对高校教务管理问题的思考
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作者: 马明茜 王亚南
提要为了适应现代化素质教育的需要,更好地落实教学工作的中心地位,保证学校、教务处政令畅通,建设一支素质高、效率高的教务员队伍是当务之急。
关键词:高校教务管理;教务员;队伍建设
中图分类号:G64文献标识码:A
高校教务管理工作是一个多因素、多序列、多层次的动态过程,是学校管理工作的核心,是保证教学工作正常开展的基本前提。其管理水平直接关系到教学工作的开展和教学质量的优劣,直接影响到学校的生存和发展。在高等学校从事教学管理的人员,主要是学院领导及教务员,他们的服务对象主要是院系领导、教师与学生。院系领导通常肩负教学管理和教学的双重任务,工作千头万绪,处理事情不可能面面俱到;学院单位的教学管理包含了专业、课程、试题、成绩、实习、毕业设计等内容;从学生入学注册到考试,从教材的预订到书本的领发,从课程评估、专业评估、课堂教学质量评估、毕业设计(论文)评估到老师课堂评估、学生综合评估、院系教研室教学评比,从协助主管领导组织有关人员制定、修改教学计划及其教学大纲到根据教学计划编制学期教学任务等,每一教学环节都离不开教务员的参与,某一环节出现问题,则会影响正常的教学秩序。
一、高校教育管理队伍中存在的一些问题
(一)对教务员工作重要性认识不足、结构不太合理、人员变动较频繁。主要表现在年龄结构、知识结构、学历结构、技能结构等方面没有形成符合教务改革要求的体系。许多高校都有一个共同点,就是工作岗位编制的审定具有随意性,都没有依据教务管理的专业需求遴选人才;相对于其他管理岗位而言,教务员承担着教务管理、学籍管理、成绩管理、考务管理、教学档案管理等具体事务性工作,量大琐碎易出错、不被重视、工资待遇也不高。凡是有一定素质或有一定能力的教务员都不愿从事此项工作,人员变动较频繁,直接后果将会导致教学管理水平的整体滑坡。作为教务员本身,学历层次较低(大部分在本科以下),语言文字表达能力、计算机操作能力等方面还较欠缺。同时,由于岗位性质,教务员也很少有外出参观、培训及学习的机会。有些教务员不善于交流,未得到他人的理解和支持,一些教务员平时缺乏与领导和同事的交流或沟通,难以让他人体察到教务岗位的艰辛与繁杂。有些领导不注意工作方法,只是一味地批评指责,以致影响教务员的工作积极性,从而进一步影响教学管理工作的开展。
(二)教学管理工作效率不高。高校扩招,教学管理人员的任务越来越重,难度越来越大,质量要求越来越高,使得基层人员多采用粗放式管理。基于网络化教学的管理系统尚在建设之中,各种教学信息的收集、整理、汇编成库比较缓慢,教务员们总在不断地做着这种低效率、高重复、事务性的工作,难有更多的时间和机会提升自己。
(三)评价体系和激励机制不够健全。一是针对教务员的培养计划不多;二是对教务员的考核制度和奖励机制不够完善,教务员的工资、福利、待遇基本取决于其身份和职务,而不是绩效。缺少有效的激励机制,就培养了教务员的惰性,使其以低标准要求自己,工作自然就没创新,得不到提高。
(四)理论素养欠缺,科研意识薄弱。目前,在教务管理队伍中,存在着较为严重的事务主义、部门主义倾向,观念陈旧,视野狭窄,缺少外出学习、深造的机会,无法吸收当今高校最先进的管理方法和理念,无法了解最新的教学管理和教学改革方面的信息来充实和指导自己的工作。
(五)学年制向学分制的过渡期,缺乏对所属管理体系的宏观控制意识和明确目标,解决问题往往就事论事,没有创新精神。职业精神不足,职业知识技能不高表现为对业务不熟悉,技能生疏,工作方法单一;缺乏信息化管理理念、知识和管理能力;缺乏服务意识、奉献精神和上进心。
二、加强高校教学管理队伍建设
(一)提高高校教务员自身素质。国家教育部实施的“五年一轮”的普通高等学校教学工作水平评估制度,对高校管理工作提出了很高的要求。教务管理是高校管理工作的重要组成部分,是维系教学机制正常运转的枢纽。教务工作必须从静态的、传统的管理模式转变为动态的、规模的、科学的管理模式。
1、提高政治思想素质。教务员正确的言谈举止、严谨的工作作风和良好的道德素质将是大学生们效仿的好楷模。
2、教务员必须懂教育、懂管理。不断了解高等教育的发展现状;掌握高等教育、现代管理的基本知识和基本规律;熟悉各个教学环节及相互间的联系;熟悉所管专业及各教学计划的特点;熟悉学校的各项规章制度的要求;了解课程体系和主干、专业课程的内容和特点。
3、培养和提高全面的工作能力。如,文书能力和口头表达能力,对于教师、学生甚至学生家长的来访,口头或电话通知,文件精神的传达、规章制度的宣传、各种考试咨询、请求汇报、交涉事宜以及一些“上情下达,下情上达”的事情都需要教务员做到说话清楚明白、言简意赅,以恰当的语言、方式表达管理思想和意图;团结协作的能力,做好教务工作离不开大家的团结与合作。教务员要善于做团结工作,善于建立从上到下、从内到外的各种良好联系,形成顺畅强大的工作合力;当好学校有关教学制度、教学评估的基层组织者和参与者,将管理理论应用于工作实践,指导实践,使教务管理工作更科学化、规范化、系统化。
4、教务员要不断提高自己的思想觉悟,培养崇高的爱岗敬业精神。本着为教师和学生服务的精神,不计较个人得失,兢兢业业,踏踏实实地工作。要善于从辛苦中品味甘苦,要善于在平凡中积极进取,把个人的理想抱负与人生价值的实现融入到平凡的工作岗位上,在平凡的工作中,做出不平凡的成绩,实现自己的人生价值。
(二)提高教学管理工作实效
1、启动教务管理软件、应用办公自动化,提高教学管理效率。如,公告栏的设置,取代了以往电话交流的形式,使教务员获取工作信息的方式更直接、更及时。课程模块的设置对于各个系的课程建设铺设了基础。考务模块的设置取代了以往手工操作的形式,课表查询模块的设置使教师查询课表更直接,为教师做好下学期的授课准备提供帮助。计划管理模块、选课模块、排课模块、学籍管理模块的设置使教务员的工作更方便、更快捷。
2、观念要更新,强调创新管理,促进教学管理发展。实现教学管理的方法、手段和事务处理的执行性与创新性、现代化与协作能力、一般性与重要性的有机协调,实现教学管理的良性循环,提高工作效率。改变过去只当“文件箱,传声筒”以及只应付一些上传下达事务性的工作观念。教务员要成为理论型、实践型、才能型的综合性人才,只有明确自身的定位,才能最大限度地发挥自己的主观能动性。教务员是领导的好帮手,是师生的勤务员,要有主人翁意识,在工作中要时刻意识到自己的成功与否代表着整个系,在工作中时刻要以学校、系的利益为出发点,给教师与学生以及前来办事的外单位人员留下好的印象。
教务管理也应该与时俱进,建立健全监督、评价、激励机制,创新管理制度。检查是指管理者为了获得好的效果,它具备制约、参与、预防、反馈的功能。评价是衡量效果,促进质量提高的有力手段。充分利用当前网络技术、多媒体技术等现代化科学技术管理教务事务,实行网上办公,实现教务管理现代化;在漫长的教务管理历史发展过程中逐渐形成了经验管理模式、行政管理模式和科学管理模式。现代教务管理实践证明,最佳的教务管理模式,不应当是孤立的、封闭的、单一的某种模式,而应是三种模式的有机结合,实现教务管理科学化。在教务管理中实现原则性与灵活性相结合。让教师、学生明确教务管理政策、流程,让他们懂得一部分教务管理方面的知识从而实现自我管理、自我服务,使教务管理更加有效地开展。
3、加强创新意识,完善教务管理。高校教务管理工作具有管理对象多样化、管理内容复杂化、管理信息多元化及管理范围全面化等特点。
用创新的、独特的思维去思考,建立检查制度,制度的健全使教务员的教学管理工作有章可循,有法可依。多元化的教学考核评价制度,对于教师的教和学生的学具有导向、证明、诊断、激励等功能。我们要加强学生自我评价和发展性目标评价相结合在考试方面,但是如何监控采取这些评价方式的课程的教学质量,是值得探讨的,也是教务员发挥创新能力的地方。一种创新的管理方法“一分钟”管理即是一分钟目标、一分钟表扬、一分钟批评。一分钟目标是办公人员在每天上班前应该明白今天该做什么、怎样去完成任务或用什么方法以及在何时去完成。一分钟批评不是管理者对做错事人员大声训骂,而是对有关人员给予善意的及时提醒、并给予指正错误。这样,受批评的人乐于接受批评,并很快改正错误。
(三)建设一支专职的教务管理队伍,制定教务管理人员准入制度。高校教务管理工作具有连续性、周期性、时间性的特点,且环环相扣,牵一发动全身。长期以来,高校普遍存在着重教学、轻管理,忽视教务管理队伍在教学管理中主导作用的现象。在高等教育改革不断深入发展的今天,还存在着不能与时俱进,更新管理理念和管理方法,仍旧停留在传统型、事务型的层次上,照着文件办,凭着感觉走,缺乏创新意识的现象。因此,必须挑选和录用那些忠于党的教育事业,有较高文化水平、理论素养,有较强组织管理、协调控制能力、工作认真负责、作风严谨细致的优秀人员进入各级教务管理岗位。
(四)重视教学管理人员在高校里的作用和地位,切实加强教学管理人员的业务能力和管理水平。高校要根据自身建设发展的实际情况,合理定编定岗,实行岗位责任制,根据岗位职责和工作内容,明确教务管理人员的职责、权利及义务;制定教务员条例,加强管理和制度的约束;建立灵活、合理、人性化的评价机制,设计出科学的规范的考核标准,从“德”、“能”、“勤”、“绩”四个方面进行定性与定量相结合的考评,将结果与奖惩、职称评定、职位晋升相挂钩,以体现教务人员自身的价值,发挥他们的积极性、自动性,增强他们之间的竞争、进取意识,激发他们的使命感和责任感,真正能够留住人、用好人。
制定政策、加强培养,合理定岗定编,不断优化教务员队伍结构,建立健全教务员绩效管理制度使之形成自我激励、自我约束、自我完善、自我发展的机制。健全教务员的培养制度,鼓励教务员参与教学改革课题的研究,可让其就教学与教学管理工作中存在的实际问题提供第一手的信息和建议,参与科研,提升自我,树立“终身学习”的理念。
加大对教务员的关怀力度,重视他们的个人发展。为贯彻倡导“以人为本”的管理思想,领导与教务秘书之间应建立一座相互尊重的感情桥梁,打造和谐氛围。马克思说过:“人创造环境,环境也创造人。”人不能脱离环境而存在,环境与人是互动的,人可以改变环境,环境也改变人。
(作者单位:江苏财经职业技术学院)
主要参考文献:
[1]钟海青.浅说高校教务管理[J].中国大学教学,2005.6.
[2]杨春薇等.加强创新意识完善教务管理[J].中国校外教育,2008.8.
[3]黄晓青.关于提高系级教务员教学管理工作实效的思考.和田师范专科学校学报,2006.27.
[4]吴赛辉.高校教务员工作创新探讨[J].湘潭师范学院学报,2007.6.
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