试论企业档案管理存在的问题及对策
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作者: 王虹
摘 要：新形势下，企业档案管理工作如何更好地发挥其应有的价值和作用，如何为企业的生产经营提供有效服务，是当前企业档案工作者面临的重要问题。下面就企业档案管理工作现状及存在问题，提出一些对策。
关键词：企业档案管理；存在问题；解决对策
企业档案是企业的重要信息资源,为企业的经营和发展提供重要的参考依据。企业档案管理是企业的一项基础工作，其作用的大小、价值的体现和地位的高低，是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而提高的。新形势下，企业档案管理工作如何更好地发挥其应有的价值和作用，如何为企业的生产经营提供有效服务，是当前企业档案工作者面临的重要问题。
1 当前企业档案管理的现状与主要问题
1.1 档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这支队伍的文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
1.2 档案管理的手段与方法落后目前， 国内大多企业的档案管理仍采取手工作业的方式。文件立卷归档后，档案工作人员需对其进行整理编目。机械的手工作业，不仅劳动量大、耗时多、速度慢，使得档案管理人员无暇顾及编研和科技开发。同时，档案利用者直接到档案室查阅档案，不仅案卷调阅频繁磨损严重，而且检索速度慢、查准率、查全率低。虽然一些企业档案部门配置了现代化管理设备，实现了计算机管理，但从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，其实不少企业是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在本档案室内部案卷级和文件级的目录编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着企业的发展，归档的文件数量日益增加，档案利用量不断提高，若不改变当前这种局面，今后档案管理工作将陷入十分尴尬的境地。
1.3 档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。
1.4 归档的档案不完整有的企业由于衔接不力， 一些人员责任心不强，造成了大量未整理的档案资料积压、未收集、收集后丢失、档案分类不统一等问题。新的档案人员由于业务不熟悉，不能及时整理资料，无法快捷提供服务，给工作带来了极大的被动。
1.5 在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个人就来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
2 加强企业档案管理工作的的对策
2.1 重视档案工作人员专业技能和素质的提高
档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案人员的素质直接影响到档案的利用在企业人心目中的形象。所以，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先，档案人员要熟悉工作流程，在档案接收、整理、归档、入库、上架的过程中严格把关，及时录入微机，使利用者通过OA办公系统方便查、借阅。把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作的各领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变，扎实有效地推进专业继续教育。
2.2 注意搞好档案信息资源的开发利用开发档案信息资源为企业服务，是档案工作的根本宗旨，也是实现档案价值的根本途径。在信息社会和竞争激烈的环境下， 对信息的重视与否和利用得是否充分，对企业的生存发展起到十分重要作用。实践证明，哪个企业档案信息开发利用得好，对企业的经营决策起的作用大，哪个企业的档案管理工作，就能引引起企业领导的重视。所以，企业档案管理总部门应当充分发挥信息资源优势，把档案信息资源的开发利用，作为档案管理的一个重点来做。
2.3 调动档案管理人员积极措施，档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。
2.3.1 增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作充满竞争活力、开拓创新的新局面。
2.3.2 更新观念，实现自我价值。有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己对企业的影响。这就要求相关领导人员做好档案管理工作的宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，有为才能有位，使档案工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
2.4 加大档案开放和提供利用力度要加快档案的整理步伐， 特别是按照《档案法》的规定，加大室藏形成满30年档案的鉴定和开放力度，尽快做到应开放的档案资料全部开放，要完善利用制度，简化利用手续，积极向利用者提供档案资料。要把档案利用服务向基层延伸，向职工倾斜，通过送档案文件下生产一线，利用企业局域网和广播、报纸等媒体发布档案信息等形式，不断创造其它新的便利企业和职工利用档案的档案利用形式，推出职工关心，企业需要的档案信息。例如，我公司的档案室职合人力资源部， 对涉及民生的各类档案优先进行整理、编目、划控、数字化工作，为解决职工的生活等问题发挥了显著作用，深受群众欢迎。档案室为职工房产过户、办理养老保险、医疗保险、工伤保险及其它各项待遇，提供知青档案、工龄档案、特殊工种档案等大量档案资料，为落实国家政策和维护职工利益发挥了重要作用。
3 结束语
总之，做好企业档案管理工作，有效地为生产、经营等各项工作服务，是档案工作者义不容辞的职责。企业档案管理人员应积极探索新形势下档案管理的新模式，主动为企业生产经营工作服务，为社会经济做出应有的贡献。
参考文献
［1］ 甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设 ［J］．泸天化科技，2009.
［2］冯会玲.档案管理学［M］.北京：中国人民大学出版社，1999.
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