浅谈高职院校行政秘书管理工作

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　　摘  要：高校二级学院行政秘书是重要岗位，是沟通上下左右的枢纽。行政秘书工作具综合性、烦琐庞杂、工作内容多。本文结合自身工作经验，从心态管理、工作事务、提高效率、优化服务这四个方面阐述做好行政秘书工作，并且就如何更好工作提出建议。
　　关键词：高校;行政秘书;工作
　　行政秘书是基层行政管理者，作为一名行政秘书，不仅要做到热爱工作，完成领导交代的各项任务，还要有服务意识。二级学院在学校中起承上启下作用，是教学、教辅单位。办公室则是综合处理各项事务的场所，行政秘书须听从上级职能部门指示，做好各项工作事务。日常工作运转中，提升自身管理来提高工作效率，促进学校可持续性发展。
　　一、行政秘书岗位职责
　　行政秘书作为学院（系部）日常工作管理者，工作服务对象是领导、教师和学生，对接部门是教务处、人事处、总务处等相关部门。贯穿于这些工作中的内容，简要说明几点可概括如下。其一是会务管理，召开会议和举办活动时要做好会议组织、会议场所布置、接待工作、撰写会议纪要、会议的宣传报道。其二是印章管理，登记退学、休学学生用章申请，盖章在读证明、综测测评表、就业推荐表等各项文件。其三是人事工作，收集申报人员材料，辅助完成相关系列职称申报条件初审，听从领导指示，做好评审一系列工作。其四是物料管理，配合教师请购教学用品，增置办公用品，定时领用复印纸，保证正常办公、教学秩序。为了维持上课所需，行政秘书提前十五分钟至办公室，方便学生借用钥匙上课。统筹管理钥匙，方便学生会、社团活动的彩排和开会，避免造成混乱现象。其五是考务工作，期初、期中、期末、补考、清考等考试安排的落实及试卷、分析表等材料的收集归档，成绩管理、办理重修、英语B级、四级、计算机、普通话等级考试报名通知等工作。其六是学籍异动管理工作，掌握全院学生有关退学、休学、转专业、毕业等情况，及时做好学生退学、休学、转专业、毕业等手续的办理工作。其七是其他工作，完成领导交代的各项工作，协助领导处理各项行政事务，认真履行自身职责。
　　这些意味着每天要处理各式各样的事情，行政秘书工作本身就多样化。因此，如何做好工作就显得尤为重要。
　　二、行政秘书如何做好管理工作
　　（一）保持积极心态，追求极致工作
　　行政秘书工作性质决定了事情的繁杂，面对老师、学生、众多消息，如何处理好事情是关键。我们不能因为事情多而急躁、烦闷，不单单影响个人心情，对于办公室环境也有一定消极作用。拥有积极心态，可以在工作中游刃有余。在人与人之间的交往过程中，将乐观心态放在工作中，可以解决很多问题，进一步提高效率。生活中有些人面对不良情绪，只会发牢骚、抱怨、发怒，而作为行政秘书，我们要管理好自己的心态，帮助他人面对困难，解决困难。热爱本职工作，会让工作变得有趣，才能把工作做得更加完美。
　　（二）注意细节讲究，正确处理事务
　　行政秘书的工作侧面反映出了它的严谨性。一方面，工作中对待每一件事都要谨小细微，绝不能忽视错小的发生。一旦发生，要具备处理问题的能力，尽快将其解决。如果无法解决，要虚心向上级部门、领导反馈，请求领导解决该事。举个例子，会务工作是行政秘书工作的一部分，会议提前准备、会议中期工作、会议善后工作这些都需要行政秘书缜密考虑，避免发生不必要的失误。会议方案可以设置成A和B方案，如遇危机时，即可启动另一方案，以保质保量完成任务。另一方面，即说即做是很重要的，杜绝大锅饭心态。上级部门发送通知，要及时转发、处理好。提高执行力也是行政秘书工作应具备的能力。
　　（三）加强知识学习，提高工作水平
　　位于21世纪中，加强自身建设、业务学习是工作中的必须要点。行政秘书要意识到自己工作的流畅性，并不是一成不变的机械工作。我们要具备多方面的能力，在时代的更迭中，要学会使用OA系统来完成业务办理。OA代替了传统的纸质化办事，使行政秘书少跑腿到上级部门交出差申请表、请假审批表等，便于了解学院老师的出差动态，了解师资的培养情况。相对而言，二级学院行政秘书外出培训机会较少，我们要珍惜、积极参加各种培训。例如，每年一次的福建省高等学校教育管理人员管理课程培训班学习来以此提高工作能力和效率。再者，加强学习公文写作、礼仪文书写作、档案学等知识学习，提高办公业务水平是相当重要的。
　　（四）精细工作管理 优化师生服务
　　精细管理要求行政秘书应具备良好的职业道德，应甘于平凡、自尊自重，应有突出的办事能力、沟通能力、表达能力。在实际工作中，独立处理手头上的每一件事，根据某件事情从始至终进行跟进，防止中间出现断层，教师对于该做的事情没有掌握和了解，通过QQ群温馨提示教師，在该事项结束前配合教师完成工作。日常工作中，可以制定周表格，详细罗列周工作，一件一件去解决。时间管理上，分清轻重缓急、主次之要，先完成近期较急且重要的任务，完成一项之后在周日志记录，使工作有条不紊，至少不会一头雾水。在效率提升的基础上，空余时间则更方便全心全意服务于师生。与教师、学生交流时，秉持宽厚谦和态度，尽心尽力去帮助大家。当意见分歧时，更是要耐得住性子，微笑服务师生去解决每一件事。
　　三、行政秘书工作的几点建议
　　（一）行政秘书可参照番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设成25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后再纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每四个番茄时间多休息一会。这样不但高效工作，也能让身体处于平衡状态，不至于太累。毕竟使你疲倦的有时候不是前面的高山，而是你鞋里的一粒沙子。将时间掌握在自己手上，成就更好的工作和实现人生自我价值。
　　（二）规划职业生涯
　　职业规划是指个人发展与组织发展相结合， 对决定一个人职业生涯的主客观因素进行分析， 对自己的理想、兴趣、能力专长、经历及不足等各方面进行综合评定， 根据自己的职业倾向， 确定最佳职业奋斗目标，并且编制相应的行动计划， 对每一步做出科学有效的安排。
　　没有目标的人前进是做无意义的用功。而规划好职业生涯会带来一百种不一样的新的体验。行政秘书应理清思路，找准属于自己的终身职业生涯。及早确定，一旦确定，朝目标一直前进，躲开迷茫、困惑期，有助于行政秘书实现职业理想和价值。
　　（三）多参加培训机会
　　行政秘书的工作一直以来并没有得到十分的重视，特别在二级学院，出去外面培训的次数少之又少。这对于提高行政秘书业务能力有一定的影响。走出去，可以拓宽视野，增长见识，增强知识。我觉得有必要给行政秘书安排出外培训的机会，增长知识和才干，也能让行政秘书对自己的工作更有信心和动力，更好为学院师生服务。
　　（四）重视和积极实践终身学习
　　行政秘书工作的性质和特点表明行政秘书工作并不是不可替代的，因而要有强烈的危机感，树立终身学习的理念，严格要求自己学习文化知识和运用信息技术手段去帮助自己梳理清楚工作遇到的难题。终身学习是一种趋势，是专业发展的趋势，是我们职业发展的动力。正所谓，活到老学到老，一直学习理论和文化知识是行政秘书需要做到的。
　　四、结语
　　二级学院工作内容具复杂性，行政秘书务必保持良好心态，让自己快乐工作和健康成长，也推动身边的师生努力向前，贡献自己的力量且助力学校更快、更好发展。
　　参考文献：
　　[1] 张湘兰. 关于行政秘书工作研究[J].首都师范大学学报，2004，12.
　　[2] 徐永明.探讨如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].科技创新导报2014，11（13），181-182.
　　[3] 林燕婷.高校二级学院行政秘书办公室工作中的精细化管理[J].办公室业务，2016，（14），86.
　　[4] 唐素梅.谈谈对高校二级学院行政秘书工作的几点认识[J].教育现代化，2018，5（50），138-139.
　　作者简介：
　　许愉欣（1994.7-）;性别：女;民族：汉;籍贯：福建漳浦;职称：研究实习员;学历：本科;研究方向：高校教育管理。
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