成品油销售企业费用管理探讨
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【摘要】当前成品油成本高企，升油毛利空间狭小，获利能力较弱，严重影响企业的生存发展。费用精细化管理对于提高企业盈利能力具有重要意义，本文从加油站费用管理的角度提出了费用定额管理方法，结合工作实际，从费用定额制定的原则、范围、影响因素、管理组织和具体措施等方面全面疏理了管理方法，从而引导企业费用管理由“宽泛松散”向“专项专业”的转变。推动库站费用精细化、标准化管理，强化员工效益意识，促进费用规范、受控，全面提升库站核心竞争力。
【关键词】成品油；加油站；费用定额
为进一步加强库站精细化管理水平，引导费用管理由“宽泛松散”向“专项专业”的转变。认真落实费用精细化管理方案，推动库站费用精细化、标准化管理，强化员工效益意识，促进费用规范、受控，全面提升库站核心竞争力。我们组织开展了加油站费用专项调研，深入研究节能降耗措施，制定了加油站费用定额管理方案，该方案在分公司试点执行，效果明显，部分费用项目得到了有效的控制，费用列支规范、受控，费用报销流程更趋便捷，零售费用精细化管理工作得到了加强。
一、基本原则
一是激励与约束原则。定额的制定必须起到导向性作用，要促使加油站降本增效，切实发挥好费用资源的效益。
二是尊重历史成本原则。大部分加油站已运营多年，实物耗费已经相对稳定，在制定定额时，充分考虑历年加油站实际发生的经济事项。
三是客观性原则。由于加油站所处地理位置、资产规模等不同，个体间存在很大的差异，定额充分考虑了加油站当地的环境、物价水平以及经营规模。
四是“以人为本”、“安全至上”“满足正常生产经营”的原则。在保证加油站职工生活水平的逐步改善和加油站职工技能水平的提高，确保加油站运行安全的基础上核定定额。
五是重要性原则。在制定定额时，重点考虑日常费用，无规律可循的费用项目，做为预算外费用管理。
六是简便、可操作性原则。在所有零售环节费用项目选择标准定额管理时，由简到繁、由易到难，做到成熟一项推广一项。
二、费用定额范围
所有零售环节费用项目都是费用定额的范畴，基于以目前加油站费用发生的规律习性，按照是否设定定额目标，我们把费用分为两类，一类为定额费用项目如办公费、差旅费、通讯费、人工费、日常修理费、检测费、二次配送运输费、银行上门收款费、物料消耗等；另一类不设定定额目标，在费用发生时由公司预算管理办公会议单独进行审批，如租赁费、宣传费、警卫消防费、项目修理费等。
三、制定费用定额考虑的因素
1、明确费用控制主体
根据对费用发生可控性，我们把费用进行分类，一类费用由公司机关进行控制如：人工费、项目修理费、租赁费、银行上门收款费等；另一类费用由加油站层面进行控制如办公费、差旅费、通讯费、合理损耗等。根据费用主体的不同，明确各责任部门的控制责任，重点是加油站层面费用控制。
2、结合我们费用预算科目设置，定额项目的设置与网上报销系统预算科目一致
我们共设置了加油站一级费用定额项目十三个，分别是办公费、水电费、电话通讯费、差旅费、租赁费、维修费、广告促销费、排污费、检测费、警卫消防费、地方行政收费、自用产品及消耗、其他费用，根据具体构成的不同，每个一级费用项目又分为若干明细项目。一级费用定额项目与网上报销系统预算科目完全一致，容易理解、便于操作。
3、科学分析各项费用的支出性质，对费用定额项目进行细分
（1）消耗类的费用项目
包括办公费、水电费、电话通讯费、自用产品及消耗，这几项费用的发生额与消耗量有关，并且受各地消耗价格的影响，可以根据油站属性核定定额消耗量，然后根据消耗量、消耗价格计算出预算额度。
（2）专项类的费用项目
包括差旅费、租赁费、专业服务费、警卫消防费、排污费、检测费、地方行政收费，这几项费用与油站性质、地理位置等客观因素相关，可以根据每项费用的明细项目制定支出频率，然后根据支出频率、每次支出标准计算出预算额度。
（3）管理类的费用项目
包括招待费、维修费、广告促销费、其他费用，这几项费用与管理水平、市场环境有关，公司可以进行总体控制，然后根据实际需要下达指令性计划定额。
4、合理制定了加油站各项费用定额的标准。
为统一口径开展定额管理工作，避免出现大的差异，结合各业务部室在大量调研的基础上，广泛征求加油站意见，制定了几类型加油站各项费用的定额标准（如按加油站单站日销量分类）。在费用核销时，要求各加油站严格执行定额标准，差距较大时必须说明原因，保证了定额的公平性。
四、定额管理组织
定额费用标准相对稳定。随着经营情况的变化，费用定额标准可能要有所调整，定额费用的及时调整以满足生产经营的需要为决定性因素。分公司要成立以主要领导或总会计师任组长，业务、财务、人事、加油站等部门人员组成的加油站费用定额领导管理小组，负责定期对加油站费用定额进行核定修正，确保定额指标符合实际需求。
五、费用核定具体方法
1、费用项目定额明细
（1）人工费
人工成本由人事部门负责，确保控制在上级公司的预算之内。生活费、劳保费等项目按照省公司标准执行。
（2）电费
可以单站日销为标准，把加油站分类：如按单站日销量分为四类，4吨以下、4至8吨、8到12吨、12吨以上。结合是否有标准便利店、用电器功率大小和不同季节用电时间，分别核定各加油站月用电额度，分春秋季和夏冬季，确定电费定额。
（3）水费
首先按照是否安装城市管网进行分类，属于自有水井的，只核定水资源使用费，不再核定水费，适度考虑电费；属于城市管网的，根据加油站所处的位置、销量等因素分别核定消耗量。安装有洗车设备的，根据实际洗车量和单车耗水定额另外确定用水量。确定用水量后，查找加油站定额费率表，确定水费定额。
考虑到部分加油站地下水污染无法直接引用，核定一定量的桶装水，例如：每月每站十桶水。
（4）物料费
根据加油站规模大小和业务量大小对加油站进行分类，按照类别核定费用额度，适当考虑物价差异。如物料费，根据加油站当年纯枪销量规模，把加油站分为四类，一类站每月100元，二类站每月150元，三类站每月200元，四类站每月250元。
（5）办公费
各加油站办公用品需求差异不大，主要是笔、纸张、色带等办公文具费用，例如：办公费每站每月定额100元。
（6）电话费、通讯费
按照加油站销量分两类5吨以上加油站150元，5吨以下加油站100元，以网通公司票据为准，超支自理。
（7）差旅费
根据加油站距离公司的距离、需要乘坐的交通工具、日常需要外出办公的人员岗位、外出办公次数分别核定各加油站差旅费定额。如市区加油站每月核算员、发卡员需要去公司机关办公4次、每次均需需要乘坐公交车，单次乘车费用为2元，每月去公司对帐的差旅费为32元，加计其他外办公的费用后，该站每月的差旅费定额为50元。
（8）维修费
把维修费分为日常维修和专项维修两类，日常维修费桉照加油站规模和销量大小进行分类，分类别核定费用额度；项目维修由公司投资部根据加油站实际和公司经营需要，按月列出维修计划，报公司预算管理办公会议讨论审批。
（9）业务招待费
一般情况下不予核定业务招待费定额，确需发生时，遵照部门管理分工，按单次审批原则，由主管领导进行审批。
（10）检测费
按照质检部门的国家规定收费标准或是双方协议的收费标准执行。
（11）宣传费、警消费、广告促销费
由于上述费用项目影响原因复杂，不宜确定费用定额，建议对这此费用项目制定了年度降费增效措施，提出年度降费增效目标，由责任部门负责落实，有效的控制了费用额度的增加。
2、梳理各项费用管理制度，强化对定额标准的日常控制
（1）明确网上报销系统中各项费用预算的控制方式
网上报销系统中定额费用直接上网无需再审批，定额以外费用先审批再上网流转。各项费用预算的控制方式设置为月度滚动控制，引导加油站均衡列支费用支出，突出定额标准的强制性。专项类的费用项目发生次数有限，设置为年度滚动控制，加油站可以自由选择报销时间，当然额度必须控制在预算范围之内。
（2）修订各项费用的审批权限
未实行定额管理前，加油站发生的各项费用支出实行分公司经理审批。实行定额管理后，可建议只要加油站发生的各项费用支出在定额范围之内，无论数额多大，我们都认为是合理的，因此没有必要设定限额，只要部门负责人或总会计师审批就可以入账，大大节约了单据流转时间，提高了工作效率。
（3）加强了对管理类费用项目的控制力度
管理类的费用项目中，年初仅分解给各分公司日常所需的招待费、维修费、其他费用，大型维修项目、统一筹划的广告促销费、节假日员工活动经费等在实际发生时临时追加，各公司统一标准，确保专款专用。
3、制定考核激励措施，培养基层员工降费增效积极性
降费奖励：加油站发生的定额费用项目实际发生与预算进度相比，节约30%左右的部分奖励给加油站员工，这部分奖励可以在节约的费用项目中列支，也可以向公司申请调整其他费用项目，但必须保证在加油站使用。
4、其他事项说明
（1）停业站核销部分费用，按比例核销电费、电话费、交通费等，销量不达标站，可按实际完成销量对应费用限额核销。（2）物料费实行定额管理，小维修费用不在单独核销。（3）除定额外费用，其他费用按预算外费用程序办理，审批后核销。（4）月初加油站报销的所有费用明细必须在站内公开栏公示，接受员工监督。
费用定额管理方案实施以来，成效显著，费用列支日趋规范、受控，报销流程更趋便捷。进一步的将精细化管理、降本增效工作落到了实处，强化了员工的效益意识，增强了全员向管理要效益、向节约要效益的理念，零售精细化管理工作得到了加强，提升了加油站的核心竞争力。
作者简介：杨艳伟（1977―），男，大学本科，注册会计师，高级会计师，中国注册会计师协会会员，河南省会计师协会理事，中国石油河南新乡销售分公司总会计师。
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