图书馆业务外包中的风险和防范对策
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摘 要：随着数字化服务的不断升级及创新，图书馆为降低服务成本以及提高服务效率，以业务外包的方式减轻自身的工作负担，但是，图书馆业务外包的过程中，承包商与图书馆之间的沟通、配合、服务流程化管理等因素仍然会降低图书馆业务服务质量。基于此，以重庆合川区图书馆为研究对象，分析图书馆业务外包后的沟通风险、流程风险、监管风险等，并提出优化服务流程、建立外包监管体系等策略，旨在实现图书馆业务外包的服务质量及应用效果提升。
关键词：图书馆 业务外包 风险
中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）01-00-02
引言
业务外包以资源外取的方式进行经营及管理，在实际执行及操作的过程中，以外加工的方式承包给专业、高效的服务提供商，实现专业化资源的应用。业务外包有助于降低图书馆的经营成本，提高服务质量，增强图书馆的整体竞争力。在对重庆合川区图书馆业务外包的落实进行研究的过程中，分析图书馆业务外包需求，并針对业务外包进行针对管理，进而实现图书馆业务服务质量效果的综合提升[1]。
一、图书馆业务外包现状及存在的风险分析
1.图书馆业务外包现状
图书馆外包业务工作的开展，其前期加工技术含量相对比较低 ，在射频标识技术的应用下，条形码、编制等工作效率相对提升。但是，随着图书馆的图书数量不断增多，图书相关任务量也在不断提升，因此，图书馆利用业务外包的方式降低自身的工作量。图书馆业务外包中包含采编业务外包、流通业务外包、技术业务外包等[2]。首先，采编业务外包是从图书文献前期加工开始，要求编目人员可以熟练的操纵电脑，并将图书馆相关编目编辑到系统中。在采编的过程中，要求编目准确，在实际操作的过程中，大多是采用CALIS系统实现编目数据源共享及应用。在图书电子化管理与加工的基础上，其中包含图书加工系统、版权及加工设备等，所以，为降低图书馆的运营成本，图书馆采用外包的方式实现编目操作。其次，图书馆流通业务外包则是从图书借阅、维护阅览等方面进行外包，一方面，图书馆文献数量在不断增多，所以，在实现图书馆外包及管理的过程中，基于图书借阅、办理借阅手续、图书上架以及排架、维护阅览环境以及秩序等工作的难度相对较低，所以，在实际经营及管理的过程中，采用外包管理的方式进行落实。再次，技术业务外包则是从电子资源数量的角度，针对信息技术的应用进行外包管理。图书馆的数据库资源其中包含电子数据库、万方数据库、读秀数据库等，在实现数据管理的过程中，则需要将数据库数据的建设、维护、IP管理等外包出去，进而保证数据库平台的运行及搭建应用。数据库外包的业务主要针对软件开发、电子技术应用等方面进行管理，在实现数据技术平台搭建及维护的前提下，实现数据信息共享及管理。最后，图书馆文献数量的不断提升，其中包含信息共享空间、创新空间、多媒体制作等工作，但是，一般工作人员在对上述空间进行管理的过程中，线路以及数据等难题直接影响图书馆的实际应用效果。因此，图书馆针对基础设施方面也采用外包或部分外包的方式进行处理，进而保证相关设施的正常运行及落实。
2.图书馆业务外包中存在的风险分析
图书馆业务外包虽然可以提高管理效率，降低经营成本，但是，在过度强调成本控制的状态下，影响业务外包的整体质量，而且，极容易出现业务外包管理混乱、利益格局被破坏等问题，进而影响图书馆业务外包的实际应用效果。首先，在业务外包的过程中，无法对外包部分的业务进行有效的质量监控，例如，在电子技术以及数据业务方面过度依赖外包企业，这会导致图书馆的经营受制于外包单位[3]。其次，图书的加工中包含查重、订购、验收以及录入、贴书标以及条形码等流水作业过程，但是，在实际实施的过程中，外包后整个程序被打乱，进而出现环节衔接混乱，图书编排效率及质量受到影响，图书馆业务外包过程中，还存在承包商与图书馆之间的协商问题，在业务外包中极容易出现沟通矛盾、业务流程混乱的情况，进而影响图书编目、设施应用、图书借阅等工作的有序落实。最后，图书馆在落实外包服务的过程中，内部职工的压力相对降低，这对内部职工的学习动力以及自身的创新能力等方面都会产生直接的影响。
二、图书馆业务外包风险的防范措施
1.合理规划外包工作
重庆合川区图书馆在对业务外包风险进行控制的过程中，需要从图书馆业务规模、服务质量、技术实力、市场信誉等多角度进行分析，在慎重选择承包商的基础上，对承包商的技术能力、服务方式、业务服务质量等方面进行综合评估，进而实现外包业务管理效果的综合提升。重庆合川区图书馆在实现业务外包的过程中，可以采用公开招标的方式，对承包商方面进行评估及合理选择，提高外包业务的规范性及有效性。随着图书馆业务外包的不断深入及落实，在实际管理及监控的过程中，需要建立沟协调以及监管机制，保证图书馆业务外包工作的正常运行及落实。图书馆在业务外包的过程中，需要从馆内设施运行、外包业务监管等角度进行完善，在实际协调过程中，以沟通技巧为基础，并按照规章制度以及合同条款等进行约束，避免矛盾激化，进而实现业务外包监管效果的综合提升。例如，针对采编、编目数据规则以及图书馆的业务处理等方面进行控制，在优化业务外包流程及监管的基础上，保证图书馆业务的有序开展。重庆合川区图书馆在对业务外包进行规划及完善的过程中，需要从信息共享、数字化创新以及计算机技术管理等角度进行完善，在选择外包或部分外包控制的前提下，实现图书馆图书管理、图书借阅、图书数据统计、技术设施管理等相关业务外包的合理性及应用效果提升。
2.优化图书服务流程
在业务外包及操作的过程中，结合图书馆的实际情况，调整图书馆的组织结构、人员配置、运作流程，并完善图书馆的管理规范性及数字化程序。业务外包服务以及数字化创新，则需要以提高图书馆技术服务能力为基础，进而实现图书馆服务管理效果的综合提升。外包业务在实际执行的过程中，需要降低业务外包对图书馆业务的工作流程、利益格局等方面的影响。在优化业务服务流程的过程中，需要从图书馆自身技术服务能力、外包业务管理等角度进行完善，在大数据、移动设备以及云计算、关联数据技术的创新应用，在实际操作及优化服务流程的过程中，需要以协调外包工作与内部原有工作为中心，在避免工作冲突的基础上，从图书馆编目、编排、数据管理等角度进行综合管理，进而实现图书馆业务的升级及优化。图书馆在扩大外包范围的过程中，需要注意扩张速度的控制，在拓展服务方式以及实现服务创新的过程中，实现图书馆的整体服务效率提升。在实现重庆合川区图书馆服务流程优化及管理的过程中，可以从服务开通时间、故障排除时间、付款管理、图书服务管理等角度进行完善，在优化图书馆业务流程的前提下，进而实现业务外包管理效果的综合提升。重庆合川区图书馆在优化服务流程的过程中，则需要以信息技术的创新应用为基础，利用关联数据技术以及信息化服务，针对借阅服务、订阅管理等方面进行优化，在提高服务效率的前提下，实现业务外包的服务效果提升。 3.强化风险管理
图书馆的业务外包风险管理，则需要从业务外包风险识别、风险预测、过程监控、信息反馈等角度进行完善，在拟定风险控制措施的前提下，针对业务外包的全过程进行监控，避免业务外包的异常情况以及业务服务效果等方面受到影响。图书馆在对业务外包进行风险防控的过程中，则需要拟定事前、事中、事后的风险防范机制，在对业务外包进行監控及执行控制的基础上，实现业务外包服务质量的综合效果提升。在大数据以及互联网技术的应用下，需要从业务外包、数据挖掘、跟踪学习以及技术服务能力等角度进行完善，在结合图书馆自身业务工作的前提下，针对业务外包、信息数据技术应用等方面进行综合控制，进而实现业务外包风险的有效控制。业务外包控制过程中，还需要关注数据技术应用、电子服务管理以及风险管理，例如，通过组织馆内讲座、外派学习等方式，提高内部管理层的风险防范意识，在此基础上，还需要针对图书馆现有的服务方式、信息技术应用、业务外包管理、大数据应用等角度进行完善，在实现图书馆业务创新管理及控制的前提系啊，实现业务外包风险的有效防控。一旦出现流程混乱、图书编目不准确、沟通协调不到位等情况，直接影响图书馆服务管理效果，所以，已经出现业务外包的风险问题，则需要结合图书馆现有的业务服务机制，针对采编、数据管理、借阅等各个环节进行针对性管理，在优化服务体系的基础上，实现图书馆的服务管理效果提升。重庆合川区图书馆在实现业务外包风险防控的过程中，还需要考虑云计算、大数据、移动图书馆、微信等新技术的应用，在信息技术应用以及内部培训管理控制的前提下，以合同为标准，针对履行地点、旅行方式、编目数据规则、数字化服务等方面进行优化，进而实现业务外包服务质量的综合提升。
结语
综上所述，在对图书馆业务外包中存在的风险以及防范策略等方面进行研究的过程中，需要从业务外包以及外包监管、风险防范及控制等角度进行完善，在实现图书馆业务服务创新的基础上，拓展数字化服务方式，进而实现图书馆整体的服务效率提升。风范防范还需要针对业务外包形式、业务外包管理以及业务外包数据分析等方面进行综合研究，在充分利用数字技术、数据挽救以及关联数据技术的前提下，实现图书馆业务流程的优化及创新。
参考文献
[1]易斌.公共图书馆整体外包模式的现实困境与策略选择[J].国家图书馆学刊，2017（4）：44-50.
[2]李 红.实行整体外包服务的三个公共图书馆的建设[J].图书馆杂志，2017，36（1）：33-37.
[3]李宏秋，张立.图书馆业务外包发展的再探讨[J].农业图书情报学刊，2017（10）：121-125.
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