人力资源管理视角下人事档案的价值及管理路径

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　　摘要：新形势下，人事档案管理朝着数字化、信息化、科学化、现代化以及规范化的方向发展。在这种环境下，如何发掘人事档案在人力资源管理工作中的价值，加强对人事档案的利用，成为单位人事档案管理人员重点关注的课题。鉴于此，文章立足于人力资源管理视角，就现代人力资源管理与人事档案管理的关系进行分析，阐述人力资源管理视角下人事档案的价值，指出当前人事档案管理中存在的主要问题，提出自己的建议，旨在进一步推动人事档案管理创新升级。
　　关键词：人事档案;人力资源管理;信息化;制度
　　一、现代人力资源管理与人事档案管理的关系
　　现代管理学的思想本质上是对人这一核心进行管理。具体到人力资源管理领域，主要是要通过完备的人力资源管理体系以及内容来确保人员配置科学合理，提升单位人才竞争力[1]。在这一过程中，需要充分利用人事档案这一重要的资源，进而提升人资管理的实效。一方面，人事档案是人力资源管理的主要依据和基础，它集中反映了人力资源的基本情况，体现了“人”的历史和现状。从这个方面来看，人事档案能够帮助相关单位全面地考察了解和正确选拔相应的优秀员工。另一方面，人事档案管理工作不能脱离人力资源管理，必须紧密贴合人力资源管理的目标和要求。也就是说，单位要充分发挥好人事档案的重要作用，及时将人力资源管理中的相关内容记录到人事档案。
　　二、人力资源管理视角下人事档案的价值
　　（一）人事档案管理有利于最大限度的发挥组织内人力资源的实效
　　人事档案不仅是单位选人、用人的重要依据，而且是单位开发利用人力资源的重要工具。一方面，通过对人事档案进行深度利用，可以让单位管理者更为全面地了解员工的基本情况，进而有针对性的调整本单位的人力资源管理结构，优化人力资源管理的内容[2]。另一方面，通过对人事档案进行深度利用，可以帮助单位管理者更好地了解相关人才的性别、兴趣、年龄、职业技能、政治面貌、专业特长等情况，提升人员配置的实效，实现“人尽其才”的基本目标。
　　（二）人事档案管理有利于促进人才培训以及人才整合工作
　　新形势下，单位不仅要对人力资源进行利用，也需要对人力资源进行合理整合和配置，确保单位各项工作的正常开展。同时，随着单位部分业务工作愈发细分和繁杂，单位对于人才的需求也呈现出多元化的特点。一方面，通过对人事档案进行深度利用，立足于本单位人力资源现状来开展培训工作，能够综合提升单位的人才竞争力。尤其是对人事档案中的内容进行数据化统计，更是能够清晰直接地了解当前单位人才的知识薄弱点以及技能薄弱点，提升人才培训的实效[3]。另一方面，通过对人事档案进行深度利用，能够进一步促进人才在组织之间合理流动，充分调动人才的主动性和积极性。总而言之，人事档案管理有利于促进人才培训以及人才整合工作，是当前人力资源管理的重点。
　　（三）人事档案管理有利于需求预测的科学化与规范化
　　人事档案作为人事信息的集合体，具有重要的决策咨询作用以及管理咨询作用，可以实现对人才需求的科学预测。通过对人事档案进行利用，可以提升岗位设置的科学性，降低人力资源管理的成本。第一，伴随社会环境以及单位工作环境发生变化，单位对人力资源的需求也会随之变化，进而需要制定相应的人力资源管理规划。通过对人事档案中的部分信息进行集中分析，能够掌握单位当前的人才缺口，进而有针对性的做好人才引进工作。第二，立足于人事档案中的内容来拟定人力资源规划，能够有效避免人力资源管理成本的浪费，确保人力资源与单位发展目标实现供需平衡。
　　三、人力资源管理视角下人事档案管理存在的主要问题
　　（一）对人事档案管理工作重视程度不足
　　现阶段，部分单位对于人事档案管理存在片面的理解和认识，没有将人事档案管理工作作为一项重点工作来抓，导致人事档案管理制度建设滞后，难以发挥出人事档案应有的价值。一方面，单位尚未对人事档案管理的流程、内容以及职责分工进行明确，影响人事档案管理工作的科学性以及规范性。另一方面，单位在人事档案管理领域投入的人力、物力以及财力不足，影响人事档案管理的效率和质量。在这种环境下，单位人事档案管理工作难以服务于人力资源管理工作。
　　（二）档案材料管理手段落后，降低了人力资源管理的效率
　　部分单位人事档案管理方式落后，对于信息化技术以及信息化设备的使用程度不高，难以全面准确地通过人事档案来反映当事人的具体情况。一是部分单位人事档案管理系统功能单一，只能单纯地对人事信息进行简单的录入和记录，无法对人事档案中的信息资源进行深度加工，难以发挥人事档案的决策咨询与管理咨询作用。二是部分单位尚未综合利用数字扫描技术、数字微缩技术对纸质类人事档案进行数字化管理，无法进一步提升人事档案利用、管理的效率。
　　（三）单位人事档案中的延伸信息不全面，人事档案利用价值不高
　　部分单位人事档案管理工作存在“重管理，轻利用”的问题，对于人事档案信息缺乏必要的延伸和扩充。部分单位在收集信息资源过程中主要集中在文化程度、年龄、性别、专业特长、政治面貌、工作经历等领域，忽视从个人综合素养、心理健康状况等层面对信息资源进行收集，不能全面详尽的反映员工的真实情况，难以发挥人事档案在人力资源配置领域的作用。
　　四、人力资源管理视角下人事档案的基本路径
　　（一）优化人事档案管理制度，重視人事档案的价值
　　新形势下，单位必须要重视人事档案管理，加强人事档案制度建设工作，不断优化人事档案管理的内容。第一，单位要结合人事档案管理的现状，及时对人事档案管理中不适应新情况、新形势的规章制度进行修订，形成科学完善的人事档案管理体系。总体而言，单位要围绕人事档案材料传递、信息资料录入、查阅权限、职责分工、管理内容、真实性鉴别等方面来进行制度修编，为人事档案管理人员提供更为具体的指引。第二，单位要进一步从人力、物力以及财力等角度给予人事档案管理部门相应的支持，优化人事档案管理环境。
　　（二）建立人事档案现代化信息管理系统，提高人力资源管理的效率
　　数字信息化时代，单位有必要建立现代化的人事档案管理系统，实现人事档案的数字化管理。第一，建立人事档案数据库系统，搭建相应的数据分析模型，实现对人事档案中信息资源的分类处理以及数据统计，强化人事档案在决策咨询以及管理咨询领域的作用。第二，综合利用云计算技术、大数据技术以及云储存技术来强化人事档案信息化建设，探索人事档案资源共享，确保人事档案能够服务于上下级单位之间的人才流动工作。第三，进一步利用数字扫描技术以及数字微缩技术对人事档案进行数字化处理，确保人事档案中内容的真实性和准确性，提升人力资源管理效率。
　　（三）丰富人事档案管理内容，提升人事档案的利用价值
　　新形势下，单位既要注重对人事档案进行管理，也要强化对人事档案进行利用，坚持“藏用并举”的基本原则。第一，随着单位选人标准不断提高，人事档案的内涵相应也要得到丰富和优化。单位要进一步丰富人事档案的内容，增加一些具有传承性、价值性以及个性的档案内容，确保人事档案能够全面反映人才的履职经历、思想政治素养、专业能力素养以及心理健康状况。第二，人事档案管理人员要转变思路，摒弃过去“坐、等、靠”的服务理念，主动为人力资源管理部门提供高质量的人事档案信息服务。
　　五、结束语
　　单位选人用人直接关系到单位各项工作的开展，直接影响单位未来的发展。因此，必须要发挥人事档案的作用，进一步参考人事档案中的信息资源来抓好人力资源管理工作。除此之外，单位必须要把握好人力资源管理与人事档案管理之间的关系，通过制度建设、信息化建设、信息资源建设等工作来提升人力资源管理实效，促进单位长远稳定发展。
　　参考文献：
　　[1]陈维云.人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].人力资源，2019 （14）：73.
　　[2]王璐.信息资源视角下人事档案工作研究[J].办公室业务，2019 （15）：66.
　　[3]贾朝莉.现代人力资源管理理念下的人事档案管理研究[J].山西档案，2019 （03）：110-111.
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