全面预算管理与ERP的互渗 优化成本管理

来源:用户上传      作者: 甘 霖

　　[摘要]全面预算管理已经被大多数企业所接受和实施。单一的预算管理没有ERP的支持,已经很难满足企业的需要。本文结合长炼分公司油品管理处的实践,提出了全面预算管理与ERP的有机渗透,优化成本管理。
　　[关键词]全面预算管理 ERP 成本管理
　　
　　单一的全面预算管理采用“人盯人”的监控方式,效果不够理想;ERP实施初期,成本管理无控制目标,没有发挥出应有的作用。近年来,长炼分公司油品管理处做到全面预算管理和ERP二者的相互渗透,有效的优化和控制成本。
　　一、全面预算与ERP的互渗之前成本管理的漏洞
　　⑴实施初期认识上的误区
　　认识误区表现为企业全面预算目标缺乏权威性、执行缺乏严肃性、实施结果缺乏激励性;全面预算管理口头上喊重要,行动上次要;全面预算管理中全员成本控制、参与成本管理意识不高;认为全面预算管理是卡基层单位的成本费用;企业认为操作ERP是增加工作量,认为多年来管理层及操作层都已轻车熟路的管理方式、工作方式、考核方式等进行变革,涉及部门多,其转变过程存在较大困难。
　　⑵全面预算编制与应用形式化
　　分公司将全面预算管理作为企业财务管理活动水平高低的一项重要指标,但在实际的运用过程中,成本预算管理的形式重于其内容,具体表现预算管理重在编制;主要是采用电子表格采取数据、分析数据,缺乏信息化系统支持,自动化和网络化水平较低,导致预算效率低和数据准确度差。分公司预算内容大多注重财务等指标,与之相关的业务指标、评价指标反映得不够充分。
　　⑶预防控制成本能力差、成本管理无目标
　　企业ERP系统与全面预算管理系统分离,成本控制无手段、无目标,无法实现自动控制,没有实现人机控制,全凭人为控制。预算自上而下确定后,在执行过程中由于各部门之间信息沟通不够,不能对执行预算过程进行有效的监督,预算的可执行性差,严重影响成本控制;ERP对成本预算的前期预测、前期控制差、成本控制没有基准点,谈不上优化成本管理。
　　因此,全面预算管理与先进的ERP管理平台渗透在一起,才能有效地发挥两者的作用,以满足全面预算管理查询集成化和ERP有目的控制要求,有效的优化成本管理。
　　二、全面预算管理与ERP的互渗,优化成本管理的对策
　　⑴二者互渗,优化成本可行化
　　油品管理处是站在市场最前沿,市场需要什么油品,必须按市场所需生产,油品质量提升等需要增加生产、质量、安全成本;成本变数多,难度大;因此,全面预算管理与ERP的相互渗透,ERP实现预算的实时监控;进一步细化预算、硬化控制提供现代化的手段,避免一些人为因素,也体现预算管理事前计划和事中控制思想的重要手段。
　　⑵二者互渗,成本管理全面化
　　全面预算管理具有全员、全额、全程等特点。“全员”是指预算过程的全员发动,“预算目标”的层层分解,人人肩上有责任,让每一个员工学会算账,建立“成本”、“效益”意识。“全额”是指预算金额的总体性。以分公司下达的预算费用指标为核心,以现场实际发生成本为基准点,以每月成本预算作为时间控制点,通过ERP查询编制全面预算报表。“全程”是指预算管理内容的全程化,内容涵盖油品管理处各种成本要素,生产经营管理的能耗、固定责任成本等方面,已具体到油品管理处每一车间、每一个作业班长、每一个员工、每一件事,每期一批作业计划。
　　全面预算管理突出“全”等特点,ERP又是“信息流、资源流、成本流”合一的系统,二者的相互渗透能把复杂的事情简单化; 把简单的事情标准化; 把标准的事情表格化。
　　⑶二者互渗,控制成本手段科学化
　　油品管理处成本随生产变化有如下特点:①原油性质变差,油品调合增加,能耗、调合成本增加;②适应市场的需求,油品质量提高,质量成本增加;③品种调整、隐患整改多,修理、安全成本变化大;④岗位联系协调多;劳务、消耗材料、通讯费用等成本变化大等;这些都造成成本变化的因素,是油品管理处成本管理的难点。
　　为解决这些难点,一是全面预算数据的ERP控制。油品管理处预算每月由各路管理人员申报、汇总、审核之后自动传送到分公司预算中心和主管专业处室审批。预算专员每月将分公司全面预算委员会讨论通过的算数据导入到ERP中,由ERP系统自动控制。即将某个科目的预算值和实际值进行对比,凡是超过预算导入指标的数据,ERP会自动强制控制,不能继续向下做业务,以“机器管人”的内部控制功能得以真正实现,达到过程控制的目的。
　　二是成本管理的起点以全年的目标为导向,并据此采取的行动和措施。油品管理处成本管理变数多,但有一定的规律可行,比如能耗成本,冬天重质油品需加热,蒸汽消耗高,能耗成本在此季节成本预算适当增加;装置馏出口质量较好、较稳,汽油抗氧剂可不加;价格每吨达20万元/的汽油猛剂添加量少加,油品调合成本相应减少。为优化通讯费用成本控制管理,油品管理处对相邻岗位多步电话进行合并,减少座机费用;教育员工生产联系长话短说,言简意骇,对电话费多又不具有对外业务的部门,采取限制出局降低费用等的办法。为减少网络通讯费用;对能上网的部门,采取限制出口流量和上班限时上网等办法降低网络资源费。
　　 三是二者互渗,成本管理交叉立体控制;通过全面预算网站,可以进入ERP系统进执行的穿透查询,及时查询成本费用实际的发生数,误差和进度;月终发现实际成本数据与预算数据相差5%时,及时查找原因、分析原因,找出根源;能够及时发现科目串码、单位串码、帐目串码的情况,每月的成本进行分析,提出改进措施。
　　⑷二者互渗,成本考核激励化
　　建立考核激励机制。预算值与实际值超过偏差正负5%,实施绩效考核。超过一个百分点,扣责任单位绩效分1分,预算的考核做到客观公正,毫不留情。对于未完成的预算目标,应多从主观上找原因,少强调客观因素。
　　三、结论
　　预算管理有其自身的特殊性,ERP平台能集成和扩展预算管理的功能,更贴近企业的实际情况和管理要求,因此ERP与预算管理创新相融合,它们两者将会相辅相成、相互促进,有利于优化成本管理。
　　(责任编辑:阳卓江)
　　

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