与时俱进，提高中职学校项目档案管理效率
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[摘 要] 档案管理是对某一单位的实际建设与发展工作进行记录的相关材料，不仅可以客观呈现单位各项事业进展的过程，同时还能够展现工作当中的漏洞与不足，通过研究档案可以更好地总结教训、认识不足，进而探究改进的策略，保证档案管理工作的有效推进。对一所中等职业学校来说，在当前现代化管理趋势日渐兴起的形势下，作為一名档案管理人员，需要用发展的眼光对待档案管理工作，与时俱进，大力提高中职学校项目档案管理的效率。在此对如何与时俱进，如何提高中职学校项目档案管理效率进行简要探究。
[关 键 词] 中等职业学校;档案管理效率;提高策略
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）13-0286-02
在当前我国现代化建设事业蓬勃推进的形势下，如何提高教育教学效率，如何为国家输送更多的专业化建设人才成为全社会广泛关注的焦点。为了保证我国社会主义现代化建设可持续发展，我国大力兴办了职业教育，集中优势力量发展中等职业教育和高等职业教育，同时一大批中等、高等职业院校被不断兴建起来。笔者就是在一所中等职业学校项目办工作，主管档案的整理工作。学校每年项目资金上千万，学校项目建设轰轰烈烈，档案材料成海量增加，因此我们在工作中不断寻找不足，积极探究工作新方法和新思路，依照上级要求制定标准、收集档案、整理规范、归档存档，保证了档案建设的有序、清晰。同时，我们积极学习、不断“充电”，不断提高工作能力，提高了我校项目档案工作的时效性。
一、中职学校项目档案管理工作存在的问题
（一）档案管理工作协调性差
对一所中等职业学校来说，需要进行项目建设的部门较多，每一个部门都是一个独立的体系，所以在项目建设的过程中各自为战的现象极为普遍，而项目档案也是各个部门单独整理的，彼此之间不存在沟通和协调的可能，透明度几乎为零。在这种情况下，项目办不能介入其中，对过程性材料档案整理不及时，在最后再想进行监管，其难度也就可想而知了。这种情况造成档案实际管理部门的工作积极性和工作的实效性大大降低，严重制约了项目档案的组建、归档、整理、分析，制约了档案信息化的进程，降低了项目档案管理的效率。
（二）档案形式过于传统、单一
当前中职学校项目档案的采集形式大多还留存于手工操作的模式，对档案进行整理的过程也大多通过手工进行，如果项目较少、项目档案数量不多的情况下还能从容应对，但是一旦学校中的项目数量较多、档案呈几何倍数增长的时候，那种传统的手工模式的弊端就显现出来，不仅档案处理的速度极慢，还极有可能出现错误，大大占用了项目办项目档案管理人员的时间和精力，给档案的整理、归档、后期的查阅带来了更大的难度，导致项目档案管理工作提升缓慢。
（三）项目档案管理制度不完善
因为传统的工作理念中，人们更加注重工作的实效性，对档案的留存与管理相对弱视，根本没有制定相对完善的项目档案管理制度，没有形成强烈的项目档案管理理念，工作中存在较多的漏洞，经常会出现需要进行归档的资料被遗失或者没有进行有效整理的局面，严重束缚了项目档案的管理工作发展。
（四）项目档案管理人员素质有待提高
我国中等职业学校对教学工作、教研工作、学校项目建设工作更加重视，但是总认为项目档案管理是一项可有可无的工作，对学校的发展意义不大，且对此项工作不闻不问，更不会定期或不定期地组织档案管理专业知识与技能的培训，因此项目档案管理人员整体素质水平较低，需要进一步提升。
二、提高中职学校项目档案管理工作的有效措施
（一）建立管理部门，强化管理意识
在学校没有组建项目办之前，学校各个部门的项目建设均处于无政府状态之下，各个部门各自为政、互不沟通，致使整个学校的项目档案管理工作几乎处于瘫痪之中。为了切实改变这一不利局面，大力提高学校项目档案管理工作实效，学校首先组建了项目管理办公室，负责对学校各个建设项目的过程性档案进行及时的总结、收集、整理、归档，并按照上级相关要求按时封存、分析、统计、总结，实现了学校各个项目建设材料的完整、规范。毕竟当前社会各个行业都在不断的发展与进步之中，项目档案管理也是在不断前行的，管理人员的思想意识也必须保证与时俱进，保证和时代发展与工作的需求相同步，集中做好档案建设工作。中职学校项目档案管理人员需要及时转变工作观念，不断提高项目档案管理意识，把科学发展观作为学校项目档案建设的指导纲领;要增强项目管理人员的服务意识，不端架子、不高高在上，主动降低身段、不等不靠，深入项目建设实地进行考察，进行项目档案的收集整理工作，保证档案的完全、规范。要严格按照国家对项目档案管理的相关法律发挥和上级领导部门的要求切实开展档案管理工作，把项目档案管理工作纳入学校的工作计划中，制定学校管理规章制度时一定要把项目档案的建设单独列出，并作为最后进行考核的指标之一，借此强化项目档案管理人员的思想意识，提高中职学校项目档案管理效能。
（二）广泛收集档案，注重科学管理
中职学校项目建设档案是学校对项目确立的科学性、项目建设的进展、项目建设的意义及制定后期相关完善措施的重要依据，因此必须保证项目建设材料的完全、完整与完善，才能为日后的相关工作形成重要的依据。首先，项目档案管理人员需要把项目建设过程中的档案材料目录、种类及时通报给项目建设的实施人员，让项目建设人员明确哪些属于档案材料，是应当进行留存和整理的，便于在实施中进行有效的整理;其次，项目档案管理人员需要把项目建设的各项指标文件进行及时归档，并定期检查整理各项档案资料，把能够搜集到的各项资料及时归档，确保档案的齐备、完整;最后，对项目实施过程中的各项书面资料进行及时搜集，需要格外注意那些已经向领导请示但是没有得到批复，或者有批复意见但是不清楚是否请示的文件，项目档案管理人员都需要进行查询，做到项项落实，并及时归档。档案中有许多是经由上级领导部门下发，需要分发到各个项目实施现场材料，档案管理人员需要把原件进行留存归档，只把复印件进行分发即可。 （三）建立管理制度，规范工作进程
规章制度是保证工作稳定、高效、深入、扎实开展的重要因素。为了确保中职学校项目档案管理工作的良好进行，首先，需要制定并完善项目档案管理工作标准，制定档案从收集整理到类别划分，到归档处理，到数据采集，到统計分析，到进行评价等各个环节的相关标准，项目档案管理人员依照标准进行档案管理工作，可以有效杜绝漏洞的产生。其次，需要建立项目档案管理工作规章制度，以国家及上级领导部门制定的各项法规为根本，以本校的实际情况为依据，确保制定的管理制度的科学性、严密性、规范性，并在不断的工作中及时针对管理制度中的不完善之处进行改进，确保项目档案管理的各个环节当中管理人员要认真履行职责，以高度的责任感和使命感投入项目档案的管理工作中，杜绝任何工作疏漏的出现。同时还要加大问题追责制度建设力度，对那些在工作中出现失误及疏漏的现象和个人，需要进行追责，找到问题出现的根源，将问题落实到人，并给予相应的处理，以惩前毖后，保证类似问题不再出现。
（四）强化业务能力，提高工作水平
随着社会的发展，中等职业学校项目档案管理工作的要求也在不断发展，这就需要档案管理人员同样需要不断发展、不断提高，与时俱进，适应工作的实际需求。所以作为一名中职学校项目档案管理人员，必须要做到精通业务、热爱本职工作，不断强化自身的业务素质建设。首先，中职学校项目档案管理人员需要积极参加各级领导部门组织的档案管理业务能力提高培训活动，掌握更多的现代化的档案管理技能，掌握更多的现代化档案管理手段，能够操作更为先进的现代化档案管理设备。项目档案管理人员需要明确的一点，就是档案的数字化、网络化、信息化必将成为今后档案管理发展的必然趋势。另外，学校需要积极选拔那些能够熟练使用电脑、具备一定的网络知识与能力、具有高度的责任心和使命感、具有强烈的奉献精神、热爱档案管理事业的优秀教师投入项目档案管理人员队伍中，不断加大项目档案管理工作的资金投入力度，采购更多的、更先进的现代化档案管理设备，提高中等职业学校项目档案管理工作的效能。
（五）采用现代技术，提高工作效率
传统的中等职业学校项目档案管理工作中，一般是采用人工方式进行档案的归类、整理的，管理人员按照自己的标准、依照自己的理解进行档案材料的分类，尽管档案目录是统一的，档案的标准也是统一的，但是因为人与人之间的差异，导致文件的分类出现较大分歧，同时也给项目档案的归档、整理、统计、分析、查阅等后续工作带来了较大影响。因此可以采用现代化的分类、统计、整理技术，用计算机技术来模拟传统的人工立卷的方式，把各个类别中各种条目的档案进行相应的归类，然后按照归类后的目录进行档案的整理即可。也可以把各种档案材料的名称录入电脑，按照归档时间先后顺序或者音序进行排列，然后再按照相应顺序进行实际材料的归档整理。这样一来不仅归档的顺序得到进一步明确，归档的难度大大降低，同时在查阅档案的时候其难度也大大降低，提高了档案管理的效能。现形势下，广西档案局提出了档案综合管理系统，目前是GD2016版本，它的主要特点是档案专业性强，体现新的档案管理规则;可接受GD2000 3.0、5.0等软件目录数据;使用专业数据库，数据安全且稳定。
总而言之，在当前社会科学技术快速进步的大趋势下，作为一名中等职业学校项目办的工作人员，需要用发展的眼光对待工作，用规范化、制度化、信息化手段开展档案的组建与管理工作，不断提高中职学校项目档案管理工作的实效性，保证中等职业学校项目档案管理工作与学校建设、发展工作的扎实推进。
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编辑 陈鲜艳
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