探讨会计软件自动生成机制凭证的原理和方法

来源:用户上传      作者: 钟齐整

　　【摘要】在电算化会计信息系统（简称：电算化AIS）中，利用会计软件能够方便快捷地把所发生的经济业务编制成记账凭证。本文从六个方面对会计软件自动生成机制凭证的原理和方法进行了探讨。
　　
　　实行会计电算化后，记账凭证有“手工凭证”和“机制凭证”两种来源。所谓手工凭证是指用户通过键盘等输入设备把原始凭证上的会计数据直接录入到电算化AIS中的凭证上；而机制凭证则是由计算机根据会计软件的自身程序以及用户进行的初始设置来自动生成凭证。相比之下，“机制凭证”具有方便、快捷的特点和优势。
　　目前，电算化AIS中的大部分会计核算工作已能由会计软件来自动处理，但记账凭证还主要是用户录入的“手工凭证”，而且它还是会计软件日常操作中的主要工作。因此，为了减少“手工凭证”的工作量、提高记账凭证的编制速度，应当把所发生的经济业务尽量由会计软件来自动生成“机制凭证”。
　　
　　一、选择机制凭证的业务类型
　　
　　在电算化AIS中，尽管所有的记账凭证都可以是“手工凭证”，但并非所有的经济业务都能够或者适宜于“机制凭证”。一般来说，每月重复出现、其借贷科目、摘要、金额来源或计算方法基本不变的经济业务才有必要进行“机制凭证”，例如提取现金、采购材料、销售产品、发放工资、计提折旧、分配费用、结转成本、计算税金、结转汇兑损益和期间损益等业务；对于那些发生无规律或不经常发生的经济业务则不能或者不宜采用“机制凭证”。也就是说，这类经济业务采用“机制凭证”未必比“手工凭证”显得方便，例如责任赔偿、出租资产、预计负债、非货币性交易、代扣款项、核销坏账、对外捐赠、对外投资和债务重组等业务。
　　
　　二、分析机制凭证的使用时间
　　
　　在适用“机制凭证”的经济业务中，有的发生额与本期发生的其他经济业务无关，如提取现金、采购材料和销售产品等，这类业务被称为“独立经济业务”；有的发生额则取决于本期发生的其他经济业务，如结转成本和结转损益等，这类业务被称为“相关经济业务”。
　　从“独立经济业务”发生的特点来看，它们在本期内随时都有可能发生，也可以多次发生，所以为了及时编制记账凭证，应当根据工作需要在日常进行“机制凭证”；而“相关经济业务”只有等到本期其他相关经济业务全部结束后才能发生且仅发生一次，一般多属于一些转账业务，它们必须在期末进行“机制凭证”。同时，由于个别“相关经济业务”之间还有可能存在着某种勾稽关系，彼此相互影响和补充，因此，为了完整、准确地编制记账凭证，在期末“机制凭证”时还应该明确它们之间调用的先后顺序，否则，“机制凭证”将不能保证正确取数。
　　
　　三、确定机制凭证的编号方式
　　
　　在电算化AIS中，所有记账凭证采用的都是手工会计中转账凭证的格式。为了便于用户区别输入不同类型的经济业务和系统分类处理凭证数据，会计软件要求系统内的记账凭证编号必须由凭证类型和凭证序号两部分组成。因此，电算化AIS内的“手工凭证”，既可按收、付、转等分类编号（如收款2、付款5、转账8等），也可按通用方式统一编号（如通用1、通用2等）；电算化AIS内的“机制凭证”，既可随“手工凭证”一起编号，也可采用“机制”类型单独编号（如机制1、机制2等）。
　　按照会计核算和财务管理的要求，用户必须把电算化AIS中其他子系统生成的“机制凭证”归集到总账子系统中来。也就是说，总账子系统是电算化AIS进行会计信息汇总、交换和共享的中心。这样，总账子系统内的“机制凭证”既可能是本系统机制的，也可能是外系统机制后传递到此的。
　　如果“机制凭证”与“手工凭证”一起编号，那么，保存在总账子系统中的这两种凭证最终将没有任何区别。虽然这种编号方式能够使系统内不同来源的记账凭证融为一体，但又不便于“机制凭证”的专门调用。如果“机制凭证”要采用单独编号，对所需要的“机制凭证”类型，大部分会计软件要求必须在使用前事先设置，而有的会计软件则可在需要时由系统自动生成。
　　由于日常“机制凭证”只能逐张分散编制，因此，可随“手工凭证”一起编号；而期末“机制凭证”能够成批、集中编制，最好选用单独方式编号，以便查询和修改。
　　
　　四、定义机制凭证的模板结构
　　
　　凡是适合“机制凭证”的经济业务，在电算化AIS中都可以定义成凭证模板，以备 “机制凭证”随时调用。“机制凭证”的模板是由凭证代码、凭证类型、使用时间、摘要、借贷科目和取数公式等六个部分组成的。
　　凭证模板中的“凭证代码”是系统区别不同凭证模板的惟一标识，不能重复，也不能为空，但要牢记它不是记账凭证的编号；“凭证类型”将决定该模板“机制凭证”的编号方式；“使用时间”将决定该凭证模板调用的时间（日常或期末）、模块和次数；“摘要”和“借贷科目”应根据具体业务内容来设置会计分录；“取数公式”是系统利用该凭证模板进行“机制凭证”的金额来源，它是凭证模板定义的关键和难点。日常“机制凭证”模板中的“取数公式”可以省略，在生成“机制凭证”的过程中，只需要用户录入经济业务的发生额，它实质上是“手工凭证”与“机制凭证”的结合。期末“机制凭证”模板中的“取数公式”必须按照所用会计软件规定的函数格式来自定义或者引导输入，其金额来源主要是科目表取数，还有一些辅助账取数，例如部门账、往来账和项目账等。
　　正确理解和定义凭证模板的各个组成要素将直接影响到“机制凭证”所含信息的完整性和正确性。当会计制度或经济业务发生变化时，还应对已经定义或已经使用过的凭证模板及时进行修改和完善。
　　
　　五、实现机制凭证的必要条件
　　
　　定义成凭证模板的经济业务一旦采用“机制凭证”，千万不能再录入“手工凭证”，否则，该笔业务将在系统中重复进行核算。一个定义好的凭证模板要实现“机制凭证”，还必须满足一些其他条件。
　　对于汇兑损益的凭证模板，只要期末外币汇率发生变动，系统就能对每个“外币式”账户逐一计算出产生的汇兑损益，并将“汇兑损益”自动结转到事先设置的账户的借方或贷方。
　　对于期间损益和其他转账业务的凭证模板，只要本期发生了相关的经济业务，系统就可按照事先定义的转入账户或者取数公式来实现自动转账。
　　此外，“机制凭证”的先后顺序也可能会影响“机制凭证”的实现，因此，应根据经济业务的内在联系来排列“机制凭证”的先后顺序：即一般转账业务 → 结转汇兑损益 → 结转期间损益。
　　
　　六、机制凭证的两种记账方法
　　
　　记账凭证仅仅只是电算化AIS系统自动加工处理会计数据的起点，只有将系统内所有的记账凭证进行记账处理，才能为用户提供会计编报、财务分析和经营决策所需要的会计信息。
　　从我国目前开发和应用的会计软件来看，“机制凭证”有成批记账和实时记账两种方法。其中成批记账是指记账凭证必须经过审核签字才能记账；而实时记账是指记账凭证不经审核签字就可直接记账。可见，这两种记账方法的根本区别在于记账凭证是否需要审核，而不是一次能够记账的凭证张数。
　　对于日常“机制凭证”，为了保证凭证数据的正确性，要求与“手工凭证”一样，一般采用成批记账。即日常“机制凭证”先存放在“临时凭证库文件”中，只有审核记账后，才能转移到“正式凭证库文件”中。
　　对于期末“机制凭证”，如果该功能独立于“结账”模块，通常要求采用成批记账；如果该功能嵌套在“结账”模块之中，为了不中断结账过程和连续机制凭证，就必须采用实时记账。即“机制凭证”一旦保存就立即记账，直接存放在“正式凭证库文件”中。

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