003）
　　中图分类号：F270.7  文献标识码：A  文章编号：1007-0079（2011）36-0080-02
　　
　　20世纪90年代以来，随着信息技术的发展，国内许多大中型企事业单位开发、采用了多种管理信息系统以提高管理效率。从简单的报表统计、数据库，到ERP，近年又加入了流程管理、数据抽取等功能，管理信息系统功能日益复杂，对操作人员的素质要求越来越高。在各管理信息系统的实际运行过程中，数据质量问题日益突出，数据失真、信息滞后屡见不鲜，不同系统甚至同一系统中数据信息相互矛盾现象也时有发生。数据质量的优劣直接影响到管理信息系统的功能和应用，决定了信息系统所提供的信息能否为企业所用。如果不能提供可靠、可信、可用的数据，整套系统就失去了存在的价值。
　　笔者在电力系统有多年从事人力资源信息系统管理工作经验，经历了从报表汇总到数据库录入，从单套系统到多套系统，从多套系统到系统整合，从单机版到网络版，从事后报送到流程数据采集的发展历程，对于数据质量管理有一定的心得体会。现以电力系统人力资源管理信息系统为例，谈一下具体的经验，希望对同业有所帮助。
　　一、电力行业人力资源管理信息系统变迁对数据质量的影响
　　1.多套系统到系统整合阶段
　　处于该阶段的管理信息系统尤其应注意标准的统一和手工录入的准确性。
　　信息化管理起步较早的国内企业常是由人资管理部门根据不同业务需求分别开发多套信息系统。人力资源管理的范畴是相当广泛的，具体包括人事管理、薪酬管理、培训管理、绩效管理等。若没有事先制定统一的数据规范，多套系统上马并行后通常都会出现数据标准不统一、数据来源不统一、统计口径不统一、数据出口不统一的问题。对数据的维护者而言，同一数据经常重复录入，一致性和准确性较难保证，对数据的使用者而言，信息无法共享，使用效率相对较低。
　　顺应企业集约化发展的大趋势，笔者所在的公司对人力资源信息系统从一开始就进行统一规划、统一管理和整合资源，按照构建信息标准统一、入口唯一、在线互动、业务功能互补统一的思想构建人力资源基础数据平台。虽然在具体执行过程中仍然有许多不尽人意的地方，但正确的系统建设思路大大减少了用户维护基础数据的工作量，实现人力资源信息的共享，基本实现了为管理处提供完整、准确、及时的人员信息的功能。
　　2.从单机版向网络版发展
　　笔者所在单位的早期信息仍以单机版为主，定期通过邮件或内部网上传到省公司进行汇总，经过收集整理、排错筛查、数据汇总，形成全省统计数据，并上报总公司。由于笔者所在的公司业务遍及全省九个地市、十多个汇总单位，多数汇总单位还有下辖子公司或分公司，涉及人员众多，录入人员对字段的理解以及业务技能等方面也有较大差异，基层单位在数据录入环节就出现了不少问题，各级公司分别统计、汇总后向上级公司报送，数据量的复杂程度和字节数都呈几何级数攀升，动辄几百兆的数据传输耗费了大量工作时间，加上排错、返工、重新汇总上传，数据时效性问题在季度末、年末的时候变得尤为突出。
　　随着网络科技的发展，为解决数据质量监控滞后问题，笔者所在单位在原有单机版人资管理信息系统的基础上开发网络版。在当前宽带互联的良好技术条件支持下，笔者就能够在省公司终端上实时调阅抽取各分支机构的数据维护情况，实时进行排错，并通过电子邮件、电话等方式对基层单位进行沟通和指导，提高了数据质量，避免了数据包的频繁传递，显著提高了数据的时效性。
　　3.从事后报送到流程数据采集
　　流程数据采集是21世纪逐渐在国内普及的。10年前，笔者所在单位的人资信息系统主要以录入数据、分析数据为主的数据仓库管理形式，虽然部分数据在业务办理流程中就已生成，但真正得到充分利用还是在近几年。流程数据实时采集功能实现后，数据的实时性、准确性得到了进一步的提高，数据通过工作流程系统在不同业务系统之间传递，一旦出现问题很快就会被发现并及时处理。与此同时，特殊情况导致数据流异常的问题也偶尔发生，但只能通过系统不断开发完善解决。
　　二、关于提高大中型企业管理信息系统数据质量的建议
　　1.规范先行，统一标准
　　数据的统一规范是任何管理信息系统设计之初必须考虑的问题。无论是应用业务流程管理的大企业还是采用单套系统管理的小公司，甚至是对于简单的报表和数据库统计的单位，标准化、规范化都是信息管理必须解决的首要问题。
　　制定和完善基础信息规范是信息系统有效运行的基础支撑，是保证数据质量的重要基础，它将为管理信息系统的信息集成、决策分析提供支持。没有全面反映业务管理特点的基础信息标准，系统的深化应用将不可避免地受到制约。在系统初创期必须考虑到现有数据规范的准确性、兼容性和可扩容性；在现有系统基础上添加新的应用或对多个系统进行整合，更要彻底解决数据的一致性、唯一性和兼容性问题。此外，权限的规范设置将对关键性数据起到保护作用，数据维护权限的上收是保证数据准确性、权威性的必要手段。
　　以人力资源管理信息系统为例，通过制定涵盖组织机构、岗位体系、人事等各项人力资源业务工作的核心数据信息填写规范，统一信息代码，统一分类标准定义，才能做到信息维护有章可循，实现精益化管理。通过系统权限设置规范，才能约束员工工作的随意性，维护管控系统的权威性；通过权限分级划分，不同管理层级才能各司其职，劳动组织专责负责组织机构、岗位信息维护，人事管理专责负责人员调配、员工招聘信息维护，开发评价管理专责负责专业技术资格、技能鉴定信息的维护，培训管理专责负责培训信息的维护。
　　2.在条件许可情况下尽可能由工作流生成数据
　　通过工作流生成数据，同时将数据修改权限上收，就能够大幅减少数据录入操作，提高工作效率，同时完整地保留业务流程的原始信息，较好地保证数据的真实性和准确性，这对于加强企业的管理工作是至关重要的。
　　以人力资源管理为例，总公司招聘新员工时就已将应聘人员的基础信息核对并录入到信息系统当中，当新员工到各基层单位报到时，可直接将新员工信息流转到各基层单位，无需再次录入，既减少了重复劳动、提高了效率，又避免了二次数据录入造成的错误，保证了数据质量。
　　再如人事变动，在完善的管理信息系统支持下可自动生成人事变动审批工作流，系统自动在调入、调出单位分别生成调动信息，员工的基础信息也将自动流转到调入单位，无需由调入单位根据人事档案重新录入，大大降低了人为差错的几率。
　　工作流具有直观、快捷的特点，前一道工作流程信息中的问题很容易被发现，有利于提高管理成效。与此同时，为避免系统开发不够完善产生的错误，管理部门也应及时主动地对数据进行分析和纠偏，把好数据维护关。如笔者所在单位的某基层公司在进行人员变动操作时误将变动原因由“成建制划转”维护成“单位间调动”，且将几名不属于划转范围的人员也做了划转操作。工作流中的问题在上级单位业务审批过程中被及时发现并得到了纠正。

　　3.充分发挥信息系统运用效能，扩大应用面以促进系统逐步完善
　　优质的数据来源是管理信息系统有效运行的基础，同时管理信息系统的高效应用也对数据的质量提高起到重要的促进作用。对于一个拥有数万名员工的大型公司，笔者所在单位的员工基础信息及人资业务信息产生的字段数据达数上千万个，而且还在不断增加。丰富的数据资料得不到充分利用就造成劳动的浪费，进而影响员工工作积极性；反过来说，提高对信息数据的利用广度和深度同样可以有效地校验基础数据的维护质量，反馈的情况可作为错误提示告之相关人员及时改正错误信息。
　　首先，增加统计分析的应用，主要根据业务需求设计新的统计报表模板，通过系统取数生成报表。通过数据统计和分析发现问题，对不合理的、异常的数据进行反查。例如笔者曾通过月度统计报表发现某月较上月新增一名博士生，但笔者知悉近期并未录用博士学历的员工，通过反查就发现学历信息维护错误。
　　其次，推广自助信息平台的应用，使每位员工都可以看到自己的信息，既提高了单位人力资源管理工作的透明度，又加强了信息核对的力度，最终显著提高了信息的准确性。
　　第三，将数据与管理实际进行比对寻找偏差，将数据维护的差错校验以强制修改和提示性修改两种方式整合在管理信息系统当中。例如在某项工作过程中发现涉及个别职工部分必填字段未填，字段内容属单一性重复维护，就必须以强制修改的方式在系统中通知维护人员修改；对于其他情况如参加工作时间小于16岁、合同到期时间已过等，可以通过提示性方式提示维护人员检查数据正误。
　　4.建立完善、合理的数据质量考核体系
　　管理信息系统是现代企业管理的重要工具，各使用单位必须结合系统运行情况，制定系统应用评价标准，建立数据质量考核体系，做到系统维护有章可循，评价有据可依，让员工认识到管理信息系统的权威性、重要性，促进数据质量的提升，有力地保障系统的运行和应用。
　　在管理信息系统普遍实现流程化的大背景下，信息系统考核评价体系的重点应放在数据的准确性和完整性上。以笔者所在单位的人力资源管理信息系统为例，数据信息分为重要、一般、其他三个级别。姓名、性别、出生日期、参加工作时间等字段及学历学位子集、职务子集、职称子集等核心数据为重要信息，籍贯、户口性质等字段及语言能力等子集列为一般信息，复转军人信息、其他资格、奖惩信息等子集列为其他信息。通过正确信息项与总信息项的比值可得出信息的准确率，再按重要和一般两种信息级别设置权重计算总分，并将其他信息的完备度作为加分项进行评价。
　　
　　
　　考核评价检查方式主要包括系统校验、远程抽查、现场查阅核实结果等，在此笔者不再一一赘述。
　　根据考核结果，可以横向对各单位进行评价，并将评价情况告知各单位，促使其改进工作、完善信息数据，也可将历次考核结果纵向对比，了解各单位管理信息系统维护工作的发展情况，并据此进行有针对性的指导。
　　5.加强员工培训
　　以上几个方面主要是从管理上、技术上对数据质量控制进行探讨。而作为信息数据的直接来源，信息维护人员的素质却是至关重要的。信息维护人员对自身业务的管理规章制度了解程度、对相关专业的业务熟悉程度以及工作态度将直接决定数据质量的高低。因此必须加强管理信息系统维护人员综合业务素质的培训。根据笔者经验，管理信息系统维护人员的培训可采用分层次培训和现场培训等多种手段。
　　不同的系统使用者使用需求大相径庭，因此应根据不同的业务权限，为领导层、操作层等不同使用者编写不同的操作手册，并分别进行侧重点不同的分层次培训。对领导层的培训通常以多种查询、分析功能为主；对操作层，则侧重于系统的全面使用、数据的录入维护为主。
　　对数据录入人员而言，只有更精于自身业务，信息维护才会更完整准确，同时也能更好地保证信息维护的及时性。业务知识欠缺、理解上的偏差和系统操作问题造成的错误是不可避免的，曾出现将“高级工”维护成“高级工程师”的错误，为防止重复出现此类低级错误，就必须安排现场培训，主要讲解典型错误的分析。针对某单位发生的典型案例做成截屏，并进行分解分析，同时制作正确的操作图解下发各基层单位，避免再次发生同样的错误。
　　实践证明，科学的系统培训能够有效提高系统操作人员的业务知识水平和实际操作能力，对提升人力资源信息数据质量有着非常重要的意义。
　　
　　（责任编辑：孙晴）

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