满足时代发展 充分服务大众

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　　【摘要】现阶段我国的信息技术发展速度较快，管理档案的模式由实体管理档案向数字化管理档案逐渐过渡，以达到存储数字化以及通过网络连接。运用计算机系统来管理，使构成的档案信息库完整有序，实现及时利用以及资源共享。本文围绕档案数字化建设展开讨论，首先分析数字化建设的重要性，提出建设中遇到的问题，然后根据问题提出建设对策，最后研究其主要的服务功能。
　　【关键词】新时期;档案数字化;建设对策;服务大众
　　在发展党与国家事业及发展经济社会的过程中，档案工作是较为重要的经验宝库。近些年，政府工作报告多次提及档案事业发展工作，在科技信息发展快速的新时期，只有建设档案数字化，才能够将档案的价值充分发挥出来，以确保服务民生发展，档案数字化建设能够与时代发展要求相符合，还能够将档案的管理水平提升，以便于人们获取档案信息及各类资源。但是现阶段应该注意的是，档案数字化建设工作仍有一些问题存在，应将思想观念创新，健全相关管理规章制度，以此来提升档案建设的水平以及其服务功能。
　　一、新时期档案数字化建设的重要性
　　建设数字化的档案可实现共享资源，以符合新时期社会发展的要求，档案数字化能够在一定程度上确保档案的安全性。建设数字化档案能够利用计算机扫描技术达到数字化处理档案原件的目的，以制作数字化副本，可投入到使用和交流中，并有效保存原件，将保存时间延长，避免由于长时间翻阅出现字迹模糊或是档案破损的情况，并实现异地保存数字化副本。建设数字化档案能够将工作效率提高，带给档案管理人员一定的便利条件，档案数字化可处理智能信息，可将以纸张、录像带及录音带等为介质的档案资料，在压缩、转化及扫描后转化为图片文件、录像文件和声音文件，应用储存管理技术，将数字化资料保存至光盘库及磁带库中，便于查询和使用档案。此外，建设数字化档案不再受到股本的制约，同一时间可多人使用同一份文件，以达到共享档案信息这一目的，建设数字化档案能够实现人们在电脑前就可查找和借阅档案，利用期间不再受到时空的限制，不仅能实现档案异地调阅，还能够有效扩展利用空间。
　　二、档案数字化建设存在的问题
　　（一）档案数字化建设受到传统管理模式的影响。档案管理人员受到原有管理模式带来的影响，难以及时更新观念，会出现重视收藏忽略取用的情况，有着严重的封闭式管理思想，相关人员不重视使用现代数字化技术来整理档案，这将阻碍数字化建设档案工作的开展。
　　（二）数字化建设档案标准和规范不统一。数字化建设档案属于全新的工作，有着较高的技术含量，并涉及各种各样的因素。数字化建设档案的过程中，部分管理档案相关人员没有完整填写案卷标题，在编写档案序号时，没有进行统一的组卷，严重的情况是有些文件档案不具备编制卷内目录，或者出现卷内目录丢失及不完整的状况。管理档案时技术性与管理性标准缺乏，同时不具备数字化建设中相应的硬件设施，未完善数字化相关设备，与数字化建设要求不符合，很多地区管理档案主要是纸质化档案，建设数字化档案不够完整。
　　（三）数字化建设档案存在风险。建设数字化档案以应用计算机硬件、软件和操作系统为基础来读取和操作，如果计算机硬件损坏或是出现误删数据等情况，那么会毁灭性损坏档案资料。数字化建设档案时会出现黑客非法入侵情况，或是电脑感染病毒，这样会极大程度上威胁档案信息安全，档案保密难度增加。此外，数字化档案的载体会对文件档案储存有一定的制约，数字化档案较为依赖软硬件设备，计算机软件应用有着较快的更新速度，一些初期形成的文件在创新软硬件的条件下无法读取，或是数字化档案在软件下出现不兼容的情况。另外，修改数字化档案信息较为便捷，那么就可利用计算机对档案进行修改，这很容易使内容脱离载体，并且很难看出痕迹，这将严重威胁数字化档案的安全。
　　三、档案数字化建设的有效对策
　　（一）提升档案数字化建设规范及标准。建设数字化档案时应遵循常规的网络传输协议和格式、著录规则、档案分类索引、数据加工标准等要求与原则，保证数字化档案具备一定信息产品标准化以及通用性，以此来符合网上传输及共享档案信息资源的需要，从而构建出符合各类软硬件通用要求的档案信息数据库，以便于人们有效利用档案信息。
　　（二）提升系统的科学性、整体性及可行性。科学性指的是根据实际情况筛選档案，确定数字范围，分层次分阶段筛选，可优先整理利用率比较高的档案。整体性指的是实体馆藏应按照数字档案室建设要求对标准和规范进行统一制定，并根据共建共享档案信息资源的计划实现档案数字化。与实体馆际加强协作，以确定档案数字化范围，在协作发展的过程中，构成互为利用、补充和推动的数字化档案信息资源体系，以进行网络档案的服务，将数字化档案的作用充分发挥出来。可行性指的是应按照数字化档案的建设要求，配备合理的人力及物理，重视分析数字化档案预期拥有的信息及资源，也应考虑档案信息、开发周期、技术水平、数字化加工设备及相关经费保障力。在数字化建设过程中应避开长开发周期、较大数据规模、较大采集数据难度以及更新数据速度慢等情况，确保数字化建设档案的质量与进程。
　　（三）完善安全保障体系。为确保数字化建设档案的安全问题，应完善其安全保障体系，要重视应用档案管理的安全保障技术，可结合使用密钥技术、加密存储技术、加密传输技术和访问控制技术等，将数字化档案库的信息安全提升，避免泄露档案信息，防止丢失档案资料，以保障档案信息的安全性。对于未来得及实现数字化的纸质档案也应进行整理及归档，确保储存的室内有良好的环境，重视防火、防水及防鼠害的工作，防止丢失档案信息资料。
　　四、档案数字化具备的服务功能
　　（一）共享资源及提升效能。档案相关工作者能够通过研究者的聚集范围、档案使用的特定机构等实现区域联网来共享档案信息资源，以构建出人们使用档案最方便的途径，在一定程度上消除人们使用档案存在的障碍，将档案信息资源的使用率不断提升，使档案资源更好地服务社会。例如高校及研究机构的部门是聚集知识分子的主要地区，同时是使用档案效率较高的人群，从而档案相关工作人员能够利用区域联网，实现高校及研究机构相关部门的区域联网，以此实现数字化档案的信息共享，使用档案的人们也可更加方便地使用档案，以此来达到满足相关部门信息需求的目的，将信息的使用效率提升。
　　（二）使用技术将服务创新。现阶段，5G时代到来，能使人们更方便视频。新时期，可利用VR来看档案内容，使档案中的故事从档案里走出来，通过VR展现在观看者的身旁，让人有身临其境的感觉。此外，5G网络能够使VR的运用不受限，不仅可以在档案馆内使用，也可将档案馆作为中心进行远距离的输送，将使用范围扩大，吸引更多使用档案馆的人。还可利用网络将开放的档案上网构建相应APP或微信公众号来推送，使更多人们来了解和使用档案。
　　（三）拓展思维，智慧发展。近几年我国社会经济以及各类事业发展速度加快，人们对于档案的需求越来越多，也有着更高的要求，要求其更新速度快等。为了满足人们对于数字化档案的需求，应重视数字化档案的建设，确保走智慧发展档案之路，构建智慧型的档案信息服务模式。通过智能技术及信息技术的应用，与医疗婚姻、社会保障、户籍、城市拆迁及人们日常生活相关内容档案的联系，以动态感知和分析预测人们的需求，主动提供相应的指导性信息资料以及解决方法和路径，以帮助人们解决实际中存在的问题。人们在日常生活中有效使用档案，可将自身幸福感及获得感提升，使数字化档案建设工作帮助人们获得更美好的生活。
　　五、结语
　　新时期，档案管理工作中有效应用信息技术，使得数字化成为必然发展趋势。在建设数字化档案时会遇到一些挑战，因此应创新思想观念，提升安全管理档案信息的意识，完善相关管理规章制度，从而解决数字化建设档案中出现的问题，以有效提升档案管理的服务质量及水平。
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