外向型服装企业业务跟单流程优化策略

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　　目前，外向型服装企业特别是中小型服装企业业务跟单人才匮乏，整体素质不高，导致业务跟单流程的设计效率低下，对质量监控不够严谨，国际客户的投诉率居高不下。本篇文章从实地调研中外向型服装企业业务跟单流程中发现的问题入手，对其现状进行分析研究，将跟单流程图示化，发现其中问题，并通过跟单检索、实证对比等方法提出流程的优化策略，为外向型服装企业业务跟单流程的设计提供参考。
　　中国加入世贸组织为服装业创造了更多的国际贸易机会。外贸管理体制逐步取代了传统的外贸代理体制。企业进入国际市场的门槛逐步降低，机会增多，外向型服装企业也取得了较大的发展。近年来，西方发达国家不断加强对外贸易技术壁垒。针对这种情况，出口服装企业的跟单流程环节的设置就显得尤为重要，是出口服装企业经营的重要组成部分。但我国出口服装企业的跟单环节存在一些缺陷，制约了企业的发展。随着中国-东盟自由贸易区的建立，我国外向型服装企业面临更大的挑战，国家重点开放开发试验区以及桂粤合作试验区的兴起，催生众多外向型服装企业。企业的发展离不开人才，而外向型服装企业业务跟单流程的设计和优化显得尤为重要，它不仅是服装跟单质量的保证，同时也是提高跟单效率的有效途径。基于此，本篇文章研究外向型服装企业业务跟单流程的优化设计，旨在探索一条即符合企业资源现状，同时又能体现跟单质量和效率的优化流程。
　　一、外向型服装企业业务跟单流程现状
　　改革开放以来，我国出口服装企业呈上升趋势。特别是加入世贸组织后，外贸产品的质量需要与国际市场接轨。外贸企业跟单员的要求越来越高，已经不只是作为最基本的质检员而存在了，不是谁都能胜任的。服装销售人员的能力和素质普遍不完善，可持续发展受到客观制约：一方面，懂外语和国际贸易知识的人才缺乏纺织服装专业知识和技能;另一方面，纺织服装专业知识受到外语水平和对外贸易能力的制约。由此，国内学者对于外向型服装企业跟单模式的研究最早是在广东、浙江等沿海发达地区。以广东中山职业技术学院傅小聪为例，他系统分析了广东省珠三角地区服装外贸企业跟单环节的现状，提出了解决服装外贸跟单存在问题的对策和方法，为服装外贸企业的生存和发展提供参考。浙江纺织服装职业技术学院于春阳、娄亚芳分析了服装外贸跟单过程的现状及人员需求，指出了当前服装外贸企业跟单过程中的重点和问题，并提出了服装外贸企业跟单发展的未来方向以及外贸跟单人才应具备的各种知识、技能和能力。综合国内外的研究分析，大多学者都着眼于外向型服装跟单人才的现状和需求进行分析，或者仅限于对服装跟单人员的课程或能力的培养做了一些研究。然而，关于跟单流程优化的研究却很少。
　　现如今，外向型服装企业的服装订单一般由专门的业务员接入订单，并且由服装跟单员在接单后进行跟单，服装跟单员分为SM（SAMPLE MERCHANDISER样板跟单）和PM（PRODUCTION MERCHANDISER生产跟单）。本节主要描述和分析其原有的“订单跟踪管理流程”，包括描述其目的、绘制流程图、描述其各个环节的规范并对工艺内容和实际操作进行的评价。
　　从整体流程上来看，企业根据客户提供订单后安排跟单，通常先由样板跟单后再进行生产跟单。生产后，可以准备出口和结算。
　　从细分流程看，企业接单跟单后还有一系列需要跟进的流程。样板跟单后，需要跟单員对订单所需的布料、物料进行选择、确认、下单购买或制作。当收集完打样资料后进行打样，打样的过程通常不是一次性就成功的。当打样完毕后还需要和客户进行确认样品，对异议部分反复修改直至样品合格。样板跟单完成后进行生产跟单，生产跟单需要排期、大货前准备、大量进购物料和布料。生产大货后也需要和客户进行批核，确认完毕后就可以进行量产。
　　二、现存问题分析
　　该流程的目的是确保公司的发货符合客户需求，并确保交付周期。从其后续程序来看，涉及的部门很多，包括除人力资源部和行政部以外的所有部门。这种做法的初衷是：一方面，确保订单执行的各个环节对订单的细节都有清楚的了解，并确保各部门之间的密切合作和协调;另一方面，为确保产品交付的准确性，增加后续环节，以提高客户满意度。从动机来说，也有积极的一面。
　　但是，由于流程涉及的部门太多，内容太复杂，影响了员工内部的效率和信心，形成了更高的内部交易成本不确定性增加，外部降低了公司的服务质量，影响了公司的声誉，违背了公司的战略目标。公司正处于快速发展的过程中。为了避免任意因素的弊端，我们需要建立固定的流程，规范制度，严格纪律。然而，这一过程在早期建立的一般企业都会存在共同过失，为了流程而做流程，而不是考虑用最简单的方法来实现最有效的目标。有下面所述的不良点。
　　首先，为了确保订单的按期完成，客户有自己的计划管理，服装货物何时到达自己国家，服装何时上市;而工厂跟单部也有自己的计划管理，面料何时到工厂，物料何时到工厂，样板何时批核可开工生产;生产部也有自己的时间计划管理。由于各部门在时间计划上的不统一，使各部门在订单运作上形成时间差，从而不仅不能提高订单完成时间准确率指标，相反还使得该指标有所下降。
　　其次，在整个订单跟踪过程中，几乎没有对订单来源的控制。仅安排订单跟进人员对客户的订单需求信息进行翻译和审核，文件管理员给出综合意见。在没有对需求的准确性进行检查和分解的情况下，需求信息进入订单生产过程时存在不确定性，增加了后续工作量和检查难度。
　　再其次，从整个订单操作流程来看，企业原有的订单后续管理流程往往是一种“系列”模式。从需求到检验，整个过程简单而复杂。每个环节的后续工作都要等到上一环节结束，这给生产计划的及时完成带来了很大的压力，往往会造成交货期的延误，严重影响公司客户满意度。这样的流程模型已成为延迟交货的主要原因之一。此外，参与流程的人员分布分散，不集中于同一个项目组或部门中，部门与部门之间的沟通容易传达错误，解决问题又需要增加时间，使得流程的进行更加繁杂。
　　三、流程优化策略
　　1.建立专门项目组。成立专门的跟单项目团队，团队成员组成由：跟单负责人、品质负责人、跟单人员、技术人员组成，且项目组成员参与到流程的全过程中，基本都为该流程的执行人员。这样一来，参与流程的人员较为集中，集中于同一个项目组或部门中，流程各环节之间的沟通直接简易，解决问题所需时间短，流程行进方式简化。这就使得交货时间得以保障，客户满意度得到提升。
　　2.优化流程环节。从前述内容来看，原有的“串联式”流程的每一环节的跟进都必须等待上一环节的结束，这意味着量产活动的时间因此而大大增加，并且环节中充满不确定性。优化流程环节，我们就要改变串联式的流程，使得流程的各环节尽量得以同步进行，确实不能同步进行的环节间做好衔接工作，以确保流程顺利推进。此外，流程确需衔接的各环节间增加专人把控，专人不仅需要熟知跟进上一环节，也要熟悉衔接的下一环节，使得流程推进无阻，减少等待时间。
　　优化流程环节还需增加熟悉业务的业务员作为全程跟进的机动人员。因为外向型服装企业面对的国外客户往往需要翻译才能得以沟通、交流，这不仅会耗费多余的时间，也可能产生传达错误等问题。增加专业的翻译人员作为全程跟进的机动人员，这位机动人员不仅对全流程十分熟悉，又要对物料、布料进购的时候精准把握是否为客户所需，是一个非常关键的岗位。这革新了传统的质检人员的岗位需求，但设置这一岗位，必定能使得外向型服装企业跟单流程得以良好的优化。[基金项目：2015年广西高校科研项目一般项目“外向型服装企业业务跟单流程优化研究”的阶段性成果（课题编号：KY2015YB542）。]
　　（作者单位：广西外国语学院）
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